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Orientações administrativas FMSS

Principais processos FMSS
by

Abraão Mattes

on 1 April 2013

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Transcript of Orientações administrativas FMSS

Orientações Administrativas FMSS Orçamento Política de Pagamentos Política de Viagens Orientações que visam a descrição dos processos que guiam o funcionamento administrativo da FMSS em conjunto com o Grupo RBS Sistema de gestão JDEdwards é o ERP (Enterprise Resource Planning) sistema de gestão que a RBS utiliza para organizar e interligar o sistema de contas à pagar e a receber com todos os departamentos do grupo (financeiro, contabilidade, administrativos, etc). Orientações básicas Para o bom andamento do processo de pagamento dos nossos fornecedores é fundamental observar o que segue:

As negociações devem ser feitas solicitando-se o maior prazo possível para o pagamento;
Notas fiscais e recibos devem vir com todos os dados preenchidos;
Materias comprados deverão ter sua entrega no Posto Fiscal ZH;
Antes de concretizar a compra deverá ser verificado se o fornecedor possui cadastro no JDE e deverá ser confirmada a forma de pagamento: Boleto bancário ou depósito em conta Banrisul. Datas de pagamento Os vencimentos devem ser nos dias 12 ou 27 de cada mês, conforme a Política de Pagamentos da RBS. A FMSS, devido a acordo com o departamento financeiro, pode realizar pagamentos de doações nos dias 18 de cada mês.

Notas fiscais devem ser recebidas somente se estiverem com data de emissão dentro do mês vigente. Elas também devem estar conosco com no mínimo 4 (quatro) dias úteis antes da data de vencimento;

Boletos bancários devem ser recebidos no mínimo 2 (dois) dias úteis antes de seu vencimento. Aéreo e hospedagem Adiantamentos para viagem Despesas com alimentação Outras despesas de viagem Solicitar viagens com o máximo de antecedência, pois assim é possível garantir melhores tarifas, conforme diretrizes orçamentárias da RBS;

Todas as reemissões de tickets aéreos deverão ser pagas pelo usuário. O Gestor da Entidade avaliará a justificativa para autorizar o reembolso pela empresa ou não;

Para garantir convênios e melhores negociações, independentemente do cargo, o passageiro não pode escolher o hotel de sua preferência. Onde houver hotéis conveniados, sua utilização é obrigatória sem exceções. Os usuários poderão requisitar adiantamento para custear as despesas de viagens nacionais e em moeda estrangeira para viagens internacionais. O valor deverá ser compatível com as necessidades da viagem;

O adiantamento deverá ser solicitado com antecedência mínima de 72 horas da viagem;

A prestação de contas do adiantamento deverá ser feita em até 2 dias úteis após a viagem e será passível de desconto em folha, caso esse prazo não seja respeitado. Os funcionários que recebem Vale-Refeição em suas bases deverão utilizá-los normalmente em viagens. A empresa reembolsará a diferença entre o valor do ticket e o valor despendido pelo usuário. As duas parcelas não deverão ultrapassar os valores descritos na tabela de valores de refeições em viagens;

Todos os gastos deverão ser comprovados através de documentos fiscais (NFs, recibos, etc).

Mais informaçõess/Fontes: O Qualitor é utilizado para abertura de chamados com a finalidade de solicitar serviços diversos dentro da RBS, entre eles, suporte em informática, carregadores, manutenções e ar condicionado. Qualitor: http://suporteti.rbs.com.br/ Suporte TI: http://www.minharbs.com.br/TI/Suporte/default.aspx Políticas e Procedimentos: http://minharbs.com.br/PoliticaseProcedimentos/default.aspx Diretrizes Orçamentárias:
http://minharbs.com.br/DiretoriaDePlanejamento/Orcamento/default.aspx É o momento em que a empresa planeja e define suas ações, projetos e as metas de despesas e de custos fixos;

Ele é realizado entre outubro e novembro por todas as entidades do Grupo, para o ano seguinte;

A FMSS orça a doação anual destinada pela mantenedora;

O tipo de orçamento utilizado é o Matricial. Orçamento •Conceitua-se pelo processo top-down, que as metas dos acionistas se desdobram;

•Neste momento a empresa discute com cada uma das áreas as ações a serem propostas e os respectivos custos;

•O processo é coordenado pela área de Planejamento e envolve todas as unidades da empresa;

•As regras para o orçamento são criadas, discutidas e avaliadas pelas figuras do Dono do Pacote e Gestor do Pacote. Orçamento Matricial Diretrizes orçamentárias (DOs) As Diretrizes Orçamentárias são regras para a utilização de recursos. Ex: Material de Expediente.

Elas contêm, para cada rubrica:
Metas: Estabelecem os níveis máximos de orçamentação de acordo com algum indicador de desempenho;
Descrição da Conta Contábil: Estabelece os tipos de despesa que devem e os que não devem ser lançados na referida conta;
Regras: Estabelecem as formas que serão consumidos os recursos da rubrica (ex.: tipo de hospedagem por funcionário). Solicitação Administrativo Recebimento Prestação de contas Finalização Processo para solicitação de viagens Colaborador solicita via e-mail à Flytour orçamento para a viagem que necessita. Após a escolha dentre as opções fornecidas pela agência, o orçamento final deve ser enviado ao administrativo, junto com solicitação de adiantamento, se necessário. O administrativo fará a solicitação das reservas via JDE. A agência atualizará os valores e repassará o retorno, que ficará a espera das duas aprovações necessárias para liberação dos vouchers. A solicitação aprovada tem seus vouchers emitidos e enviados para a FMSS para posterior utilização. Em no máximo 48hs após a viagem, o funcionário deverá preencher o Relatório de Despesas de Viagem e proceder as devoluções de adiantamento quando houver. Entregando ao administrativo o relatório com todos os comprovantes necessários de gastos. O administrativo realiza a avaliação do relatório para garantir que este esteja de acordo com as DOs e com documentos comprobatórios válidos. Com o documento dentro dos moldes da RBS, é efetuado o lançamento no JDE e encaminhamento para dois aprovadores. O documento aprovado vai para o financeiro da RBS que realizará nova avaliação e finalizará o processo. O relatório de despesas de viagem é obrigatório em casos em que o deslocamento é maior do que 40km de distância do município sede. Locomoção:

Táxi: o uso de táxi é restrito dentro de um mesmo município, com exceção dos trajetos de e para Aeroportos situados em municípios vizinhos a capitais. As despesas de táxi só serão permitidas e reembolsadas quando comprovadas mediante nota fiscal, ticket de caixa ou recibo contendo: valor, data, hora, trajeto, e assinatura do motorista.

Transporte Coletivo: serão ressarcidas passagens de ônibus intermunicipais, interestaduais e internacionais e tickets de outros meios de transporte coletivo, como barcas e trens, cujos comprovantes deverão ser anexados ao Relatório de Viagens.

Extras de hospedagem:

Lavanderia: somente em viagens com duração superior a cinco dias, em quantidade e níveis razoáveis, acordado previamente com o Gestor. O serviço de passar roupa será ressarcido em:
Viagens Nacionais em que haja pernoite, no limite de um traje feminino ou masculino completo;
Viagens Internacionais, apenas no primeiro dia da estadia, desde que em quantidades compatíveis com a duração da viagem.
Recomenda-se o uso de lavanderias expressas, cujos serviços são bem mais econômicos do que os prestados em hotéis. PRAZO PARA RETORNO DAS SOLICITAÇÕES
SLA POSTO RBS

SOLICITAÇÕES ATÉ AS 13:00h: RETORNO ATÉ AS 19:0h DO MESMO DIA
SOLICITAÇÕES APÓS AS 13:00h: RETORNO ATÉ AS 12:00h DO DIA SEGUINTE OU 4hs ANTES DA VIAGEM
VIAGENS NO MESMO DIA: 2 HORAS

ROTEIROS INTERNACIONAIS MULTI TRECHO COM AÉREO + SERVIÇOS: RETORNO EM ATÉ 24h
EVENTOS: RETORNO INICIAL DENTRO DO MESMO DIA E COTIZAÇÃO EM 72h

GRUPOS E NEGOCIAÇÕES ESPECIAIS: RETORNO INICIAL DENTRO DO MESMO DIA E COTIZAÇÃO EM 48h

IMPORTANTE
SOLICITAÇÃO DE VIAGENS COM DATA DE SAÍDA SUPERIOR À 7 DIAS: RETORNO EM ATÉ 24 HORAS

Nestes casos o prazo acima somente será utilizado em períodos de altíssima demanda, com o objetivo de priorizarmos as viagens de datas mais próximas e assim conseguirmos disponibilidade e melhores tarifas. Orientações Gerais TELECOM Entregas Qualitor Motoboy Quando for solicitado serviços de entrega/coleta via motoboy, enviar e-mail para o departamento administrativo informando o local da entrega/coleta. Esse procedimento é necessário para que possamos verificar a origem da solicitação ao recebermos a fatura mensal dos serviços. Impressões Orçamento Aquisição do material/serviço Agendamento para pagamento Envio para financeiro Pagamento Fluxograma dos pagamentos Cotar preços do item a ser adquirido;
Aprovar a compra; Verificar se empresa tem cadastro junto ao BD da RBS;
Negociaçar a forma e data de pagamento e entrega;
Confirmar a compra com o fornecedor;
Informar termos da negociação ao administrativo. É realizado o lançamento do documento da compra (Nota fiscal, cupom fiscal, recibo) no JDE
Solicita-se duas aprovações;
O documento é enviado ao financeiro Cópia P/B - R$0,04
Cópia Color - R$0,42 Dar preferência a impressões P/B. O departamento financeiro realiza uma segunda verificação no documento;
Verifica o lançamento no JDE e aprovações;
Libera o documento para pagamento na data solicitada. A transferência é concluída através do banco Banrisul, que realiza a transferência dos valores aos fornecedores. Entidade é uma unidade de negócios do Grupo RBS, como por exemplo: Zero Hora, Rádio Gaúcha e FMSS. Pacotes são agrupamentos de rubricas, como por exemplo: Pacote de viagens e pacote de informática. Orçamento FMSS Premissa
Orçamento de Despesas + Orçamento das Ações= Orçamento Anual.

Orçamento Anual: Doação fixa da RBS para a FMSS.

Desafio: Orçar as Ações etapa a etapa de acordo com as DOs.

Como fazemos:
O dono do Projeto constrói um Plano de Ação por etapas e as quantifica em valores estimados.
O Administrativo “matricia” o Plano de Ação e “lapida” os valores de acordo com as DO´s, obtendo sempre um valor aproximado ao estimado. 1º Round
Somente depois de inserido todo o orçamento no Sistema JDE é que conseguimos ver o total do orçamento.

2° Round
Fazemos ajustes negociações para ajustar o orçamento a nossa Doação da Mantenedora.
Em suma o orçamento de despesas deve bater com o da doação. ORÇAMENTO FMSS ORÇAMENTO DE PROJETOS COM FINANCIADOR Os projetos não entram no processo de construção do orçamento anual. Eles não aparecem no orçamento.

A realização dos custos nos projetos segue as DOs.

A contabilização é feita em contas do Ativo e Passivo, sendo realizado o controle destes projetos em planilhas gerenciais. Cronograma Dono da Entidade é o gestor da unidade de negócios. Dono do Pacote e Gestor do Pacote são os responsáveis pelo gerenciamento do pacote e todos os gastos referentes a ele. Despesas de locomoção Táxi:
Dar preferência à utilização de voucher para pgto;
Solicitar recibo em caso de deslocamento sem voucher;
O Recibo/Voucher deve vir com TODOS os dados preenchidos, incluíndo informações de DATA, TRAJETO, VALOR e NOME de quem utilizou o serviço e MOTIVO da utilização. Km Rodado:
Preencher comprovante de despesa sem comprovante informando TRAJETO, KMs rodados, MOTIVO da utilização, VALOR TOTAL, DATA e NOME. Valor do Km rodado: R$0,53 Definições •Traças Planos de Ação e Recuperação durante o ano;

•Conhecer profundamente as origens das despesas de sua entidade;

•Orçar sua entidade “base zero”;

•Conhecer e divulgar as diretrizes orçamentárias e princípios do controle orçamentário para toda a equipe;

•Monitorar os gastos durante o mês;

•Acompanhar tratamento de anomalias;

•Corrigir problemas sistêmicos na execução das despesas;

•Garantir o atingimento das metas durante o ano. Responsabilidades das Entidades:
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