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Copy of EVENTOS

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by

Elizabeth Deossa Cano

on 24 February 2014

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempo determinados. Tienen objetivos prefijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.
De acuerdo a la naturaleza del evento:
Culturales, sociales, deportivos, comerciales, tecnológicos, educativos, políticos, científicos, recreativos.

De acuerdo a su alcance y magnitud:
Local, regional, nacional, internacional, mundial.

De acuerdo a su exclusividad:
Públicos y privados
Clasificación de los eventos
Qué es un evento?
TIPOS DE EVENTOS
Congresos, Reuniones, Encuentros
Jornadas, Conferencias
Workshop o Talleres
Simposios,
Mesas Redondas,
Foros,
Paneles,
Cursos,
Seminarios,
Lanzamiento de Productos
Ferias, Exposiciones Comerciales
Desayunos, Almuerzos
Cenas, Cócteles, Recepciones
Conferencias de Prensa, Inauguraciones
Entregas de Reconocimientos, Asambleas
Festival, Debate, Infantiles.
Etapas de los eventos:
1. Definir Objetivo del evento, tipo y nombre:
Determinar que se quiere alcanzar con el evento

1. Definir Objetivo del evento, tipo y
nombre:
El nombre debe ser corto y llamativo adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento.
En algunos casos es necesario ubicarlo en el contexto regional, local, nacional o internacional.
Coordinador General: Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del evento
2.
Nombrar comité organizador:

Comité de Técnico-Académico:
Se encarga de elaborar las normas para la presentación de trabajos, revisar el temario a desarrollar, determinar metodología de trabajo, coordinar la distribución y reproducción de las ponencias
Comité de Logística:
Se encarga de todas aquellas actividades
inherentes al apoyo, que operativisa y hace posible la ejecución del evento.
Transporte, alojamiento, alimentación,
servicios generales.
2. Nombrar comité organizador:

Comité de Promoción, relaciones públicas y protocolo:
Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento.
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia de los participantes del evento.
2. Nombrar comité organizador:

Comité de Festejos y Recreación:
Planifica y coordina lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.
Los tour y excursiones para los participantes , la presentación de grupos artísticos y culturales
Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programar actividades durante la semana o a finales de ésta.
3. Seleccionar la fecha: Se debe tener en cuenta
4.
Determinar el numero y el tipo de asistentes:
Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de publico.
Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.
Invitados especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político, le confieren notoriedad al evento.
5.
Seleccionar el lugar

Cuidad sede.
Instalaciones especificas donde se desarrollará el evento.

Equipos
Capacidad
Comodidad
Iluminación
Acceso
Teniendo en cuenta:
6. Elaboración del cronograma de actividades:
Descripción especifica de las actividades y del tiempo que se va emplear para su ejecución
7. Estimación de los recursos:
Humanos:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para realizar el evento .
Materiales:
Implementos necesarios (silletería, papelería, las instalaciones a utilizar).
Técnicos:
Equipos de sonido, grabación, interpretación simultanea, computadores, comunicación y reproducción; así como también formatos, fichas, programas, cronogramas.
8.
Elaborar presupuesto y definir fuentes de financiamiento
Egresos:
Publicidad y promoción
Impresos y originales
Alojamiento
Alquiler y montaje de salones
Transporte
Eventos sociales
Recursos humanos
Servicios profesionales
Papelería
Alquiler de equipos
imprevistos
r
Ingresos:
Espacios publicitarios
Actividades especiales
Venta de comidas y bebidas
Concesiones para venta
Cuotas de registro al evento
Donativos y patrocinios
Venta de boletos para actividades sociales,
artísticas, culturales y deportivas
9. Promoción del evento:
Medios de comunicación
Correo directo
Publicidad Impresa
10. Diseño y elaboración de impresos
Festival
Infantiles
Pre-evento: Planeación
Evento: Dirección
Pos evento : Evaluación
2. Nombrar comité organizador
2. Nombrar comité organizador:
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