Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

InterneCommunicatieVDAB

No description
by

Bert Souffriau

on 7 June 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of InterneCommunicatieVDAB

Interne Communicatie & Informatiedoorstroming Analyse Aanbevelingen Communicatiemiddelen en nieuwe media 'Verandering begint bij jezelf' Gesprekken met experten, teamleiders, regiomanagers & provinciaal directeur
Systematische oefening: hoe sijpelt informatie van het DC naar een RMT?
Vergelijking van de vergaderstructuur met West-Vlaanderen Wat leeft er in de organisatie? Welke weg legt onze informatie af? Hoe ging West-Vlaanderen te werk? Relatie teamleider-expert Provincialisering RASCI's Opdracht PMT De centrale expertennetwerken Beleidsteam AMB: regiomanagers, teamleider, vast experten (O&O en P&K), andere experten in functie van de agenda
Debriefing (gefilterd naar relevantie voor teamleider) beurtelings gegeven door regiomanager
Enige ruimte gelaten voor discussie, maar een moeilijke oefening in zo'n grote groep Wat kunnen we leren uit hun werkwijze: Experten die agendapunten toelichten komen naargelang tijdstip => groep beperkt houden
Beperking van RMT's! Ad-hoc en dan vooral in het kader van sectoraal werken Kwalitatieve opvolging van de expertennetwerken & de competentieontwikkeling van de experten (Nota DC 11 maart 2013) Nota Dirk Sas Werkgroep afstemming relatie teamleider-expert-regiomanager (26 juni) Directieforum van 4 juli Case: Nota Interne communicatie en rol van leidinggevenden Positionering: enerzijds meerwaardecommunicatie (corporate) en actiecommunicatie (campagnes, dienstverlening)
Gepositioneerd rond de kernbegrippen:
Wendbaarheid: snelle, accurate berichtgeving kunnen geven via éénduidig nieuw intranet-nieuwslijn (geen mailoverlast, versnippering)
Behulpzaamheid: ondersteuning van medewerkers door oa vlugge, handige toegang tot kennis via intranet, goed folderbeleid
Betrouwbaarheid: alle media op elkaar ingesteld, makkelijke toegang tot beleidsinformatie, gedragen informatiedoorstroming door alle leidinggevenden Nieuw intranet Naast kennismanagement-doelstellingen ook centrum van de interne informatiedoorstroming:
Dagelijkse nieuwslijn (vervanging mails)
Beleidsnieuws gebundeld in één overzichtelijke, aantrekkelijke pagina
Lokale informatie via aparte nieuwslijn en provinciale sites
Interactiemogelijkheid via Yammer Rol van leidinggevenden in de interne communicatie Focusgroepen: er blijkt een knik te zitten in de flow van informatie naar teamleiders en hun teams
Daarom leidinggevenden ook ondersteunen en aanspreken op hun communicatievaardigheden Ondersteuning voor alle leidinggevenden:
Periodiek medium: via mail of blog 'omgaan met informatie' duiden
Opleiding over communicatie in samenspraak met Spoor 21 (september)
Bijkomend materiaal: JOP-kaartje, slides vestigingsoptimalisaties, preview externe communicatie voor loopbaangbegeleiding,.. (Uniformiteit) Najaar 2013: introductie van personeelsblad VDAB Interne onderwerpen beter duiden en verklaren
Met achtergronden van beslissingen, real practices, human interest en strategische lijnen worden toegelicht
Informatieoverdracht en bijdragen aan organisatiecultuur (negatieve elementen zoals klaagcultuur weerleggen) Zoals beslist op het PMT zal Frank een werkgroep leiden rond de relatie teamleider-expert
Doel: afspraken rond taken, wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden afstemmen
Zal wellicht twee of meer sessies vergen Thema: expertennetwerken
Binnen dat kader ook: relatie teamleider expert
Input vanuit O&O: onder andere resulaat werkgroep en deze analyse + jullie opmerkingen!
Ook in andere provincies worden initiatieven genomen Stageopdracht opgebouwd rond optimaliseren van de communicatie en informatiedeling tussen experten, de experten en de regiomanagers en teamleiders en de experten en de provinciale directie.
Verder kijken hoe de communicatie van en naar de Centrale Dienst samenhangt met de provinciale communicatie via de expertisenetwerken. Met de focus op informatiedeling. Situering: In het kader van de scheiding tussen teamleider- en expertenfunctie
In het kader van Brand en om provinciale werking optimaal te kunnen ondersteunen de eerste stappen naar een vlakke en expertgedreven organisatie => oprichting Vlaamse expertennetwerken
Na één jaar werking inbedding experten in Vlaamse netwerken kwalitatief opvolgen:
Samenwerking/netwerking Vlaams netwerk
Inhoudelijke expertise
Informatiedoorstroming en kennisdeling
Visieontwikkeling en beleidsvorming Afspraken rond afbakening rollen en verantwoordelijkheden tussen centrale en provinciale experten:
Centrale expert verantwoordelijk bewaken beleid en visie
Provinciale expert verantwoordelijk geven feedback binnen netwerk hoe dit landt op de werkvloer
Samen verantwoordelijk voor vertaling beleidsbeslissingen (top-down) naar de werkvloer alsook goede vertaling van de feedback van de werkvloer (bottom-up) De relatie tussen de provinciale expert en de teamleider verduidelijken:
Teamleider verantwoordelijk kennisdeling en opleiding op individueel en teamniveau, provinciale expert voor kennisdeling en opleiding op functieniveau
Beide verantwoordelijk voor garanderen noodzakelijke, wederzijdse informatiedoorstroom
Ze leggen samen de ondersteunende rol van de expert naar de teamleider vast in concrete werkafspraken Duidelijkheid/ Aflijning verantwoordelijkheden experten Conclusie: Grofweg zelfde invulling gegeven mits enige kleine nuance verschillen
In Oost-Vlaanderen toch al een stapje voor in het kader van thematisch- en interactief werken Voldoende informatie?
In het algemeen voldoende informatie
Soms zelfs overaanbod (vooral mails)
Zelf filteren wat men juist nodig heeft (kan tot frustratie leiden)
Beleidsmatig zeker voldoende
Operationeel schiet tekort (terugkoppeling werkvloer)

Stroomlijning mailverkeer?
Heikel punt, verloopt soms chaotisch
Hangt samen met CD, soms overlap in informatie die teamleider bereikt via regiomanager en expert
Opletten met forward-cultuur!
Tot duidelijke afspraken komen (wat naar wie, betekenis CC-vermelding)
Uniforme standaard automatisch handtekening en automatic reply bij afwezigheid Informatiedoorstroming/Communicatie onderling Directie => Teamleider
Verloopt goed (uniforme debriefing)
Beschikbaarheid/open houding provinciaal directeur
Documenten toegankelijk (transparant)

Expert => Teamleider
Grootste verbeterpunt
Chaotisch/niet gestructureerd
Verwachtingen niet op elkaar afgesteld (Proactief en actief handelen)

Vanuit centrale expertisenetwerken
Informatie stroomt soms niet goed door (afhankelijk kwaliteit/ontwikkeling netwerk)
Gemis aan bottom-up werking PMT Goed forum vanwege uniformiteit in debriefing, informatieoverdracht experten en ontmoetingsplaats
Inhoudelijk nog versterken
Doelstelling minder vergaderen vooralsnog niet gehaald
Namiddagdeel:
Goede afwisseling (compromisoplossing)
Thematisch/Interactief werken moet beter voorbereid worden en moet resultaat opleveren
Makkelijker voor experten om eens RMT bij te wonen (beschikbaar stellen agenda en verslagen via provinciale site?) Doorstroming zit wel goed
In debriefing nadruk op genomen beslissingen en uit te voeren plannen
Wel op letten voor 'accident de parcours': optimalisatie werkwinkels In belang verdere professionalisering van de netwerken inhoudelijke domeinafbakening binnen en tussen netwerken meer respecteren
Op punt zetten beslissingsproces toewijzen van nieuwe domeinen Informatiedoorstroming en kennisdeling Afspraken maken rond kennisdeling tussen CD en de provincie (top down vs bottom up)
Door middel van dialoog rond wederzijdse verwachtingen General Motors:
Communicatieprogramma (1982)
Werkgroep communicatie
Videonieuws magazine (face-to-face)
Andere face-to-face meetings
Impact communicatiepromma permanent
Resultaten:
In '86 stijging 50 naar meer dan 80% geloofwaardigheid management
Medewerkersengagement: 86% deed aanbevelingen, 81% daarvan geïmplementeerd Werking experten onderling: Expertenoverleg
Goed om insteken te geven naar DC, PDC door aanwezigheid directie

Scrum
Goed forum om op informele manier elkaar te helpen, informatie te delen
Kan ook voorbereid worden om invulling namiddag PMT voor te bereiden

Nog meer nood teamwerking tussen experten

Verslagen centrale expertennetwerken op provinciale site

Aandacht aan het opnemen van eigenaarschap Voldoende initiatieven gestart
Vooral toenadering zoeken tot elkaar
Naast RASCI's tot duidelijke, praktische afspraken komen
Openstellen agenda's en verslagen voor elkaar Verdere professionalisering netwerken zodat output stijgt
Kritiek punt is de bottom-up werking:
Top-down: hoe communiceren?
Openstellen verslagen
Verslag op maat teamleider
Briefing via mail -Goed forum
-Inhoudelijk versterken door beter voorbereiding
-Wat met de debriefing?
-Interactief maken?
-Concretiseren in namiddag Bron: "Simpelweg storymaking": Verband communicatie en betrokkenheid. Steven Wellens. Vakblad Interne Communicatie Belang van interne communicatie: Positieve correlatie medewerkersbetrokkenheid en prestaties
Medebewerkersbetrokkenheid: engagement, trots en motivatie
Bereiken via interne communicatie:
Open
Proactief
Participatief
Feedback managers en aandacht voor WN + Mooi conceptueel model
- Leidt tot afschuifcultuur

=Niet praktisch, duidelijker afsprakenkader nodig Duidelijkheid/aflijning verantwoordelijkheden experten:
Vanwege complexiteit moeilijk (leidt tot te veel mails)
Meerdere experten betrokken=onduidelijk wie leiding neemt
TL vinden meestal wel hun weg naar expert

Ondersteuning door experten:
Sommige TL's ervaren dit als gemis (onderrichtingen geven, vragen consulenten beantwoorden)

Aanwezigheid experten:
Aanwezigheid op RMT wordt geapprecieerd
Verwachten proactievere houding van de experten(=wisselwerking)
Graag ook meer aanwezig op PMT (=inhoudelijk) Werken aan vertrouwensrelatie TL-expert
Stuctureel overleg tussen expert en werkvloer (TL, consulent)
Duidelijkere afspraken tussen TL-expert (uitdieping RASCI)
Uniforme afspraken communicatie beleidsinfo naar consulent
Overzicht taken van niveau directeur tot teamleider
TL terug deel expertise geven, via meso-structuur (cfr. groep werkplekleren-IBO) Consulenten uitnodigen op centraal expertennetwerk
Experten geven debriefing over centrale expertenvergadering op PMT
Duidelijk stellen van prioriteiten
Vergaderstructuur tussen experten en functieclusters/functiefamilies installeren (cfr. overleg VAC consulenten) Bestaat de relatie expert-consulent in kader provincialisering?
Afstemming consulent & expert operationaliseren
Lijn consulent-expert inkorten
SLIM's terug invoeren over de provincie voor specifieke functiegroepen
Opleiding, onderrichting,.. rechtstreeks door expert gegeven
Dienst communicatie ook ten dienste van werkvloer Wie neemt kwaliteitszorg op?
Iedereen moet google-agenda openstellen
Meer mondelinge ipv schriftelijke communicatie
Meer efficiënte communicatiestructuur uitwerken
Alle RMT's op kalender provinciale site plaatsen + agenda
Meer aandacht bottom-up werking: ruimte voorzien voor input & feedback Voorstellen resulterend uit werkgroep Mailverkeer stroomlijnen
Onderrichtingen praktisch, up-to-date maken/houden
"Zwarte gat syndroom" bij vragen CD aanpakken
Overleg PMHH en met RVA: afsprakenkader scheppen
Geleidelijk aan communiceren bij beleidsveranderingen Te weinig draagvlak bij invoering

Frustratie bij teamleiders voor het onttrekken van hun expertise

Afstand tot CD vergroot

Reorganisatie CD pas na reorganisatie provincies= fout in kader van change management?
Full transcript