Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA.

No description
by

Sharon Pulgar

on 29 May 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

SHARON EDITH PULGAR LUNA
LEIDY JOHANNA ORTIZ PEÑARANDA
FICHA: 627311

PROCESO DE RECIBO DE DOCUMENTOS
El encargado de la unidad documental estableció según manual de procedimientos los siguientes pasos:
PROCESO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
El encargado de la unidad documental estableció según manual de procedimientos los siguientes pasos:
PLANTILLAS
RECEPCIÓN
COOMICRO LTDA, estableció las siguientes políticas para la recepción de documentos:
APERTURA Y REVISIÓN
DIGITALIZACIÓN Y REGISTRO
El funcionario encargado de correspondencia radica los oficios, comunicaciones y demás en el programa diseñado para tal fin.

PROGRAMA RADICACIÓN DE RUTAS
PLANILLA DE REGISTRO
ENVÍO
La entidad cuenta con correo certificado 472 y Servientrega.
Igualmente se cuenta con mensajero para realizar trámites urgentes.
Las comunicaciones, traslados y turnos de los conductores y empleados de las diferentes dependencias, se les envía por correo electrónico.


sharonedithpulgar@gmail.com
ledyjohannaortizpeñaranda@gmail.com


SEPARACIÓN
Una vez numerada y fechada la comunicación, original y copias, se separan las piezas de salida para realizar su despacho.

REGISTRO
El encargado de la unidad documental procederá a extraer los aspectos más significativos del documento y lo diligencia en el registro de correspondencia enviada.
NUMERACIÓN Y FECHADO
El encargado de cada dependencia coloca la fecha y el consecutivo de manera digital. Se diferencia por el código de cada dependencia. Ejemplo ST-001-14 que significa la primera carta de la Secretaría de Transporte del año 2014.


VERIFICACIÓN
El encargado de la Unidad de correspondencia antes de despachar un documento mediante planilla electrónica, debe verificar los datos de envío.


FIRMA
Por lo general la firma tanto de correspondencia interna como externa la realiza el gerente.

Cuando es correspondencia externa se envía por medio físico o por correo electrónico; cuando es medio físico se imprime original y copia para tener firma del recibido. Cuando se envía por correo se le hace seguimiento a la guía del correo certificado.

REMISIÓN
INTERNAS Y EXTERNAS:
INTERNAS
EXTERNAS
Cuando un documento llega en un sobre el encargado de la recepción lo recibe lo abre y le coloca el sello de recibido tanto al sobre como al documento, revisa que sea de la competencia de la empresa, que tenga los anexos, datos del destino, origen de documento, entidad, dirección, asunto.

PROCESO
AUTOMATIZADO
ACUERDO 060 DEL 2001

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS.


1.Horario de atención de las 8:00 a las 12:00 y de las 14:00 a las 18:00 horas.

2. Se recibe correspondencia física directa y de correo certificado
Cuando llega la correspondencia de una entidad a la empresa:

*Siempre va dirigido al Representante Legal de COOMICRO LTDA.
*Viene con una copia en la cual se le coloca el sello de recibido de COOMICRO LTDA, que también se coloca en la original para plasmar hora, fecha y firma de quien recibe el documento.
NOTA:
Para el recibo de documentos se realizara el siguiente proceso:

Se recibe el documento, se coloca el sello de radicado y se procede a digitalizar en el programa de registro de correspondencia.
DISTRIBUCIÓN Y REPARTO
En COOMICRO LTDA, todas las áreas hacen despacho de correspondencia, llevándola a la Unidad de correspondencia donde se le asigna un consecutivo de la empresa.




ELABORACIÓN
Cada encargado de la dependencia será responsable de enviar a la unidad de correspondencia los documentos adjuntando los anexos correspondientes y llevando control de entrega mediante planillas.
1. Elaboración
2. Firma
3.Remisión
4.Verificación
5.Numeración y fechado
6.Registro
7.Separación
8.Envío

1.Recepción 2.Apertura y
Revisión 3.Radicación
5.Distribución y Reparto



El empleado encargado de la correspondencia, una vez haya impreso la panilla diaria de entrega, pasa por las dependencias de la empresa para hacer entrega de la misma y hacer firmar el recibido.
Full transcript