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7 Áreas para operar una empresa

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Jorge Vildoso

on 14 November 2014

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7 Áreas para operar una empresa
Empresa
Puede parecer obvio, pero muchos veces lo obvio es lo más difícil de ver o entender, es por eso que es importante recordar lo que es una empresa en sí, antes de analizar las áreas fundamentales que toda debería tener.

Una empresa es un sistema que
INTERACCIONA
con su entorno
MATERIALIZANDO UNA IDEA
, de forma planificada, dando
SATISFACCIÓN A UNA DEMANDA
y deseos de clientes, a través de una actividad económica.
Área Legal
El departamento legal desarrolla y ejecuta funciones del ámbito jurídico-administrativo con el objeto de brindar apoyo y asesoría legal en el desarrollo de la actividad empresarial.

En el desempeño de sus responsabilidades, esta área analiza y tramita documentos y/o expedientes encomendados, elabora dictámenes o emite su opinión legal sobre los aspectos que sean requeridos por la dirección de la empresa.
Área de Tecnología de Información
En una era como la nuestra, donde la innovación y la rapidez resultan esenciales para la supervivencia de una empresa, surge el área de Tecnología de Información. Este departamento tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.
Área de Gestión del Talento Humano
Esta tiene como principales tareas seleccionar, contratar, formar, emplear, remunerar y retener a los colaboradores de la organización.


Área de Administración
El área administrativa se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. Es una función importante que también engloba un conjunto amplio de actividades que suelen desarrollarse dentro del campo de la gestión y trámites burocráticos.

Área de Gestión
La Gestión también podría incluirse dentro de las funciones administrativas, puesto que tiene a cargo la dirección ordenada y óptima de la empresa, y que se sirve de información precisa y relevante de distintas áreas para tomar así las acciones necesarias según la estrategia planteadas.
En la actualidad, los recursos "tradicionales" como mano de obra y capital tienen progresivamente menos importancia, mientras que la adquieren más los Recursos Humanos cualificados (ustedes) y una gestión correcta de estos. Son las propias personas las que van a moldear a la empresa, de manera que todas las actividades que realiza dejen una firma única y reconocible.
El escenario es DINÁMICO. Cada vez se requieren más decisiones y más adaptaciones de la organización. La actualización deberá ser permanente ya que el entorno cambia.

Para encauzar estos cambios y así asegurar que produzcan efectos positivos y permitan a la empresa crecer y desarrollarse, resulta vital contar con áreas bien definidas.
Las áreas que toda empresa debería tener son...
Trabajar en las áreas administrativas significa convertirse en el socio comercial de confianza de los otros empleados de la empresa. Por un lado, proporcionándoles procesos estables y seguros para que puedan desempeñar su trabajo diario con eficacia, y por el otro, desarrollando e implantando sistemas y herramientas innovadores.
Área de Comercialización
El área comercial en las empresas es una función de primerísimo orden, ya que es la responsable directa de las
relaciones con los clientes
y de la consecución de los
objetivos de venta
que son la fuente principal de ingresos de las empresas.
Área de Contabilidad y Finanzas
El Área Financiera está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya proteger el capital invertido.
Entre sus objetivos fundamentales podemos encontrar:

Obtener los recursos financieros que la empresa necesita para realizar su actividad productiva
(al mínimo coste)
Determinar la estructura financiera más conveniente para la empresa
Seleccionar los distintos tipos de inversiones (con máxima rentabilidad esperada)
Área de Operaciones y Logística
En algunas empresas, son consideradas por separado; en otras, las juntan. Lo cierto es que ambas están muy relacionadas entre sí y es dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa, que se organizan de una manera u otra.

El área de operaciones en una empresa debe encargarse de la definición de la estrategia de operaciones (que deberá ser coherente con la estrategia general de la empresa), la determinación de la cantidad de productos/servicios a producir, su distribución en el tiempo y la formulación de las instrucciones de recepción e inspección los aprovisionamientos.
Así mismo, el ámbito logístico dará un soporte fundamental, ya que permitirá asegurar la disponibilidad de capacidad productiva para evitar rupturas en el abastecimiento de la demanda, y gestionará el almacenamiento y transporte, tanto de suministros como productos.
El área de Gestión del Talento Humano busca implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes
capaces de llevar al éxito a la empresa
y enfrentar los desafíos que hoy en día .
La incorporación de la tecnología puede llevar a que empresas densas y rutinarias se transformen en ligeras, debido a la disminución de los costos de producción y a la apertura de nuevos canales para llegar a los clientes, vía internet, por ejemplo.

La tecnología se convierte en una herramienta que coadyuva a cumplir las estrategias empresariales, más aún si estamos en una época de cambios, en la que se exige a las empresas ser más competitivas en los mercados local y global.
Actuará en nombre de la organización en las gestiones relacionadas con los procesos o juicios civiles, mercantiles, penales, laborales y administrativos, ante las instancias legales correspondientes, representándola y defendiendo sus intereses.

A éste departamento acudirán el equipo directivo, así como los líderes del resto de los departamentos para recibir asesoría y apoyo en materia legal.
Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas, viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades.
Esto implica establecer relaciones estables y duraderas con los clientes. Para esto, es necesario la aplicación de disciplinas de gestión como el marketing estratégico, la planificación, la investigación de mercados, etc.
¿Y cómo se plantea la organización de nuestra empresa?
Campo de acción por áreas
Área Legal
Legal-Societario
Legal-Laboral
Legal-Tributario
Área de Gestión del Talento Humano
Reclutamiento y selección
Inducción
Bienestar social
Análisis y descripción de puestos
Evaluación del desempeño
Evaluación de clima laboral
Evaluación de puestos y diseño salarial
Desarrollo y capacitaciones
Integración y/o eventos
Comunicación interna
Gestión de Talento
Relaciones individuales y colectivas de trabajo
Seguridad y salud ocupacional
Seguros médicos
Control de asistencia
Control de retención
Área de Administración
Distribución de puestos
Distribución de puestos
Programación de recojo y despacho de correspondencia
Seguridad de la empresa (permisos, licencias con INDECI, Municipalidades)
Programación y distribución de logística del inmobiliario de la empresa
Control y abastecimiento de útiles
Control y distribución de planes corporativos (celulares)
Control y distribución de órdenes de compra
Manejo y control de caja chica

Distribución de puestos
Área de Contabilidad, Tesorería y Finanzas
Plan contable empresarial
Costos y presupuestos
Facturación
Pagos a proveedores
Activos Fijos
NIF
Flujo de caja
Balances
Estados financieros
Distribución de puestos
Área de Comercialización y Unidades de Negocio
Exportaciones
Sistemas de calidad
Ventas
Cobranza
Unidades de negocio
Investigación y análisis
Estrategia de mercados
Distribución de puestos
Área de Operaciones y Logística

Gestión y control de calidad
Optimización de procesos
Gestión ambiental
Dirección táctica y estratégica de operaciones
Sistema integral de gestión de la producción
Distribución de puestos
PRODUCCIÓN-OPERACIONES
LOGÍSTICA Y ALMACÉN
Gestión de inventarios
Catalogación y racionalización de materiales
Planeamiento y control de producción
Distribución física
Gestión de almacén
Tecnología y control logístico
Evaluación de proveedores
Packing
MANTENIMIENTO
Planeamiento, programación y supervisión del mantenimiento
Gestión de costos de mantenimiento
Optimización de proceso de toma de decisiones para el mantenimiento
Área de Tecnología de Información
Sistemas
Base de datos
Programación
Sistemas de información (fotocopiadora)
Redes y comunicaciones (teléfonos, impresiones, Internet, etc)
Distribución de puestos
Flota
Permisos de capitanía
Permisos de zarpe
Embarcaciones
Distribución de puestos
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