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Guía de Supervisión y Asesoría de los Servicios de Prestaciones Sociales

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juan jose hernandez

on 21 November 2012

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Transcript of Guía de Supervisión y Asesoría de los Servicios de Prestaciones Sociales

Nuevo Esquema de Operación Guía de Supervisión y Asesoría de los Servicios de Prestaciones Sociales Factores a Supervisar La Supervisión - Asesoría que lleva a cabo la Jefatura Delegacional de Prestaciones Sociales en las UOPSI, representa una de las herramientas más importantes para garantizar la consecución de los objetivos establecidos en el: Con el fin de facilitar el proceso de Supervisión - Asesoría que se lleva a cabo de manera semestral en cada una de las UOPSI, esta (la supervisión) se ha organizado de tal manera que cubra la totalidad de los procesos que involucra Prestaciones Sociales en dos grandes Grupos: Factores de Estructura Factores de Proceso Criterios Generales La Guía de Supervisión-Asesoría tiene un enfoque integral, ya que no sólo busca identificar las incidencias o áreas de oportunidad que no se observan por parte de las Unidades Operativas; sino tiende a ser un referente inmediato para inducir a los Directores, Administradores y personal operativo de las UOPSI que los guíe sobre los aspectos que deben observarse en los diferentes procesos que conforman las Prestaciones Sociales. Periodo de Aplicación de los Procesos de Supervisión-Asesoría La guía establece una visita a las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales por lo menos cada 6 meses.

Los Jefes de Oficina adscritos al Departamento de Prestaciones Sociales, serán los responsables de llevar a cabo el proceso de supervisión-asesoría, así como de registrar las incidencias que se detecten durante dicho proceso. Los Jefes de oficina serán asesores
durante la supervisión y en su caso, determinarán con el Director de la UOPSI y el personal responsable, la medidas correctivas y fechas de solución a las desviaciones identificadas, haciendo un seguimiento efectivo de las mismas.

El supervisor anotará las desviaciones detectadas, especificando claramente los elementos que conlleven a su solución, registrando el seguimiento y resultado en el Sistema Informático para la Guía de Supervisión-Asesoría (SIGSA).

Semestralmente la Coordinación de Bienestar Social, a través de la DATMP, enviará a los CC. Delegados un informe del estado que guarda el proceso de supervisión y la atención de las incidencias detectadas. 1) Factores de Estructura.- Todos aquellos procesos que involucran los recursos financieros, humanos, materiales, de seguridad de las instalaciones y de Conservación y Mantenimiento que hacen posible el trabajo diario en las Unidades Operativas. 2) Factores de Proceso.- Todos aquellos elementos técnico normativos que intervienen durante la prestación de los servicios y que es necesario observar y/o vigilar su cumplimiento. Componentes a Supervisar Recursos Financieros Recursos Humanos Recursos Materiales; conservación y mantenimiento y PIPC Requisiciones de consumo debidamente elaboradas.

Control de bienes capitalizables y no capitalizables (IMAM010).

Control de Almacén (entradas/salidas).

Stock de artículos de consumo de acuerdo a necesidades.

Dotación de artículos deportivos de acuerdo a necesidades. Programa Anual de Operación elaborado de manera conjunta con la Residencia de Conservación.

Seguimiento al presupuesto del PAO asignado a la Unidad (Evaluar e informar a la Delegación).

Corroborar cumplimiento del programa de limpieza.

Verificar que los trabajos de remodelación, equipamiento y conservación se efectúen conforma a las características del contrato.

Vigilar el cumplimiento del Reglamento Interno de la Unidad Reparación de desperfectos causados por los usuarios.

Seguimiento al programa de la Comisión Local de Seguridad e Higiene. Contar con el PICS avalado por las instancias correspondientes.

Contar con licencias, dictámenes y certificados con el Vo.Bo. de las autoridades locales de Protección Civil.

Diseñar y promover cursos de capacitación a los integrantes de las brigadas internas de Protección Civil.

Se elabore el diagnóstico de riesgos a los que está expuesto el inmueble.

Se implementen medidas de prevención para cada agente perturbador de acuerdo al riesgo potencial.

Se definan áreas de riesgo y seguridad internas y externas.

Realizar simulacros y ejercicios de evacuación. Control de presupuesto con base en reportes de PREI.
Análisis de variaciones para evitar sub o sobre ejercicio. Resguardo de Bienes materiales adquiridos, así como su existencia física Cuotas de Recuperación de Costos por cursos y uso de instalaciones:

Que el registro en SIPSI sea conforme a la normatividad .

Que los pagos pendientes sean menores al 10% del total.

Que se realice el análisis de variación de ingresos de Fondo Social y FIDEIMSS. Control y seguimiento de propuestas de actualización al catálogo de plantillas, cédulas de reubicación y POPV.
Balance de plazas y plantilla
Registro de control de altas y bajas Cobertura de plazas de base dentro del rango autorizado o indicador delegacional.

Control de ausentismo programado y no programado.

Control de ausencia del personal dentro de su jornada laboral (pases). Programa para la disminución de ausentismo.
Control de Incidencias reportadas en APS.
Capacitación al personal en materia de salud (factores de riesgo).
Seguimiento al Programa de Capacitación.
Analítico puesto - plaza actualizado.
Identificación del personal de la Unidad. Fondo Fijo
Documentación Soporte actualizada.
Se practique arqueo. Conservación y Mantenimiento Recursos Materiales Plan Interno de Protección Civil Componentes a Supervisar Programa Anual de Actividades; Normateca y Coordinación Intra e Interinstitucional Programa Anual de Actividades Seguimiento a las metas programas a través de indicadores.

Evaluar que la apertura de grupo no sea mayor al 10% de la meta original, salvo que se trate de grupos de nueva creación o de incorporación de personal nuevo.

Establecer estrategias con el personal de la unidad para asegurar el cumplimiento de las metas Normateca Se encuentre actualizada con base en el catálogo normativo.

El personal responsable de la operación de los servicios cuente (conozca y tenga acceso) y aplique la normatividad correspondiente.

Se realicen reuniones periódicas para la difusión, análisis, aplicación y actualización (4 x año) a fin de elaborar propuestas de actualización.

Se apliquen los procedimientos de: Inscripción a cursos; uso de instalaciones; conciliaciones bancarias; administración de personal voluntario y expedición de facturas. Coordinación Intra e Interinstitucional Se cuente con los registros de las instituciones y organismos con quienes se pactaron convenios o bases de coordinación.

Se realicen a nivel local las acciones estipuladas en los convenios nacionales.

Exista coordinación con la Jefatura de Prestaciones Médicas para operación de los programas vinculados.

Exista coordinación con el área de Calidad y Normatividad para la capacitación y actualización continua del personal. Inscripción, control y seguimiento de usuarios, actividades y servicios Inscripciones Se lleven a cabo conforme a la Norma que establece las disposiciones para el otorgamiento de los servicios de Prestaciones Sociales y el procedimiento.

La inscripción corresponda a la capacidad física instalada.

Qué todos los alumnos estén registrdos en SIPSI y cuenten con credencial vigente.

Verificar la condición de usuario con el registro en SIPSI.

Verificar que los derechohabientes que se inscriben al programa de Atención Social a la Salud presente su documento de referencia - contrareferencia, Cartilla Nacional de Salud o formato VICORSAT. Control y Seguimiento de usuarios Verificar el registro diario de asistencias a cursos, talleres; actividades complementarias y teatros.

Realizar muestra aleatoria de listas de asistencia del día con la presencia física del usuario.

Integrar expedientes de usuarios conforme a la "Guía para la elaboración e integración de expedientes de los usuarios inscritos a cursos impartidos en las Unidades Operativas de Prestaciones Sociales Institucionales".

Corroborar que los pagos presentados por los usuarios correspondan a los registros realizados en el SIPSI.

Verificar que los cursos se realicen conforme al Programa Anual, Criterios Técnicos y Guías vigentes.

Se apliquen evaluaciones inicial y final de los cursos.

Se entreguen constancias y/o reconocimientos de acuerdo a la norma. Actividades Complementarias, Servicios y Eventos Se realicen de acuerdo al Programa Anual de Actividades.

Pláticas, talleres y campañas de promoción de la salud sobre temas acordes a la problemática identificada en el Diagnóstico Integral de Salud de la Unidad.

Registrar el avance de la productividad en SIPSI.

Verificar se integren grupos de ayuda mutua para usuarios con factores de riesgo.

Eventos deportivos y culturales de acuerdo con el programa anual.

Se integren los expedientes completos del personal voluntario conforme a la normatividad establecida.

Todo el personal voluntario porte gafete de identificación.

Exista evidencia de que el personal voluntario acredito el curso de formación con base en el procedimiento para la extensión de los servicios.

Los Centros de Extensión se ubiquen dentro del área de influencia de la UOPSI, cuenten con un directorio con datos del responsable, número de usuarios y relación de personal voluntario.

Se realice la conciliación del presupuesto de operación calendarizado de la cuenta 420 6 0235 contra el reporte de "Control de Gastos de Personal Voluntario". Fuentes Alterna de Financiamiento y Promoción y Difusión Promoción y Difusión Se cuente con un programa de promoción y difusión de los servicios en centros de trabajo, empresas, unidades habitacionales y UMF dentro de la zona de influencia de la Unidad.

Participe el personal de la Unidad.

Exista coordinación con el área de Comunicación Social para la promoción de los servicios.

Carteles, trípticos y demás material se ajuste a los criterios de imagen establecidos por la Coordinación de Bienestar Social. Fuentes alternas de financiamiento Se apliquen los procedimientos para la inscripción a cursos, uso de instalaciones y conciliaciones bancarias de los ingresos y que son registrados en la cuenta contable 4104 0506 "Ingresos por Uso de Instalaciones Deportivas en CSSBF".

Control de ingresos por convenio 671142 para Fondo Social y 682527 para FIDEIMSS.

Comprobación de depósitos no reconocidos.

Realizar conciliaciones periódicas de registros en SIPSI contra Cash Windows, en el módulo de conciliaciones.

Solicitud de facturas por cursos se lleven a cabo conforme a la normatividad vigente.

Control de Ingresos por arrendamientos de espacios y uso de instalaciones y se depositen en cuentas institucionales correspondientes. Aplicación del Reglamento del Comité Técnico del FIDEIMSS Se aplique el Reglamento del Comité Técnico del FIDEIMSS y los lineamientos de operación para:

Seguimiento y control del Plan Rector.

Reporte mensual de ingresos F11.

Solicitud de Gastos F12.

Comprobaciones F13.

Resguardos F14.

Reporte de Ingresos "Control de recibos de ingresos por cuotas de recuperación" F16.

Se lleve a cabo el control de la utilización de teatros y del envío oportuno al FIDTEATROS de la documentación comprobatoria por el uso del inmueble teatral. Plan Estratégico de la Coordinación de Bienestar Social
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