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control de inventarios

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by

manuel augusto campos urcia

on 27 October 2014

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Transcript of control de inventarios

Administración Logística
Control de Inventarios
 C3 PNP LOPEZ OROSCO
 C3 PNP COPA MINAYA
 C3 PNP CUBA CANTARO
 C3 PNP QUISPE GAMARRA
 C3 PNP CAMPOS URCIA

Integrantes
La historia de los inventarios, comienza desde la antigüedad, cuando los pueblos, debido a las épocas de escases, deciden almacenar grandes cantidades de alimentos, así se idea un mecanismo de control para su reparto.

El inventario se ha utilizado desde que el hombre
vio la necesidad de organizar sus bienes, es decir, saber que pertenencias tiene de acuerdo a los diferentes roles que una persona desempeña sea: fabricante, importador, exportador , etc. El inventario es utilizado como forma de organización básica que conlleva a una mejor economía, por que se sabe con que se cuenta y que debe de ser repuesto.
Historia de los Inventarios
Se conoce como inventario al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

El inventario es una forma de mantener el control oportuno de las mercancías, insumo y materias primas que sean parte de la actividad económica de la empresa, para así tener un desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por esto es una de las actividades más importantes.
¿Qué es un inventario?
Control de Inventarios
Es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados.
Es el proceso de manejo de inventarios, con el fin de satisfacer las necesidades o demandas del cliente al menor costo y con el mínimo de inversión.
Objetivos para el Control de Inventarios
1. Determinación del nivel adecuado del servicio al cliente.
2. Balance de la oferta y la demanda.
3. Minimización de los costos de adquisición y los costos de transporte.
4. Mantenimiento de un sistema de control hasta el día del inventario.
Funciones del Sistema de Control de Inventarios
Contabilizar la Transaccion:
es el conteo de movimientos de almacén.
Establecer reglas de decisión del inventario:
para determinar cuándo y qué cantidad ordenar.
Reporte de Excepciones:
se deben de reportar al administrador.
Pronóstico:
debe basar en el pronosticoe la demanda.
Reporte de Alta Gerencia:
medir el comportamiento del inventario en su conjunto y brindar información para la toma de deciciones respecto a la política general de inventarios que se utilizará.
La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un buen manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados o falta de artículos para la venta. Así mismo, un buen inventario significa una buena producción porque se logra tener disponible toda la contabilidad de inventarios.
La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios.
Métodos de Valoración de Inventarios
El método FIFO (First in, first out ), también conocido como PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir), se basa en que aquellas mercaderías que ingresaron primero, son aquellas mercaderías que deben salir primero.

Por ejemplo!…

Si tengo 3 compras: 01 de enero, 3 de enero, 6 de enero, y el 8 de enero realizo un venta, las mercaderías que primero debo sacar de mi inventario serán aquellas que ingresaron el 01 de enero, y si me faltan completar, saco las del 3 de enero, y si aún me faltan, saco las del 6 de enero.

El proceso es simple: ” Las que primero ingresaron son las que primero salen del inventario”.
Método FIFO o PEPS en la valoración del Inventario
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO):
los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.
Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO):
El método UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.
Costo Promedio:
Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.
Todo sistema de almacenes se controla periódicamente mediante inventarios físicos.

El Inventario Físico
, es el conteo de los ítems que se encuentran en el almacén para compararlo con las cifras indicadas en el kárdex.
Cubre dos aspectos del control:
 Control Físico (que no haya robos) y
 Control Documentario (que los documentos reflejen los movimientos efectuados.

La periodicidad de los inventarios depende de la naturaleza e importancia de los productos, así como del tipo de negocio. Por normas de control interno es conveniente hacer un inventario general de todas las existencias por lo menos una vez al año.

El Control de Inventarios Físicos
Clases de Inventarios Físicos
De acuerdo a lo anterior, los inventarios pueden clasificarse en:

 Inventario General
, abarca todos los ítems almacenados. Se realizan por lo menos una vez al año, bajo el control de auditores internos y externos, su objetivo principal es verificar la exactitud de los registros contables existentes.
 Inventario Rotativo
, el objetivo es reducir el periodo transcurrido entre inventarios generales, efectuando inventarios parciales en forma rotativa cada vez a un grupo diferente de ítems de almacén, de manera que se cubrirán totalmente a lo largo de un periodo, por ejemplo un año.
 Inventario Periódico
, es similar al anterior, pero aplicable siempre a los mismos productos que, por ser de mayor importancia para la organización, deben ser controlados con mayor frecuencia, para evitar sorpresas que luego puedan afectar la producción. Para algunos ítems la periodicidad puede ser diaria, aunque si se dispone de un buen sistema de información es difícil que esto se justifique.
 Inventario Sorpresivo
, todos los anteriores casos corresponden a inventarios en días y horas determinados y conocidos con anticipación, lo que permite al personal de almacenes regularizar cualquier situación anormal que pudieran haber generado. Por ello se recomienda, adicionalmente, efectuar en cualquier momento inventarios aleatorios, sorpresivos, sobre un número reducido de ítems, seleccionados al azar por el sistema.

 Preparación del Inventario
En esta etapa se deben ordenar, etiquetar y preparar los ítems y activos, de modo que puedan ser localizados rápidamente al momento de realizar el inventario.
 Toma de Inventario
Los procesos manuales de conteo y llenado de fichas indicando las cantidades encontradas se usan sólo en negocios muy pequeños. Es mejor automatizar ciertos procesos, especialmente para los ítems en que se tienen altos niveles de rotación.
 Corte Documentario
La condición ideal para tomar un inventario es que durante el período correspondiente no se produzcan ingresos ni salidas del almacén. Para lograrlo, generalmente los inventarios se toman en fines de semana o días festivos. Sin embargo muchas veces la magnitud del trabajo a realizar implica de por si varios días para la toma del inventario, durante los cuales ya no es posible paralizar el almacén. Por ello, en adición al conteo físico, es necesario realizar el corte documentario, que consiste en anotar el número de los últimos documentos de cada tipo empleados en el almacén hasta el momento previo al inventario y que representa, para los efectos de la posterior conciliación, el instante al cual se están comparando los stocks.
 Conciliación y Ajuste Final
El resultado preliminar de la toma de inventario es un listado de diferencias entre el stock según el kárdex y el resultado del inventario físico. Al momento de analizar las diferencias, interesa conocer el valor aproximado de las mismas, a fin de concentrar el esfuerzo en el análisis de los ítems con diferencias (en valor absoluto) más significativas, dejando para el final la revisión de aquellas diferencias de poca relevancia.

Etapas para la Ejecución de un Inventario
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacén y cantidades disponibles para distribuir.
El registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:
 Tarjeta de Control visible de Almacén
 Tarjeta de Existencias valoradas de Almacén
 Resumen del Movimiento de Almacén

Los documentos fuente para efectuar los registros son:
 Orden de Compra – Guía de Internamiento
 Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)

Registro de Existencias
CONTROL DE EXISTENCIAS
Se efectuará este control con la finalidad de detectar las siguientes situaciones:
 Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad.
 La merma producida en las existencias por efecto de volatización o por acción de animales depredadores.
 Los bienes perdidos por robo o sustracción.
 Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para su consumo.

Notas de Entrada a Almacén (Nea) y Pecosa en la PNP
Son documentos internos que son de uso exclusivo para el registro de entrada y salida de los bienes de distinta naturaleza que adquiere la PNP y utiliza en el cumplimiento de la función policial.
Estos documentos garantizan un adecuado manejo de los diferentes registros que efectúan los responsables de la gestión de Inventarios en la PNP, ya que por un lado se controla el ingreso de bienes y también se tiene una información actualizada del stock que se dispone.

Son la suma de todas las pérdidas que han tenido lugar en el almacén debido a roturas, errores técnicos administrativos, mermas. etc. sobre las que no se hayan aplicado medidas preventivas. Es una medida de la eficacia de la gestión del almacén, y se detectan entre el stock teórico y el real.

Diferencias de Inventario = Stock Teórico – Stock de Inventario

El stock teórico, se determina mediante las entradas y salidas de productos individuales o grupos de productos que se agregan por razones de tipo económico.

Stock Teórico = Stock Inicial + Compras – Coste de Ventas

Compras, suma de las entradas totales, menos devoluciones a proveedores; es decir las entradas netas.
Coste de Ventas, calculado para cada artículo o mediante el margen de entrada de la sección de artículos a la que un determinado producto pertenece.
Control de inventarios, la centralización de stocks es una opción dentro de las políticas actuales de reducción de costes de stocks, que implica un empeoramiento del servicio al incurrir en mayores tiempos de reparto.

Diferencias de Inventario
A. Modelos Cuantitativos, son más aplicables en entornos de distribución pura. Un Modelo Cuantitativo de un Sistema de Inventarios, es usado para encontrar el pedido que minimice el coste, y se construye teniendo en cuenta los siguientes factores:
 Lista de los costes
 Demanda del modelo
 Tamaño de los pedidos

B. Técnicas de Gestión de Materiales, se utilizan en fabricación y se han vuelto muy populares en los últimos años, así tenemos el método MRP (Método de Planificación de Requerimientos de Materiales), JIT, OPT (Tecnología de Producción Optimizada), DRP (Planificación de los Recursos de Distribución)

Modelos y Técnicas de Planeación y Control de Inventarios
Preguntas
20. SABEMOS QUE LA DIRLOG ES LA ENCARGADA DE ABASTECER LOS CARNETS DE IDENTIDAD POLICIAL, ¿CUAL CREES QUE SEA LA EXPLICACION DE NO TENER INSUMOS PARA LA RENOVACION DE CIP?
Un problema que es muy común en nuestra institución respecto al tema de renovación del carnet de identidad policial es el ya mencionado, que nunca contamos con insumos para poder fabricar carnets, pues llevando por tema de exposición El inventario, podemos criticar que los encargados de este sistema simplemente no llevan un buen inventario de la materia prima para realizar los carnets para el personal policial, ya que siempre no cuentan con el material; entonces esta situación demuestra que no llevamos bien

21. ¿ES IMPORTANTE QUE TODA ORGANIZACIÓN COMO LA PNP REALICE UN INVENTARIO POR QUE?
Es de suma prioridad porque toda empresa que quiera llevar un cálculo de sus productos en general y mantener conocimiento de lo que tiene debe hacerlo de la manera más eficiente teniendo un buen control de inventarios, empezando por el almacenaje la distribución, entrada y salida de los productos así como los costos que se genera.

24. EN LA PNP. ¿LOS MIEMBROS DE LA INSTITUCION DEBEN TENER CONOCIEMIENTO DE LOS INVENTARIOS?
En nuestra si deberían tener conocimientos con lo que se cuenta pero en cada área de trabajo para que cada efectivo pueda saber con qué elementos está contando para el servicio.

12. EN LA FUNCION POLICIAL. ¿UNA COMISARIA DEBERIA TENER UN INVENTARIO GENERAL O DEBERIA TENER VARIOS?
En una comisaria debería uno tener un inventario por cada división y area que se encuentre, para poder tener una visión mas profunda y precisa de lo que tenemos y requerimos por cada área de trabajo.

8. DE ACUERDO CON LA FUNCION POLICIAL ¿QUE VENTAJAS Y DESVENTAJAS NOS TRAE EL INVENTARIO?
Nos trae muchas ventajas puesto que estamos pendientes de las cosas que tenemos y que nos hacen falta, que lugar necesita más elementos, que elementos se consumen más rápidos, que elementos debemos tener en abundancia en almacén debido a sus escases o prioridad en el mercado.
Una desventaja seria el trabajo que siempre nos emplearía el estar siempre actualizando los datos de nuestro inventario.

2. DE ACUERDO AL CONTROL DE INVENTARIOS COMO JEFE LOGISTICO PNP, ¿COMO LOGRARIA ABASTECER A LAS DIVERSAS UNIDADES PNP A FIN DE QUE CUENTEN CON TODO MATERIAL?
Los inventarios varían de acuerdo al consumo y uso por ende formaría un almacén con material necesario en caso de perdidas, deterioros o estados de emergencia que requieran para el cumplimiento de la función policial, asimismo reducir y mejorar la rentabilidad sin afectar el trabajo policial.

Conclusión
El solo hecho que las existencias de un producto vendible que no posee un control o administración adecuada puede hacer que una empresa pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte la mala fluidez en el manejo de los productos de necesidad básica para los consumidores de dichas empresas pueden llevar a la perdida de utilidades o hasta perdida de clientes. Es por eso que es de vital importancia el conocer los inventarios así como también es de vital importancia el saber administrarlos.
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