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Manejo de las formas en las organizaciones

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Mallerlyn Lizardo

on 20 April 2013

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Transcript of Manejo de las formas en las organizaciones

Manejo de formas en
las Organizaciones La forma es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija y espacio para incluir información variable.

Forma completada documento

Según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objeto de su utilización: Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos. Manejo de formas en las organizaciones
Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
Conocer el número exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
Constituir a racionalizar las cargas de trabajo.
Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades o ambas.
Normalizar las que se encuentren en uso con diseños elaborados técnicamente.
Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
Economizar mediante la racionalización el uso y diseño.
Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
Mantener un control de calidad de su producción o compra.
Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización. Propósito de análisis, diseño y control de formas: Importancia de las formas impresas:

Es necesario tener en cuenta
los elementos siguientes:
Su contenido.
El costo que representan.
La cantidad de ellas que se utiliza.
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
Su función como vehículo para generar y transmitir información. Análisis Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales –tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso– y consideraciones funcionales –identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos– deben considerarse los aspectos que siguen:

Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fin.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesario.
Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.
Formas para trámites en los que no son necesarias, o sin la forma y el contenido requeridos. Fuentes
de
información De uso interno
Diseñadas para la presentación de resultados
Producto de un consultor externo
De uso comercial común
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones
Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo
Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional Operaciones administrativas
numerosas y repetitivas Formas impresas Simplificación del trabajo y
calidad de la información
que se maneja Requerimientos para su uso Internos:
El instrumento jurídico que las crea.
Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.
La desagregación de funciones derivadas de su base legal.
La determinación de objetivos y programas.
La definición de procesos.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.
El establecimiento de estrategias de negocios.
El proceso de toma de decisiones.

Externos:Por cambios en las condiciones del entorno.Por decisiones tendentes a la globalización.Por pactos o convenios nacionales o internacionales.En atención a demandas de clientes o proveedores. Diseño Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados.
Elementos funcionales:
Identificación: Logotipo de la organización, Título, Fecha, Número de hoja, Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza, Clave de la forma.

Orden de los componentes: Secuencia de datos, flujo del trabajo, cuerpo (datos principales), instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio por llenar, se anexa el instructivo. Condiciones para su llenado Manual A máquina En impresoras de equipo de cómputo Clases de formas De línea De columnas De casillas Combinado Datos fijos
(letras) que
van seguidos
de una línea Columnas y
renglones Encerrar un
dato fijo dentro
de un cuadro o
rectángulo Casillas
y
bloques Visualización Unidad, división modular, claridad, agrupación y jerarquización, saturación, movimiento, ritmo, imagen residual. Selección de producto y presentación Hojas extras, juegos engomados, juegos individuales con papel carbón intercalado, formas continuas. Elementos materiales Papel, tintas y carbones, de presentación Alternativas para su elaboración Offset
Mimeógrafo
Linotipo
Fotograbado
Rotograbado
A máquina
Computadora:
Sistemas de cómputo: programación orientadas a objetos, bases de datos, cliente/servidor, intercambio electrónico de datos, correo electrónico, redes, otros. Responsables de su manejo y control Operativamente Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para desahogar su trabajo diario y que están familiarizadas con su contenido y uso. En forma especializada Nivel directivo, unidades de apoyo técnico, unidades encargadas de administrar los recursos. Instrumentos de control Unidades de almacenamiento Cuestionario para el análisis de formas Relaciona los componentes de una forma para analizar y evaluar su funcionalidad. Catálogo de formas Compendio de formas relacionadas por unidad administrativa. Tarjeta para el control
interno de formas Registro de impresiones y reimpresiones que contiene las características más relevantes de las formas. Dispositivos electromagnéticos que preservan el inventario de todas las formas.
Ej.: el disco óptico. Metodología para el análisis,
diseño y control de formas Determinación de la factibilidad del estudio Se debe considerar lo siguiente:

El contexto de aplicación que afecta.
Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación.
Los recursos materiales y tecnológicos de soporte.
El programa de trabajo.
La autorización para efectuar el estudio. Investigación Recopilación de las formas Se deben captar las formas que las unidades administrativas utilizan. Preferentemente dos ejemplares de cada una con sus copias correspondientes. Clasificación Por proceso
Función
Por unidad administrativa
Por denominación
Por características físicas
Por cliente o usuario Análisis de formas Fijación de prioridades Es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

Tipo de organización.
Número de unidades administrativas que la componen.
Cantidad de empleados que laboran en ella.
Volumen de productos, servicios o ambos, que generan.
Elevado consumo de formas. Gracias... Examen Se precisan las ventajas y desventajas de las formas nuevas y de las que están en uso. Se recomienda aplicar el cuestionario de análisis de formas que permite captar información de la forma relativa a su estructura, características, flujo y observaciones del analista. Consideraciones de tipo funcional Identificación de la forma, objetivo, información que contiene, estructura, secuencia de datos, tipo de forma. Consideraciones de tipo material Tamaño, papel, color de papel y tinta, tipo de impresión, carbonizado, tipo de encuadernación, volúmenes y frecuencia de manejo, número de copias. Diseño de formas Para elaborar una forma debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información, necesidades que la originan, método de llenado, número de copias, procedimientos en que interviene y resultado que se espera obtener. Consideraciones de tipo funcional Información básica, título, secuencia de datos, espacios para llenar a mano o a máquina, número de copias y clase de forma. Consideraciones de tipo material Papel, medidas, tintas, numeración foliada, tipo de letra, carbones, vocabulario, márgenes, encuadernación, métodos de reproducción y aspectos de visualización. Implantación Prueba piloto Esta prueba se realiza con el personal de la unidad en relativo a la claridad del lenguaje empleado y la facilidad de llenado (espacios). Ajuste a las formas Información que requiera mayor o menor espacio, que debe eliminarse y las razones para ello, que debe aparecer y distribución del juego y justificación. Formulación de instructivos Solo deben incluirse para llenar formas que lo ameriten para no recargarlas ni incrementar costos de impresión. Evaluación Debe hacerse regular y sistemática. Control de formas Clasificación de formas Procesos
Funciones
Por unidad administrativa
Por denominación
Por características físicas Formulación del catálogo de formas Debe contener la clasificación, descripción de la forma, objetivo, modelo desplazado, modelo vigente autorizado, descripción del procedimiento y utilización de espacios destinados a la información variable y diagrama de flujo. Control sobre la creación de formas Principales elementos:
Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado y contenido preciso de información básica.
Adecuada elección del tipo de impresión, calidad del papel y tipo de encuadernación.
Influencia que ejerce en los procedimientos existentes.
Impacto esperado en el caso de nuevos procedimientos.
Beneficios que reporta en cuanto al control de información. Control sobre la reimpresión de formas Comprende el estudio del diseño y la especificación de la forma para determinar correcciones con la oportunidad y celeridad necesarias, para no entorpecer o retrasar los procedimientos de trabajo. Control de las formas en el almacén Se debe considerar lo siguiente:
Formulación de un programa de abastecimiento.
Conocimiento de las necesidades de las unidades administrativas de la organización.
Comunicación efectiva con todas las unidades encargadas de administrar recursos y proveedores.
Existencia de un sistema de información que garantice congruencia y oportunidad en el control de las formas.
Pronta atención de las requisiciones de papelería. Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formas Para revisar puntualmente la concepción, el desarrollo, manejo y control de formas, es conveniente partir de una base que tome en cuenta los siguientes elementos: Encabezado ¿Indica el título el objeto o la razón de uso de la forma?
¿El título es claro, conciso y está bien ubicado? Datos fijos ¿Están impresos los datos fijos?
¿Se localiza fácilmente la información importante?
¿Los datos fijos son comprensibles?
¿Se identifican de manera expedita?
¿Corresponden al título de la forma? Codificación ¿Es visible la codificación o el número de identificación?
¿La identificación está vigente? Identificación de las copias ¿Se folian las copias?
¿Deben identificarse las copias con el nombre de la unidad u organización a la que se destinan?
¿Es conveniente identificar las copias en la codificación de la forma? Datos variables ¿Son fácilmente identificables?
¿Hay suficiente espacio para transcribirlos?
¿Responden concretamente a la información que se requiere?
¿Son necesarios todos los datos que se piden?
¿Concuerdan con el título de la forma? Estructura de la forma ¿Es lógica la secuencia de espaciamiento para lograr un mínimo viraje y movimiento de la mano?
¿La secuencia de los datos es la misma que se presenta en los documentos de los cuales se va a transcribir?
¿La secuencia de los datos es la correcta para su procesamiento o interpretación?
Entre otras. Tamaño ¿El tamaño dela forma excede o resulta menor al necesario para contener la información?
¿Corresponde el tamaño al tipo de archivo que se utiliza?
¿El tamaño es apropiado para las máquinas que se emplean? Tipo de papel ¿Es adecuado el peso del papel de acuerdo con el manejo de las formas?
¿El peso del papel soporta la intensidad del uso que seda a la forma? Color (papel y tinta) ¿Se emplea el color en la forma?
¿Es necesario emplear el color en la forma y sus copias? Tipografía ¿Es adecuado el tipo de impresión?
¿Cómo lo determina? Carbonizado ¿Proporciona el papel carbón la nitidez requerida a las copias?
¿El tipo de papel carbón que se utiliza es el más adecuado y el de menor costo? Tipo de encuadernación ¿Es necesaria la encuadernación?
¿Se cuenta con equipo para encuadernar formas?
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