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婚禮統籌管理及活動策劃技巧 - 第四節

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T M

on 31 July 2014

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婚禮統籌管理及活動策劃技巧
第四節 - 採購、風險、變更管理及項目結束
項目採購管理
在不同的團隊,各人對外部公司會有不同的稱呼,如:賣方 (Seller) 、承包商 (Contractor)、供應商 (Supplier)、廠商 (Vendor) 或 顧問 (Consultant) 等。
採購管理是當項目工作需要透過外部公司 (
賣方 – Seller
) 完成時,確保能找到合適的賣方,選擇正確類型的關係並確保合同的目標被達成,從而完成該項工作。

1. 採購計劃 (Plan Purchase and Acquisition)
計劃要採購什麼,以及如何與何時需要為項目進行合同磋商。
工具
了解可使用的主要合同類型,從而選擇其中一種為團隊與賣方創建一個最公平、最可行的交易。
1. 自製或外購分析 (Make or Buy Analysis)
透過分析來判斷應該將工作發包出去或由項目團隊來做。而分析包括:自製或外購分別花多少錢?此決策會如何影響項目範疇及進度?
2. 專家判斷 (Expert Judgment)
請某個以前作過相同類型決策的人幫助查看所擁有的信息,並且作出正確的決策。專家對於評估技術或工作如何以不同發包方式完成所提供的意見對項目有很大的幫助。
3. 合同類型 (Contract Type)
合同類型
固定價格合同 (Fixed Price Contract)
無論合同工作耗費多少努力與時間都支付固定的費用。
1. 固定價格 (Fixed Price, FP)
此合同
只在範疇非常清楚的情況下才合理
。如果要完成的工作量有變化,賣方也不會為此得到更多的報酬。
2. 回定價格加獎勵費用 (Fixed Price Plus Incentive Fee, FPIF)
表示將為合同支付固定的總價,並且根據績效目標外加一筆獎金。
成本補償 (Cost Reimbursable) / 成本外加 (Cost Plus)
賣方索取的費用是執行工作所耗費的成本外加一筆費率或費用。
表示將為合同支付固定的總額,不管賣方為完成工作耗費多少努力與時間。
1. 成本加固定費用 (Cost Plus Fixed Fee, CPFF)
如某個績效目標被達成,會為項目成本做補償,支付一筆獎勵費用。
支付賣方執行工作所需的成本,外加一筆同意支付的報酬。
2. 成本加成本百分比 (Cost Plus Percentage of Cost, CPPC)
類似CPFF合同,除了以項目總成本的百分比代替固定費用。
3. 成本加獎勵費用 (Cost Plus Incentive Fee, CPIF)
時間與材料 (Time and Materials, T&M)
買方就執行項目所耗費的人員、時間和材料以某種雙方同意的費率分別支付一定的費用。如不確定合同將持續多久,這是
非常好用的一種合作類型
,因為這會同時保護買賣雙方。
風險評估
高風險
高風險
低風險
低風險
賣方
買方
成本加固定費用 (CPFF)
成本加獎勵費用 (CPIF)
回定價格加獎勵費用 (FPIF)
固定價格 (FP)
2. 發包計劃 (Plan Contracting)
為每一個需要的合同想出計劃。 想出如何評估不同的賣方,如何確保每個有興趣的賣方都獲得公平的機會,以及要確保一切順利。
比較適用於固定價格合同
將工作說明 (description of job) 準備好,以下列格式送交所有的潛在賣方:
1. 徵求建議書 (Request for Proposal, RFP)
比較適用於成本補償
2. 投標邀請書 (Invitation for Bid, IFB)
比較適用於時間與材料
3. 報價邀請書 (Invitation for Quote, IFQ)
3. 詢價 (Request Seller Responses)
將項目的相關信息分發給想做這項工作的賣方,判斷那些賣方有資格做這項工作,那些沒有。
工具:
這是一份公司知道可以跟他們做生意的廠商名單。 擁有此名單是一件好事。
1. 投標人會議 (Bidder Conference)
讓所有投標人一同出席會議,同時可詢問合同相關的問題。 此方式可
確保所有投標人都能夠在公平的情況下投標

2. 廣告 (Advertising)
透過刊登廣告以便所有潛在賣方都被通知。
3. 制定合格賣方名單 (Develop Qualified
Sellers List)
4.賣方選擇 (Select Seller)
決定要採用的賣方 (一家或多家),確定合同內容並簽約。
為合同條款 (如:合同類型、收費方式、責任、法律條文等)與賣方進行磋商,達到雙方可接受的方案。
5. 合同管理
(Contract Administration)
密切關注合同的執行狀況及糾正賣方工作上的任何問題,確保公司獲得該有的成果。
保持項目持續運作的工具與技術

支付系統 (Payment System)

記錄管理系統 (Record Management System)

信息技術 (Information Technology)


查找及修復問題的工具與技術

索賠管理 (Claim Administration)

績效報告 (Performance Reporting)

買方進行的績效評審 (Buyer-Conducted Performance Review)

檢驗與審計 (Inspection and Audit)

合同變更控制系統 (Contract Change Control System)

工具:
1.
加權系統 (Weighting System)
這是一個客觀的方式。確保公正評估賣方非常有效的方法是想出如何將數字指派給評估標準。
2.
篩選系統 (Screening System)
此工具常與加權系統一同使用,特別是當有很多潛在賣方的情況下會先把部份無法完成某些標準的賣方先篩走才作加權。
3.
賣方評級系統 (Seller Rating System)
此系統記錄了那些賣方在過去項目中的表現並且加以評級。
4.
獨立評估 (Independent Estimates)
尋求第三方的幫忙來找出一個合理的估算,通常當團隊並不具有足夠的專業能力來判斷賣方的報價是否公平合理時使用。
5.
專家判斷 (Expert Judgment)
以公司外部引進一些人來幫助評估。
6.
合同磋商 (Contract Negotiation)
6. 結束合同 (Close Contract)
確保工作已正確完成,雙方履行所有的義務與責任。 正式結束合同的方式通常是給對方正式的書面通知。
2. 記錄管理系統 (Record Management System)
工具:
1. 採購審查會 (Procurement Audit)
一旦結束合同,需查看所有發生在項目上的事來找出經驗教訓,以及任何做得更好或做錯的事。
變更控制 (Change Control) 與 結束項目
變更控制 (Change Control)

變更控制是讓項目團隊如何
處理項目管理計劃的變更


透過『
變更控制系統
』(
Change Control System
)是一組讓大家以系統化的方式進行變更的流程。

其中『
變更控制委員會
』(
Change Control Board, CCB
)是一群負責考慮變更是否該批准的人。

結束項目

項目收尾文件
– 通常指項目中每一項工作的支付單據。

項目文件
– 一路上產生的所有書面文件與電腦文件。

正式驗收文件
– 手寫文件,顯示贊助人與利益相關者同意項目已經完成。

歷史信息
– 是項目的
經驗教訓 (Lesson Learnt)
,以便將來的項目能夠利用。

** 完 **
項目風險管理
透過風險管理來識別出
可能對項目造成麻煩的潛在問題
,分析它們發生的可能性,採取行動以
預防能避免的風險
,並
將無法避免的風險的影響減到最小

風險是任何可能影響項目的不確定
事件 (Event,如下雨)

狀況 (Condition,如舞台太小)



並非所有風險都是負面的
。 如某些事件或狀況會對項目帶來幫助,我們會稱它為『
機會
』(
Opportunity
)。 但處理的方式依然是作風險管理。
注意:風險管理 (Risk Management) 並不等於 災難管理 (Crisis Management)
什麼是風險?
1. 風險管理計劃 (Risk Management Planning)
另外,團隊也要開始創建針對此項目的『
風險登記冊
』(
Risk Register
) 以記錄所有於本項目的風險項目及處理事宜。
此計劃列明團隊如何處理項目的風險,包括如何評估項目的風險,負責單位,進行時期等。 此計劃通常透過『計劃會議與分析』與團隊共同創建,其中包括以下部份:
風險類別 (Risk Category)
– 將風險分門別類。
風險分解結構 (Risk Breakdown Structure, RBS)
– 類似WBS但以風險代替任務 (task)。
判斷風險的影響有多大的指導方針
– 如所謂最小至所所謂最大。
判斷風險的尺度
– 如可能發生 / 不會發生。
2. 風險剖析 (Risk Identification)
此程序是讓團隊聚在一起,盡量想出所有可能風險清單。
風險識別的信息收集技術
5.
根本原因識別 (Root Cause Identification)
1.
頭腦風暴 (Brainstorming)
2.
訪談 (Interview)
3.
SWOT 分析 (SWOT Analysis)
詢問每個可能對風險有想法的人,其中贊助人 (Sponsor) 或 客人 與項目團隊的想法通常有很大的不同。
分析優勢 (Strength)、劣勢 (Weakness)、機會 (Opportunity) 與 威脅 (Threat)
4.
德爾菲技術 (Delphi Technique)
從專家那裡取得觀點與想法的方式。 通常以匿名 (anonymous) 方式進行。
找出導致風險的根本原因。
3. 定性風險分析 (Qualitative Risk Analysis)
此程序是訂定清楚每一個風險的機率與影響,從而為風險倣優先順序的排列。
5.
概率與影響矩陣 (Probability and Impact Matrix)
工具:
1.
風險數據質量評估 (Risk Data Quality Assessment)
確認用在風險評估的信息是否正確。
2.
風險分類 (Risk Categorization)
3.
風險緊迫性評估 (Risk Urgency Assessment)
以發生風險的時間先後作評估
4.
風險概率與影響評估 (Risk Probability & Impact
Assessment)
以發生風險的可能性及其對項目的影響作評估
4. 定量風險分析 (Quantitative Risk Analysis)
此程序是利用更精確的信息為每個風險的機率與影響賦予數值。
分析數據的工具:

1.
建模與模擬 (Modeling and Simulation)
收集數據的工具:

1.
訪談 (Interviewing)

2.
概率分佈 (Probability Distribution)

3.
專家判斷 (Expert Judgment)
5. 風險應對計劃 (Risk Response Planning)
此程序是制定每一個風險的應對方案。
應對負面風險的方式
天文台預測星期六好會有雷雨,但我們會去海灘拍結婚相,我的嫁衣怎麼辦?
最好的方式;防止有關的事件/狀況發生以確保它不會對項目造成傷害。
1.
回避 (Avoid)
我們改下一個星期,待天晴時才拍罷。
2.
減輕 (Mitigate)
如無法避開風險,可以採取某些行動,盡量減少它對項目的傷害。
預備雨傘及雨衣
或找一些室內的
地方拍吧!
3.
轉嫁 (Transfer)
另一個有效方式,以付錢給第三方來接受風險;最常見的方法是買保險。
看看可不可以替你的嫁衣買意外保險啦!
4.
接受 (Accept)
如上述三個方案也不能處理,唯一方法便只有接受。但必須知道當它發生時會有什麼事情。
負面接受 (Passive Acceptance)
– 接受風險帶來的後果
正面接受 (Active Acceptance)
– 接受風險並以預留的儲備作回應
在儲備預留
一些錢吧。
真丟弄壞了也沒辦法啦。
應對正面風險的方式
酒店通知我們指照的那一個週未可能同時也有明星在那處拍照。
透過將最好的資源指派給它,或分配超過需要的資源來確保發揮最大效用。
1.
開拓 (Exploit)
請一個甲級的攝影師,我要同明星拍照。
2.
分享 (Share)
請其他公司與團隊一同分享,而不是自然獨個兒利用機會。
讓我告訴朋友,大家一拍照!
3.
提高 (Enhance)
試圖通過影響觸發因素,讓機會更有可能發生。
那天早一黠去,盡量希望可以遇見他吧!
4.
接受 (Accept)
正接接受機會帶來的好處。
如我們的結婚照有明星一同拍攝便太棒了。
6. 風險監督與控制 (Risk Monitoring and Control)
1. 風險審計 (Risk Audit)
2. 技術績效測量 (Technical Performance Measurement)
3. 狀態會議 (Status Meeting)
如何控制風險?
1. 風險重估 (Risk Reassessment)
2. 偏差和趨勢分析 (Variance and Trend Analysis)
3. 儲備分析 (Reserve Analysis)
如何監督風險?
更多的風險

剩餘風險 (Residual Risk)
是風險應對已經被實施之后所剩餘的風險。
次級風險 (Secondary Risk)
是對應其他風險所衍生出的風險。
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