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by

Stefanie Wheaton

on 14 December 2015

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PROJET DE GESTION DOCUMENTAIRE
-Améliorer le partage d'information entre les secteurs

-Privilégier la sécurité des données

-Éliminer la duplication des dossiers en ayant un seul point d'indexation

-Réduire l'usage du papier

-Réduire le délai de traitement
Registrariat
Design du volet étudiant

Gestion du projet pour volet étudiant

Formation aux usagers
Contexte du projet
Résultats
Le dossier étudiant
Les objectifs
-Le projet est d'envergure institutionnelle

- Solution 3 campus, déployée en différentes phases

Le dossier étudiant
Le service des finances
Le service des RH

La DGT
Installation technique
Fournir appui nécessaire à la gestion et mise en oeuvre du projet
Identifier les besoins d'usage lors des consultations avec Registrariat
Les Facultés
Admission 1er cycle
Dossier étudiant
Adm 2e et 3e cycles
Les intervenants
Été 2012: Révision de nos processus
Octobre: Session de design et consulations avec adj. administratives
Hiver 2013: Validation de la solution Moncton et design campus du Nord
Sept 2012: Consultations auprès des VD au sujet de la constitution du dossier étudiant
Personnes ressources:


-Réduction significative d’entreposage des dossiers
-Récupération rapide et flexible des documents entreposés
-Indexation flexible
-Recherche rapide et flexible
-Distribution améliorée et contrôlée
-Sécurité accrue
-Protection et récupération des documents en lieu de désastre
-Élimine la perte de dossiers
-Préserve la qualité et la lisibilité du document
-Système de rétention des documents automatisé

-Processus internes améliorés et automatisés
-Service à la clientèle améliorée
-Diminution de frustrations et pertes de temps
Bénéfices tangibles:
Bénéfices intangibles:

On peut exécuter des recherches dans Capture selon les valeurs d’indexation: NI, nom, programme, session, campus.
Recherche des documents avec
FLUX DE TRAVAIL: ADMISSION 1C MONCTON
Flux de travail

Types de documents et flux de travail

Chaque tiroir a ses propres types de documents, ainsi que ses propres flux de travail.
Organiser les documents avec
Plus de 50 types de documents, dont
La demande d’admission
Relevé de notes
Attestation d’inscription, etc...

Tiroirs

Chaque grand secteur de service aura ses propres tiroirs avec accès sécuritaires.
Organiser les documents avec

On peut indexer et classer les
documents selon des valeurs prédéfinies
qui reprennent la métaphore du classeur.

Tiroir : Admission 1er C
NI
Nom, Prénom
Programme
Session
ID unique
Type de document : menu déroulant
Propriété personnalisée : options
Indexer les documents avec
« Capturer »

On peut capter des documents ou des fichiers de deux façons dans Capture:

1. Avec numériseur (de papier à numérique);

2. Avec imprimante Capture (électronique à
électronique).
Indexer les documents avec
Comment démarrer Perceptive Content

Icône à partir de votre
bureau

Nom d’utilisateur
et mot de passe
U de M
Introduction à
Fonctions de Perceptive Content

Gestion documentaire: classement et indexation
Flux de travail (workflow) automatisés
Outils de rapport et de gestion des versions
Module de rétention des documents
Introduction à
Options d’annotation du document
Codes de décision
d’admission
Documents associés
Document principal
Traitement des documents avec
Les informations saisies dans SOCRATE « peuplent » les champs d’indexation Content

Comment fonctionne l’indexation?

Il y a un lien qui se fait entre SOCRATE et Content par le biais d’un plan d’application.
Indexer les documents avec
Barre à outils Perceptive Content





La barre à outils est personnalisée, selon votre rôle.
Introduction à
Stéfanie Wheaton
et Nathalie Maillet
Printemps 2013: Sessions de formation des usagers
Été 2013: Déploiement de la solution
Les flux de travail automatisés sont conçus pour reproduire les processus d’affaires de façon électronique.
Ils permettent aux différents intervenants de prendre des actions à l’égard des documents en séquence ou en parallèle les uns aux autres.
À l’intérieur d’un flux de travail, il y a des files d’attentes qui représentent des actions à prendre ou des processus automatisés accomplis par le logiciel.
Chaque file d’attente peut être configurée avec une alerte destinée aux membre du groupe, lorsqu’une nouvelle action est à prendre.
Hiver 2014:
Programmation du dossier étudiant dans Content
Hiver 2015: développement du module de Rétention
Automne 2015: Présentation du projet et début des consultations
Hiver 2016: design de la solution
Hiver-Printemps 2016: validation et formation
Printemps 2016: Mise en oeuvre
Prochaine étape:
-Un Doodle envoyé pour consultations individuelles
-Sessions de 30 minutes pour comprendre fonctionnement de chaque CES
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