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Diagrama de flujo de la Distribución de materiales

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Kimberly Alarcon Rojas

on 26 June 2013

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Transcript of Diagrama de flujo de la Distribución de materiales

Convocatoria pública
Acciones
preparatorias

Distribución del material
Publicación del
proceso en el SEACE
Consultas de
participantes del proceso
Observaciones a las bases
Presentación de propuestas (técnica y económica)
Evaluación de propuestas
Apertura del sobre económico y otorgamiento de la buena pro
Consentimiento de buena pro
Suscripción del contrato
Comité especial
Emisión de Orden de compra / servicio
Ingreso de materiales a almacén
Suscripción de conformidad
Elaboración de PECOSA
Recojo de material
del almacén para distribución nacional
UGEL recibe el material firma la PECOSA
IE suscribe acta de entrega
IE suscribe acta de entrega
IE suscribe acta de entrega
IE suscribe acta de entrega
IE suscribe acta de entrega
Distribución oportuna de materiales escolares
Con la resolución de aprobación de bases el proceso ya puede ser publicado en el SEASE para la convocatoria del proceso (que de acuerdo al monto puede ser una licitación, publica o adjudicación directa publica, etc)
Las consultas están dirigidas al área usuaria y el comité especial. Por ley las empresas tienen 5 días para la presentación de consultas y la entidad dispone de 5 días para responder.
Las observaciones están dirigidas al área usuaria o al comité especial. Por norma, los candidatos tienen 5 días para presentar observaciones y hay un tiempo de respuesta de 5 días. Cuando estas respuestas no satisfacen a las empresas ellas pueden elevar las observaciones a la OSCE quienes responden en un plazo de hasta 15 días aproximadamente.
Integración de bases
Se modifican las bases con las observaciones tal como fueron admitidas. El proceso en sí puede tardar hasta 5 días.
Se realiza el mismo día de la presentación de propuestas. En este momento sólo se hace la apertura de las propuestas técnica.
El plazo para el consentimiento de buena pro depende de la cantidad de postores. En este periodo se pueden presentar impugnaciones a diversos items del proceso. El OSCE recibe las impugnaciones y exhorta al área de procesos de selección del MED que atienda dicha impugnación. El MED debe sustentar las razones de elección de la empresa ganadora ganador. Este proceso tarda entre 15 a 30 días. Si no se llegara a una solución se recurre al arbitraje y es la procuraduría y el Tribunal del OSCE quien soluciona el conflicto. Este proceso de impugnación por medio de arbitraje puede tardar hasta 2 años.
Plazo para consentimiento de buena pro es de 10 días. En este período se pueden presentar impugnaciones.
Realizada por el MED y el ganador. Se encarga el área de ejecución contractual de OGA.
Especificaciones
técnicas del material
Aprobación de
especificaciones
técnicas
Solicitud del valor
referencial
Determina el
Valor referencial
Solicitud de certificación presupuestal
Certificación presupuestal
Conformación de comité
Área de procesos de selección (unidad de OGA)
Elaboración y aprobación de las bases
Emisión de Resolución para iniciar el proceso
Antes de que la Unidad de Presupuesto emita la Certificación Presupuestal (CP) debe verificar la inclusión del monto asignado en el POI y dar su aprobación de acuerdo a ello. La emisión de la certificación ahora tarda entre 5 y 7 días debido a esta reciente disposición emitida hace dos meses. Anteriormente, el proceso tardaba hasta 5 días.
Para continuar el proceso, presupuesto envía a OGA la CP con copia al área usuaria.
Alerta: Demora en la obtención del Valor Referencial (VR) puede ser de hasta 3 meses.
Es más fácil obtener cotizaciones si el bien a adquirir es recurrente. Cuando se trata de material nuevo, la cotización puede tardar entre 2 y 3 meses. Ante esto Abastecimiento insta al AU a solicitar un servicio para la definición del valor referencial que se constituirá como una fuente más para establecer el VR. Para obtener el VR se necesita al menos dos fuentes. La empresa realizará la estructura de costos en un periodo de 10 a 15 días calendario. Si a esto incluimos las actividades preparatorias para la ejecución de este servicio, este estudio puede tardar un mes.
El comité especial está conformado por un representante del área usuaria y dos representantes de la unidad de Abastecimiento. El comité está formado por titulares y suplentes en igual cantidad.
Este paso puede realizarse paralelamente junto con el envío de los TdR para la CP o cuando se solicita la inclusión en el PAC.
El área de procesos de selección solicita a OGA la aprobación de expediente y del Comité Especial con resolución jefatural.
Conformado el comité se procede a la elaboración de las bases y se solicita a OGA la aprobación de bases. Suele tardar dos días utiles.
Alerta:
Cualquier error en el tipeo podría impedir identificar el clasificador de gasto.
Alerta:
Para evitar congestión de los procesos, se debería empezar a trabajar desde octubre 2012 las especificaciones técnicas a fin de tenerlas listas en noviembre y dar inicio a la solicitud del valor referencial, de este modo la convocatoria al proceso de adquisición de materiales podría salir este año.
La dirección del área usuaria otorga el visto bueno a las especificaciones elaboradas los especialistas de materiales y de currículo.
Elaboración de solicitud es enviada a Abastecimiento.
Dos opciones:
Adquisición del material como bien final: El MED establece las especificaciones técnicas y las empresas elaboran un muestra en función a ellas. En este caso el MED cautela la calidad pedagógica.

MED elabora el material y solo contrata impresión: El equipo técnico toma su tiempo para la elaboración completa del material, una vez llegado a una versión final, se entrega el CD a la empresa de impresión para la producción del material indicándole el tiraje, tipo de papel, encuadernación, etc.
Abastecimiento solicita a las empresas existentes el mercado la cotización del bien en función a las especificaciones técnicas señaladas. El tiempo de respuesta es establecido por el MED pero no todas las empresas responden en los plazos previstos.
Abastecimiento puede solicitar reajustar las especificaciones técnicas (ET) como producto de las consultas recibidas por parte de las empresas proveedoras. Algunas empresas no cotizan y de todos modos se presentan al concurso.
Alerta:
Incluir el proceso dentro del POA (elaborado comúnmente el año anterior desde los meses de junio-julio).

Si el proceso no está incluido en el POA se solicita a OGA la inclusión al Plan Anual de Contrataciones (PAC). Esta inclusión se aprueba con Resolución de Secretaría General y no es inmediata. Normalmente el área de programación suele esperar que se acumule otras solicitudes de inclusión de una unidad ejecutora para recién derivarlo a Secretaría general y englobar dichas solicitudes de inclusión al PAC en una sola resolución.
Área Usuaria
Ejecución contractual se encarga de generar la orden.
Alerta Evaluación de propuestas:
En las adquisición de bienes finales, el Comité evalúa las muestras así como los expedientes completos. En esta evaluación interviene el área usuaria. Si se tratara de un servicio de solo impresión del material o de transporte el Comité solo tiene que evaluar los expedientes en un plazo de 4 o 5 días para evaluar. El tiempo aumenta en el caso de adquisiciones finales, llegando a tardar hasta 10 días porque también se terceriaza la evaluación a otra entidad, a quien también se le ha convocado por un procesos de menor cuantía.
Periodo de ejecución del servicio
Nace desde los términos de referencia y depende del material a producir. Existe un equipo de supervisores del proceso de producción que esta conformado por representantes del AU o puede ser un servicio de terceros (consultoría)
Almacén y el área usuaria dan tanto la conformidad de ingreso como la conformidad técnica-pedagógica del material. Si no es satisfactoria se debe levantar las observaciones.
Cuando se tiene la conformidad se solicita a Abastecimiento la elaboración del Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA).
Adjudicado el transporte de los materiales, la empresa es informada sobre la fecha de recojo del material para la distribución a los departamentos. Se lleva la PECOSA, el acta de entrega y guÍas de remisión a las UGEL.
Existen 213 UGEL a nivel nacional y son quienes reciben el material. Los encargados de la recepción son el responsable de abastecimiento de la UGEL, el director de la UGEL o a quien el designe. Esta persona revisa el material recibido y contrasta con la información de la PECOSA que luego de ser firmada es devuelta al transportista para su entrega junto con las guías de remisión. La UGEL se queda con el material, una copia de la PECOSA y las actas de entrega.
Alerta: Plazos de devolución de PECOSA y guías de remisión.
Los niveles de Inicial, primaria y secundaria tienen zonificaciones distintas para la distribución del material. El tiempo aproximado de entrega es de 25 días (para Loreto, la zona más distante) y 15 días (para Lima, la zona más cercana).
La UGEL elabora su comprobante de salida del material y junto con el acta de entrega hace llegar el material a todas las IE a su cargo.
En la IE el director firma el acta de entrega y el comprobante de salida de la UGEL. Las actas de entrega son devueltas al MED por intermedio de las UGEL.
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