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Organigramma

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by

Andrea Facchinelli

on 18 February 2014

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Transcript of Organigramma

ORGANIGRAMMA
L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un’Azienda, ove sono posti in evidenza gli organismi mediante i quali si sviluppa l’attività aziendale ed i legami, d’ordine gerarchico e/o funzionale, che uniscono in modo opportuno i vari organismi così da rendere il loro funzionamento rapido, sicuro ed efficace.
L’organigramma è completato da un manuale (mansionario) nel quale si illustrano in modo dettagliato i compiti assegnati a ciascun ente o persona ed i rapporti ed i legami gerarchici, funzionali e di cooperazione con gli altri enti e/o persone.
ORGANI DIRETTIVI
Grandi Aziende
Piccole
medie Aziende
Dal Presidente dipende un membro del Consiglio d’Amministrazione che ha il titolo di Amministratore Delegato, la cui funzione è quella di studiare, d’accordo col Presidente, i programmi generali dell’Azienda, gli obiettivi da raggiungere ed i mezzi per attuarli.
Se l’Azienda è costituita sotto forma di Società vi sarà a capo un Consiglio d’Amministrazione (con un Presidente) eletto dagli Azionisti che risponde dell’andamento generale della Società: compila i bilanci, assegna i dividendi, propone gli aumenti o le diminuzioni del capitale sociale, autorizza le spese di miglioramento, ammodernamento e ampliamento degli impianti, nomina i Dirigenti di grado elevato, ecc.
Il Collegio Sindacale ha il compito di controllare se tutte le registrazioni contabili, i bilanci, ecc. rispondono al vero).
Nelle piccole/medie aziende la gestione programmatica dell’azienda dipende dal Titolare e dal Direttore Generale da lui nominato (che nelle aziende grandi dipende direttamente dall'Amministratore Delegato), che ha il compito di attuare, coordinare e controllare l’andamento tecnico, economico e finanziario dell’Azienda.
COLLEGIO
SINDACALE

CONSIGLIO
AMMINISTRAZIONE

DIRETTORE
GENERALE

TITOLARE
AMMINISTRATORE
DELEGATO

PRESIDENTE

Tratta tutti gli affari correnti e riservati indicati dal Direttore Generale, dall’Amministratore Delegato (o Titolare) e dal Consiglio d’Amministrazione. Dell’ufficio fanno parte dei legali con compiti di consulenza e di tutela degli interessi dell’Azienda nelle controversie che possono insorgere tra essa ed i suoi clienti e fornitori.
Sono alle dirette dipendenze del Direttore generale
1. SEGRETERIA GENERALE
- cura l’organizzazione del personale;
- studia i moduli e gli stampati per rendere più semplici e spediti i rapporti fra gli Uffici e le Officine;
- emette le norme che regolano lo svolgimento delle varie attività.
2. UFFICIO
ORGANIZZAZIONE
TECNICA
3. UFFICIO PERSONALE
- assume e licenzia il personale;
- mantIene buoni rapporti fra la Direzione ed i dipendenti;
- segue da vicino gli elementi migliori allo scopo di poter creare una riserva di futuri capi Reparto, capi Officina, ecc.;
- promuove l’istruzione, la formazione e l’aggiornamento di tutti i dipendenti per mezzo di corsi esterni o interni all’Azienda, onde migliorare il loro rendimento;
- tutela gli interessi dell’Azienda nelle relazioni con le organizzazioni sindacali;
- indica alla Direzione Generale la «politica sindacale» da seguire e il sistema retributivo più razionale da adottare.
DIRETTORE
GENERALE

DIRETTORE
COMMERCIALE

DIRETTORE
TECNICO

DIRETTORE
AMMINISTRATIVO

Per mercato si intende una zona fisica di territorio costituita dall’insieme di persone (o di imprese) che utilizzano un prodotto o un servizio o che sono suscettibili di utilizzarli.
Le ricerche di mercato consistono quindi nel raccogliere ed interpretare i dati e le informazioni che permettono di stabilire in anticipo la capacità di assorbimento del mercato, i prodotti desiderati dai probabili clienti, l’eventuale prezzo di vendita, ecc.
In linea generale le ricerche di mercato sono tanto più importanti quanto più la produzione è indirizzata al consumatore e quanto più la gamma dei prodotti in concorrenza è poco differenziata.
Ricerche
di mercato
Vendita prodotti stipulazione contratti
Si prefigge i seguenti scopi:
a) vendere la maggior quantità possibile di prodotti;
b) conquistare nuovi mercati e nuovi clienti.
Si avvale delle informazioni che riceve dal ramo «ricerche di mercato» e della collaborazione degli Agenti, dei Rappresentanti e dei Commissionari dell’Azienda che risiedono nelle zone in cui i prodotti sono venduti.
Redige le offerte, conduce le trattative con i clienti e stipula i contratti.
I contratti importanti sono sottoposti in visione all’Ufficio Legale, il quale appartiene alla Segreteria Generale dell’Azienda, e quindi firmati, di regola, dall’Amministratore Delegato e/o dal Direttore Generale.
Amministrazione vendite
- evade la corrispondenza commerciale;
- paga le provvigioni da corrispondere agli Agenti ed ai Rappresentanti;
- tiene aggiornate le statistiche delle vendite allo scopo di avere una visione generale che consenta di conoscere dove, quando, e a che prezzo sono stati venduti i vari prodotti della Ditta;
compila la commessa base (elenco dei componenti necessari per formare un prodotto finito)
Preventivi
L’ufficio Preventivi calcola il costo di produzione ricevendo:
a) dall’Ufficio Progettazione i disegni costruttivi e l’elenco dettagliato dei materiali occorrenti per eseguire il progetto;
b) dall’ufficio Approvvigionamenti i costi sul mercato dei materiali occorrenti;
c) dall’Ufficio Analisi Tempi il costo della mano d’opera necessaria per eseguire il lavoro;
d) dall’Ufficio Contabilità Industriale le spese generali che gravano sul prodotto da costruire;
e) dall’ufficio Analisi Costi i consuntivi di costruzioni similari, che possano servire di guida e di controllo per la nuova produzione.
COSTI DI PRODUZIONE
L’Ufficio Preventivi calcola il prezzo di vendita aggiungendo al costo di produzione:
- l’utile che si desidera o che si ritiene di poter realizzare;
- le spese che presumibilmente si dovranno sostenere durante il periodo di garanzia;
- le eventuali spese di montaggio sul posto, di trasporto, di assicurazione, di imballaggio, ecc.;
- le spese per sopralluoghi, consulenze, propaganda, ecc;
- le provvigioni che si debbono corrispondere ai Rappresentanti.
PREZZI DI VENDITA
1. Ricerche di mercato
2. Vendita dei prodotti e
stipulazione dei contratti
3. Amministrazione delle vendite
4. Preventivi:
calcolo dei costi di produzione e
calcolo dei prezzi di vendita
Fa eseguire razionalmente ai propri Uffici e ai Reparti dipendenti lo studio, la preparazione, la distribuzione, l’esecuzione, il collaudo e la contabilizzazione del lavoro.
Gli Uffici produzione hanno il compito di fornire le direttive e di coordinare le attività al fine di predisporre tutto ciò che occorre per costruire il prodotto nella quantità richiesta, del tipo prestabilito e con i metodi più economici.
Appartengono agli Uffici produzione:
a) l’Ufficio tecnico d’officina;
b) l’Ufficio analisi tempi;
c) l’Ufficio programmazione lavori.
Uffici produzione
Ufficio program-mazione lavori
Ufficio analisi
tempi
Ufficio tecnico d’officina
Per farlo studia:
- i programmi di produzione dettagliati da svolgere in ciascun Reparto;
- il carico delle macchine operatrici (quali lavori vi dovranno essere eseguiti, la loro durata e l’ordine di precedenza, in modo da avere una chiara visione del grado di saturazione del lavoro nei Reparti e di ogni singola macchina);
- l’ordine all’Ufficio approvvigionamenti perché acquisti i materiali occorrenti, precisando la data entro la quale dovranno pervenire all’Azienda;
- la compilazione degli ordini di lavorazione dettagliati per ciascun Reparto, onde essi siano in grado di eseguire il lavoro assegnato;
- il controllo dell’avanzamento delle lavorazioni nelle varie fasi, affinché avvengano secondo il programma prestabilito.
Redige il PIANO DI PRODUZIONE
L’analisi dei tempi ha il compito di determinare i tempi di lavorazione stabilendo gli standard di produzione necessari per il calcolo del costo dei prodotti, in relazione alla mano d’opera, alle macchine, ai programmi di lavoro, ai tempi di
consegna.
Questo compito presuppone l’esatta conoscenza di tutti i mezzi esistenti in officina con le loro caratteristiche di funzionamento, manovra, precisione, ecc.
Allo scopo l’U.T.O. deve possedere quanto segue:
una planimetria aggiornata dei reparti di produzione, con l’indicazione dell’ubicazione delle macchine, delle linee elettriche, del gas, ecc.
il catasto macchine aggiornato; per ciascuna macchina è compilata una scheda macchina nella quale sono indicate le principali caratteristiche (l’anno di acquisto, le prestazioni che la macchina può fornire, la potenza assorbita dai motori elettrici, il grado di precisione che si può ottenere nelle varie prestazioni, il costo iniziale, le spese generali gravanti sulla macchina, gli ammortamenti, le velocità in funzione delle quali si possono rilevare i tempi, un elenco degli utensili e degli strumenti di misura in dotazione).
Determina quindi il ciclo di lavorazione, cioè la successione cronologica delle varie operazioni atte a trasformare la materia prima in stampato finito: da esso dipende l’economia globale della produzione.
Uffici di controllo
materiali e collaudo
Ufficio controllo materiali
Esegue, con la collaborazione dei laboratori, le prove sui materiali «in arrivo» per accertare che le loro caratteristiche corrispondano a quelle stabilite nei contratti stipulati con i fornitori.
A titolo di esempio, la carta con le caratteristiche richieste (grammatura, formato, colore, grado di bianco,ecc. ad esempio secondo norma ISO 12647/2)
Ufficio collaudo
Esegue i controlli (generalmente dimensionali e colorimetrici) sui semilavorati e sul prodotto finito.
Studia se vi è la convenienza di procedere al controllo statistico della qualità (es. sappiamo che durante una tiratura esistono sempre minimi scostamenti tollerati regolari dalle norme e dagli “usi e consuetudini” di settore).
Reparti
produttivi
Nei quali avviene la trasformazione delle idee in progetti esecutivi, delle materie prime in semilavorati o prodotti finiti.
PROGETTAZIONE
PRESTAMPA
STAMPA
POSTSTAMPA
Servizi vari
Permette alla Direzione Generale di avere una visione completa dell’andamento dell’Azienda,
allo scopo di poter intervenire efficacemente e tempestivamente con eventuali azioni correttive sui lavori in corso e di poter programmare le nuove produzioni con l’ausilio dei dati aggiornati delle lavorazioni precedenti.
Effettua sinteticamente l’analisi amministrativa dell’Azienda mediante la determinazione dello stato patrimoniale.
Questo ufficio pertanto compila i bilanci, mantiene i rapporti con le banche, si occupa dei finanziamenti, delle tasse,
delle assicurazioni, ecc., emette le fatture, cura le riscossioni e dispone per i pagamenti.
Ha inoltre il compito importantissimo di eseguire programmazioni finanziarie a breve, a medio e a lungo termine, per permettere alla Direzione Generale di effettuare previsioni budgetarie.
Ufficio contabilità generale e finanziaria
Affronta l’aspetto più propriamente economico della gestione mediante un esame approfondito dei risultati, già determinati sinteticamente dalla contabilità generale e finanziaria.
Questa analisi deve permettere l’individuazione dei costi e dei ricavi aziendali, stabilendone le modalità di formazione, le aree di pertinenza, le responsabilità.
Ufficio contabilità
industriale
Pertanto questo ufficio ha i compiti di:
- fornire alla Direzione Generale i costi di produzione di ciascuna Sezione, Officina e Reparto e le spese di ciascun Ufficio;
- calcolare le spese generali e stabilire le percentuali ditali spese che debbono gravare sui costi della mano d’opera di ciascuna Sezione, Officina e Reparto;
- amministrare i magazzini (inventari, aggiornamenti dei valori dei materiali e delle merci secondo le oscillazioni dei prezzi di mercato, ecc.);
- preparare le paghe da corrispondere al personale salariato.
Ufficio analisi costi
Determina analiticamente il costo di ciascun prodotto, in modo da poter rilevare se vi sono state perdite od utili nella vendita (e per farlo utilizza tra le altre cose le commesse compilate).

L’Ufficio analisi tempi, attraverso lo studio dei dati forniti da questo Ufficio, ha il modo di rilevare le eventuali discordanze dai tempi da esso previsti in sede di programmazione, per risalire alle cause e porvi rimedio.
Ufficio

acquisti
Provvede ad acquistare sul mercato tutto ciò che occorre per il funzionamento dell’Azienda, al prezzo più conveniente possibile, nella quantità ed alle date stabilite dalla programmazione.
Le macchine, i mezzi di trasporto, ecc. vengono acquistati in seguito ad ordine ricevuto dalla Direzione su proposta delle Sezioni interessate.
I materiali ed i manufatti necessari alla fabbricazione del prodotto sono ordinati su richiesta dell’Ufficio programmazione.
L’utensileria ed i materiali di consumo (acetilene, ossigeno, combustibili, lubrificanti, ecc.) sono ordinati su richiesta del magazzino.
L’ufficio acquisti ha inoltre i seguenti compiti:
a) tenersi aggiornato sui prezzi di mercato dei vari materiali al fine di «tendere» a prevederne le oscillazioni;
b) tenersi sempre aggiornato sulle scorte di magazzino e procedere allo studio statistico dei consumi per periodi più o meno lunghi di tempo, alfine di poter acquistare i materiali non solo tempestivamente ma alle migliori condizioni dimercato;
c) tenere aggiornato lo schedario dei fornitori, anche quelli non abituali, al fine di poterli interpellare in caso di bisogno per sentire da alcuni di essi il costo e le condizioni di vendita dei vari materiali.
Servizio economie
Ha il compito di sorvegliare, controllare e segnalare che non vi siano sprechi nell’uso dei materiali di consumo.
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