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comites y subcomites de eventos

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jonathan pineda

on 2 October 2012

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Transcript of comites y subcomites de eventos

JENNY LIBERATO
JONATHAN PINEDA
JORGE VALENCIA
KERLY ZAPATA comités de eventos.. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 
Está integrado por los coordinadores de cada comité.

Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.

Así mismo, tiene a su cargo la elaboración coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros. COMITÉ ORGANIZADOR Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos materiales y controla su adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.

Depende directamente del Director General. COMITÉ DE ADMINISTRACION Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

También debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorería para el manejo del dinero SUBCOMITE DE PRESUPUESTO
Y FINANZAS Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos,equipos, materiales y de más implemento necesarios presentados por cada comité.

Todo esto debe contar con el visto bueno del director
. SUBCOMITE DE SUMINISTROS Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones,recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes,avisos de prensa, radio y televisión.

Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.

El elemento que mas se utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se condensa toda la información que tiene por objeto orientar al publico para su participación y asistencia al evento.

Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general. La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.

Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes

El instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza mayor de una inscripción o pago y realizado con la debida anticipación. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES Tiene como función fundamental atender de forma permanente todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.
Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, del hotel,recibir a los invitados y conferencistas,debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y documentación.

A los invitados se les entrega su tarjeta de alojamiento y se acompañan al hotel cuando vienen de otras ciudades o países. Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

Integrantes del Comité organizador,comités y subcomités

Integrantes de la mesa directiva

Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento SUBCOMITE DE INFORMACION
Y DOCUMENTACION SUBCOMITE DE DIVULGACION,
PROMOCION Y PUBLICIDAD SUBCOMITE DE RECEPCION
Y ALOJAMIENTO Itinerarios y tarifas de transportes,realizar las reservas de regreso

Relación total de los servicios disponibles del evento

Mediante listado controlar la entregad e documentación que se maneje en el evento
Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.

Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo

Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en cuenta su profesión,titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos SUBCOMITE DE INFORMACION
Y DOCUMENTACION Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones

Elaborar en detalle el manual defunciones, presentarlo para aprobación y solicitar al comité secretarial su elaboración y luego distribuirlo a los diferentes comités para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar. SUBCOMITE DE INFORMACION
Y DOCUMENTACION En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas,himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.
En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles,eclesiásticas y militares, el envío dela tarjeta de invitación y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad. SUBCOMITE DE PROTOCOLO
Y ACTOS SOCIALES SUBCOMITE DE INFORMACION
Y DOCUMENTACION cuando nadie cree en ti,
tu eres el unico capaz de demostrar lo contrario. podran quitarnos el sueño,
pero nunca las ganas de suguir soñando. las espectativas no son nada,la voluntad lo es todo.
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