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SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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on 25 April 2014

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Integrantes:
Sistema de Control Administrativo
El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes.
5. Evaluación y aplicación de la acción correctiva
4. Especificación de flujo de información
IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo

Cantidad:
se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

Tiempo:
se controlan las fechas programadas.

Costo:
como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

Calidad
se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.
OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTROL ADMINISTRATIVO
Controles utilizados
Tipos de Control
Por ejemplo:

El empleado de almacén
escanea
la etiquetas de la ropa vendida, avisa a los gerentes de mercancías que prendas deben reponerse, o del vendedor de campo que, en su computadora portátil, captura información relacionada con las necesidades o los problemas cambiantes de los clientes.
flexibilidad
suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.


Información precisa
y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional.

Información oportuna
a los gerentes, porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso.
Características Sistema de Control Eficaz
Sistema de Control Administrativo se compone:

Sistema informal

está compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados

Sistemas formales
Reglas implícitas, procedimientos, medidas de desempeño, y planes de incentivos que guían el comportamiento de sus gerentes y otros empleados. A su vez de varios sistemas por ejemplo:
Sistema Contable
proporciona información de costos, ingresos y utilidad.
Sistemas de Recursos Humanos

Ofrecen información sobre reclutamiento, capacitación, ausentismo y accidentes.
Sistemas de Calidad
proporcionan información sobre rendimiento, productos defectuosos y entregas tardías a los clientes.
TÉCNICAS DE INFORMACIÓN
Han revolucionado los sistemas de control porque
facilitan
el
flujo ascendente y descendente
de información precisa y oportuna a toda la jerarquía organizacional, así como a funciones y divisiones.

Los sistemas de control e información se implementan
para medir el desempeño en cada etapa del proceso de transformación de los insumos en bienes y servicios terminados.



DIAGNOSTICAR
COMUNICAR
MOTIVAR

1. Definición de los resultados deseados

Se refiere a los
objetivos
fijados por la administración, los cuales deben ser
claros, medibles, cuantificables y alcanzables.

Por ejemplo, que se desea que el rendimiento sobre la inversión sea de 20% con un margen de 10% y una rotación de 2 meses.
2. Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados

Determina con anticipación las deviaciones respecto a lo planeado y
corregir

oportunamente

las fallas
, ayudarán a la obtención de los resultados deseados.

Por ejemplo, si se prevé un cambio en los sueldos, se puede asegurar que ello implicará un nuevo gasto. Un contrato de compra de materiales va a generar costos futuros y de embarque.
3. Determinación de los estándares en función de los resultados deseados

En esta etapa se fijan los
niveles aceptables
para cada indicador en función de los resultados deseados, de manera que se vea simple comparación cuándo se debe aplicar
una acción correctiva
.

Por ejemplo, para el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes no es grave, en principio, para la liquidez de la compañía, pero tres o cinco clientes morosos en un mes ya pueden generar un problema de liquidez.

Factores del Control
Gracias por su atención!!

Catalina Brenes Brenes
Jennifer Marín Valverde
Jairo Zapata Corrales

Son
técnicas
que permiten recaudar información de la organización para posteriormente
tomar decisiones
sobre
planeación y control
, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de la organización.
adam smith
CONTROL

Proceso para asegurar que las
actividades reales
se ajusten a las
actividades planificadas
. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.
Un sistema de control administrativo
contiene
información
financiera
y
no financiera
en cada una de las cuatro perspectivas siguientes:
1. Perspectiva financiera:
Por ejemplo, precio de las acciones, utilidad neta, rendimiento de la inversión, flujo de efectivo de las operaciones y costos por galón de gasolina.

2.Perspectiva del cliente:
Por ejemplo, satisfacción del cliente, tiempo invertido en responder a las preguntas de los clientes respecto a los productos, compras repetidas de los clientes y participación en el mercado en segmentos clave.




PLANEACIÓN
Proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

CONTROL ADMINISTRATIVO
Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.
Sin control se tiende al caos y al no cumplimiento de las metas propuestas
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
3. Perspectivas de proceso interno:
Por ejemplo, entrega de gasolina a tiempo desde las refinerías hasta las gasolineras, calidad de la gasolina, tiempo de inactividad en la refinerías, número de días perdidos por accidente y problemas ambientales, velocidad del servicio en las gasolineras, amabilidad de los empleados y abastecimiento de las tiendas de conveniencia.

4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento:
Por ejemplo, satisfacción de los empleados, ausentismo, capacidad de los sistemas de información y número de proceso con retroalimentación en tiempo real.
Control preliminar:
antes de iniciar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas.

Control concurrente:
Fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades

Control de retroalimentación:
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Gran parte del
éxito
de un sistema de control administrativo depende de la
forma
en que se
maneje la información
.
Es necesario contestar tres interrogantes:
¿A quién se va informar?
¿Cuándo se va informar?
¿Cómo se va informar?

Se analizan los indicadores para detectar las fallas.

Se proponen acciones correctivas analizando “ventajas” y “devestajas” de cada una de ellas.

Se aplican las acciones seleccionadas

Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse parcialmente a fallas mecánicas, pero el problema grave puede ser que el personal actual no este capacitado o motivado.
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