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DIAGNÓSTICO

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Alberto Vivero

on 20 April 2015

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DIAGNÓSTICO
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
MCA

Entrega de Departamento de Compras MCA
Segunda Semana del mes

Cada Tienda tendrá que elaborar la solicitud del material que no está en la carga que elabora Compras MCA.
Envío a Gerentes regionales el presupuesto del mes, menos las compras por stock y saldo con el que cuenta la tienda para hacer la solicitud de la lista  de material que requiera (solo con lo que sobra de su presupuesto con el fin de cubrir el presupuesto por tienda) 
Ahorro 2015
En este rubro ya están negociados los precios 2015, optimizare los materiales para ahorrar el
4%
en el presupuesto anual sin castigar el abasto para las tiendas, revisando los inventarios de productos de MCA que verdaderamente requieren las tiendas ya que existen materiales de sobra en cada una de ellas.
Estos indicadores se asociarán con la planificación anual mediante su seguimiento, se establecerán los controles en el departamento a través de las siguientes acciones:

Realizar Informes mensuales demostrando los avances de ahorro

Ejercer control del presupuesto mensual en base a las compras

Realizar análisis profundo del seguimiento entradas en CD

Actualizar los procedimientos de compras MCA en todas las tiendas para optimizar resultados en la operación final

Implementar la certificación de proveedores, nivel de cumplimiento de entregas

Optimizar las Entregas de suministros de operación en tiempo y en forma

Identificar y movilizar material obsoleto del inventario para su venta

Establecer ciclos reales de operación del departamento de compras MCA
Operación
Tercer semana   
                             
Seguimiento de entregas de proveedores y Centro de distribución.



Siguiendo esta forma de trabajar en conjunto con los Gerentes, las tiendas y este departamento tendremos mejor comunicación y servicio para todos, cubriendo las necesidades reales de las tiendas y no existirá desabasto de material para la operación.
 Por otro lado no existirán excepciones de presupuesto solo en caso de urgencia.

Panorama de compras actuales
Compras con problemas de abastecimiento por falta de seguimiento en las entregas y comunicación con los proveedores, ya que existen ordenes de compra sin entrega desde el mes de Febrero.
El tiempo para liberar el presupuesto es muy largo hasta 10 días a partir de la entrega.
El tiempo de autorizaciones de ordenes de compra es largo dependiendo del monto, por general son pedidos de bolsas.
A partir del 16 de Abril recibo el departamento de compras MCA con los siguientes avances:
Carga masiva del mes de Marzo para entrega en Abril
Solicitudes de compra aprobadas/validas del mes de Marzo
Solicitudes de compra con error de presupuesto ( Sin revisión, sin seguimiento )
Solicitudes de compra abiertas (Solicitudes que no son válidas y que están en el sistema sin seguimiento de entregas o cancelación)
Sin catálogo de proveedores solo directorio de contactos

Última semana del mes anterior a la carga

             
Entrega de presupuesto
Estimado de compra de productos de
Stock
(Aquí podré tener comunicación con las tiendas para el llenado de la carga en base a las necesidades reales de la operación, las tiendas que no me llamen es porque estarán de acuerdo con lo que compras les asigne)
El estimado de compra de
Stock
se llevará a cabo en base al presupuesto asignado por tienda, con prioridad en la asignación de Bolsas.
Primer semana del mes

Liberación de Presupuesto (Hasta que este liberado el presupuesto enviare la carga mensual)
Envío a Sistemas: carga Masiva, la cual se correrá ya  liberado el presupuesto para que no existan Solicitudes con error en presupuesto.
Envío de Folios generados por la carga para el seguimiento con Logística a Gerentes Regionales y CD
Catálogo de proveedores
Desarrollo de catálogo de proveedores digital con ayuda del departamento, revisar contratos para las penalizaciones de entrega, fianzas de cumplimiento, créditos, visitas, documentación.
Presupuesto
El presupuesto para MCA se autoriza en base a la petición de lo que se establece en este departamento, revisare algunas tiendas donde existe presupuesto en gastos que no tiene que ver con la operación de la misma.

E presupuesto se manipulara en base a las necesidades de las tiendas, ya que existen cuentas que el presupuesto es muy alto y en las que verdaderamente se necesita siempre se tiene que pedir excepción de compra, por este motivo trabajare en base a este dato.
Sin seguimiento de entregas de órdenes de compra por parte del área, existen pedidos sin entrega desde el mes de Febrero no existe un control de los mismos.
No hay mucha comunicación por parte de Compras y centro de Distribución ya que no le solicita inventarios, entregas de material a tiendas, información de solicitudes y ordenes de compra cerradas
Sin archivos de cotizaciones actualizados impresos
Sin comunicación de presupuestos contra compras por parte de esta área a los gerentes regionales y de tiendas.
Indicadores de claves de desempeño
KPI`S
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