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Recepción de Materias Primas, Productos y Materiales

Divulgación del PBO-LO-0003 versión 05
by

Karedy Cohen

on 22 January 2013

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Transcript of Recepción de Materias Primas, Productos y Materiales

RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS Y MATERIALES PBO-LO-0003 versión 05 RESPONSABILIDADES PROCEDIMIENTO: OBJETIVO: ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los tipos de mercancías que se reciben en Almacén de Laboratorios Sued, S.R.L. de suplidores o del departamento de Producción. Tiene alcance a los departamentos de Logística, Producción, Aseguramiento, Control de Calidad y Compras. 1. Encargado de Almacén
2. Inspector de Almacén
3. Responsables y Auxiliares de cada almacén
4. Gerente de Logística
5. Contador Artículos Misceláneos: Todo artículo gestionado con orden de compra que no esté codificado y no sea objeto de almacenaje en los espacios del almacén. Estos incluyen materiales gastables y equipos Establecer los requisitos para la recepción de materias primas, materiales y productos en el Almacén de Laboratorios Sued, S.R.L., ya sea de suplidores o del departamento de Producción. Encargado de Almacén - Cumplir con lo descrito en este procedimiento
- Velar porque los Responsables y Auxiliares de cada almacén realicen sus actividades cumpliendo con lo descrito en este procedimiento Inspector de Proceso de Almacén Revisar los procesos de recepción de materias primas, materiales y productos y verificar que estos se realicen de acuerdo a los lineamientos de este procedimiento Responsables y Auxiliares de Almacén - Recibir y verificar las materias primas, materiales o productos de acuerdo a este procedimiento
- Informar a Control de Calidad de la llegada de materias primas y materiales para el muestreo y análisis de estos Gerente de Logística - Velar por el cumplimiento de este procedimiento
-Autorizar/Rechazar diferencias en las cantidades recibidas de materias primas y materiales Contador de Costos Verificar los informes de Entrada de Mercancías DNCD: Dirección Nacional de Control de Drogas Graneles: Producto en proceso que aún no ha sido dispuesto en su envase primario. Ejemplo: tabletas, cápsulas, entre otros. Producto en Proceso: producto que se encuentra en su envase primario pero que aún no se ha completado su empaque final Producto Terminado: Producto que se encuentra completamente acondicionado en su empaque final y está listo para su venta DEFINICIONES: Generalidades... Recepción de Materias Primas y Materiales de Suplidores Generalidades Cada tipo de mercancía debe ser recibida por el Responsable del almacén correspondiente o su Auxiliar, sin embargo también pueden ser recibidos por el Encargado del Almacén o quien el designe.

En el caso de las mercancías de origen local, se debe hacer la recepción y verificación en presencia del proveedor. Si algo no corresponde a lo solicitado se notifica al Gerente de Logística, quien determinará si se recibe o se rechaza.

El Gerente de Logística se encargará de investigar con el Departamento de Compras las situaciones de diferencias en las recepciones de materias primas y/o materiales recibidos de suplidores, para poder indicar al Encargado de Almacén como proceder si se llega a dar el caso. Generalidades Todas las materias primas que se reciban del suplidor deben venir acompañadas de la factura/conduce y el certificado de análisis.

La Pseudoefedrina Sulfato y Pseudoefedrina HCl (materias primas de control especial) son almacenadas en las instalaciones de la DNCD. En este caso, esta entidad envía una carta informando que han recibido estas materias primas de parte de Laboratorios Sued, S.R.L. con la información de nombre, lote, cantidad, fecha de vencimiento y quién la recibió. Los documentos como factura y certificado de análisis son enviados por correo al Departamento de Compras, quien los entrega al Almacén para el proceso de ingreso al Sistema SAP.

El Check List Recepción de Materias Primas y Materiales (FO-LO-0008) se debe diligenciar por cada lote de materia prima o material recibido. Recepción de Artículos Misceláneos de Suplidor Generalidades Algunos suplidores de materiales de envase y empaque no asignan números de lote a sus materiales, en estos casos se coloca un número de lote interno, asignado automáticamente por el sistema SAP.

No se podrá recibir ninguna mercancía sin que se haya generado una orden de compra.

Cada vez que se reciben embalajes averiados deben tomarse fotos del mismo para fines de reclamación, y estas fotos se hacen llegar al departamento de Compras.

El Inspector de Proceso de Almacén es la persona encargada de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para los diferentes procesos de recepción que se describen en este procedimiento. Recepción de Materias Primas 1. La materia prima recibida venga acompañada de la factura/conduce. En caso que no se tenga este documento, se retiene la materia prima hasta que se reciba, entonces se podrá completar la recepción. Recepción de Materias Primas 4. El (los) contenedor (es) se encuentren identificados en su totalidad y presenten como mínimo: descripción, lote, fecha de vencimiento, cantidad, suplidor o fabricante. Esta información debe coincidir con el certificado de análisis. Si los contenedores no se encuentran bien identificados o hay diferencias con el certificado de análisis la materia prima no se recibe.

5. La fecha de vencimiento esté todavía en vigencia. Para materias primas con más de 1 año de vencimiento, se deben recibir con mínimo un año de vigencia. Para materias primas que solo tengan 1 año de vencimiento se recibirán con mínimo 6 meses de vigencia. Si hay diferencias se consulta con la Gerente de Logística para que indique si se puede recibir o no. Recepción de Materias Primas y Materiales de Suplidores: Cuando es anunciada la llegada de materias primas o materiales de un suplidor, en caso de no traer la orden de compra, el Encargado de Almacén o el Digitador la imprime directamente del sistema SAP y la entrega a quien va a realizar la recepción de la mercancía. Recepción de Materias Primas 6. El contenedor se encuentre libre sustancias extrañas, sin abollar, no esté roto, ni mojado y bien cerrado. Si se reciben contenedores en estas condiciones, se debe hacer una entrada individual para ese contenedor, con lo cual le queda asignado un Número de Recibo exclusivo en el sistema SAP. Esto para fines de trazabilidad.

7. Si la materia prima requiere condiciones especiales de manejo de temperatura o luz, que éstas no se hayan violentado durante el transporte. De comprobarse que dichas condiciones fueron alteradas no se puede recibir la materia prima. Recepción de Materiales de Envase y Empaque 1. Los materiales como mínimo vengan acompañados de la factura/conduce. Algunos suplidores envían el certificado de análisis con los materiales. En caso que no se tenga la factura/conduce se retiene el material hasta que se reciba dicho documento, entonces se podrá completar la recepción.

2. Los contenedores se encuentren identificados en su totalidad y presenten como mínimo: descripción, cantidad, suplidor. Si se recibe certificado de análisis verificar que corresponda al material recibido. Si los contenedores no se encuentran bien identificados o hay diferencias con el Certificado de Análisis el material no se recibe.

3. La descripción y cantidad coincidan entre la orden de compra, la factura y físicamente lo recibido. Las diferencias en la cantidad por fuera del ±10% se comunican al Gerente de Logística para que indique si se puede recibir o no. Si la descripción no corresponde, el material no se recibe.

4. Los contenedores se encuentren libre de sustancias extrañas, sin abollar, no estén rotos, ni mojados y bien cerrados. Si se reciben contenedores en estas condiciones, se debe hacer una entrada individual para ese contenedor, con lo cual le queda asignado un Número de Recibo exclusivo en el sistema SAP. Esto para fines de trazabilidad. 2. La materia prima venga acompañada del Certificado de Análisis. En caso que no se tenga este documento, se podrá recibir la materia prima e ingresarla en el sistema SAP, pero se tendrá retenida para muestreo hasta tanto se reciba el certificado.
3. La descripción y cantidad coincidan entre la orden de compra, la factura y físicamente lo recibido. Las diferencias en la cantidad por fuera del ±10% se comunican al Gerente de Logística para que indique si se puede recibir o no. Si la descripción no corresponde, la materia prima no se recibe. - Si todo lo revisado cumple, se procede a sellar y firmar la factura avalando el recibo de la mercancía: -Limpiar el exterior del embalaje con la ayuda de un paño, luego sanitizar con un rociador conteniendo alcohol isopropílico al 70% y trasladar al Almacén de Cuarentena

-Con la información de la factura y el certificado de análisis, el Digitador ingresa la materia prima o material recibido en el Sistema SAP: nombre del proveedor, número de la factura, número de lote y fecha de vencimiento. Si hubo diferencias en la cantidad recibida respecto a la orden de compra, digita la cantidad real recibida a ingresar.

Nota: En el caso de los materiales de empaque no lotificados por el proveedor, se coloca un número de lote interno, asignado automáticamente por el sistema SAP. - El Digitador hace una entrada en SAP por cada materia prima o material recibido, de modo que a cada uno le quede asignado por el sistema un Número de Recibo diferente, para fines de trazabilidad.

- El Digitador genera el Informe de Entrada de Mercancías, el cual contiene la siguiente información:
*Número de informe
*Página
*Fecha
*Hora
*Usuario
*Suplidor
*Número de Pedido (Orden de Compra)
*Código, Descripción, Lote, No. recibo, Almacén, Cantidad, Vence, Unidad y Observaciones
*Comentarios
*Firmas

El Informe de Entrada de Mercancías se genera para todos los ítems recepcionados de una misma orden de compra. Como constancia de la actividad realizada el Digitador firma y sella el informe generado: El Responsable de Almacén correspondiente genera los rótulos de identificación con estatus de CUARENTENA, utilizando el formato Tarjeta de Identificación de Productos y Materiales (FO-AS-0060), conteniendo la siguiente información: Se debe identificar el total de los contenedores recibidos. Las materias primas o materiales permanecerán en el Almacén de Cuarentena mientras son muestreados y analizados por Control de Calidad. Algunas materias primas y materiales podrán permanecer en su sitio final de almacenamiento y no en el Almacén de Cuarentena debido a su volumen, mientras se encuentren debidamente identificados con el estatus de CUARENTENA, de acuerdo al PBO-LO-0005 Manejo y Almacenamiento de Materias Primas, Materiales y Productos Terminados.

Para asegurar que se mantiene la integridad de las materias primas se debe limitar el periodo de tiempo que transcurre en el entorno no controlado (zonas de carga/descarga). Esto es particularmente importante para materias primas sensibles a la temperatura, a fin de garantizar que no han sido sometidas a ninguna demora que las pudiera haber expuesto a condiciones desfavorables. Por tal razón, una vez que las materias primas o materiales llegan a la zona de carga/descarga, se deben transferir al Almacén de Cuarentena dentro de las 2 horas de su recepción, donde cumpla con las condiciones de almacenaje recomendadas por el fabricante o la monografía aplicable. Del proceso anterior se debe conservar como registro de calidad:

- Informe de Entrada de Mercancías
- Check List Recepción de Materias Primas y Materiales por cada ítem recibido.
- Copia de factura/conduce
- Copia de la orden de compra
- Copia del certificado de análisis (si aplica)
- Carta de la DNCD (para el caso de las Pseudoefedrina Sulfato y HCl) Cada departamento debe recibir sus artículos misceláneos. Luego de verificarlos, firmar la factura o conduce y llevarla al Departamento de Compras. En el caso de los artículos que se reciben por almacén, el almacenista notifica al departamento solicitante para que se dirija a la brevedad posible al almacén y apruebe o desestime el artículo que ha requerido, en el supuesto que alguna referencia del mismo no coincida en la factura y orden de compra. Compras registra la factura y la envía al Departamento de Contabilidad, para proceder con el pago. equipos... En el caso específico de los equipos, Compras debe informar al Departamento de Ingeniería para proceder a darle entrada en el inventario de equipos y colocarle su identificación según el procedimiento “Mantenimiento Preventivo de Equipos”(PBO-IG-0001, acápites 5.12 y 5.13). Recepción de Productos y Materiales por Manufactura Productos a Granel y en Proceso Una vez terminada la fabricación de los productos (graneles y producto en proceso), el Departamento de Producción procede a entregar dicho producto al Almacén mediante la Orden de Manufactura correspondiente, indicando la cantidad entregada y respetando la unidad de medida indicada. El Responsable del Almacén de Producto en Proceso o su Auxiliar recibe el producto, verifica en presencia de la persona de producción que le entrega: que el recipiente que lo contiene se encuentre bien cerrado con cinta adhesiva impresa (con la razón social de la empresa) e identificado con el formulario Identificación de Productos en Proceso (FO-AS-0050) completamente diligenciado El Responsable del Almacén de Producto en Proceso/Auxiliar verifica el peso bruto de todos los contenedores y lo compara con el reportado en la identificación. Si encuentra diferencias lo comunica al Supervisor de Producción para que verifique y corrija la información. Una vez termina el proceso firma la orden de manufactura como constancia de recibido conforme. El Supervisor de Producción que hace la entrega firma la orden en constancia de entregado conforme. El Responsable del Almacén de Producto en Proceso/Auxiliar coloca la etiqueta de CUARENTENA en la casilla de Status en todos los contenedores.

Si es necesario despolva los contenedores, y los traslada al Almacén de Producto en Proceso.

Finalmente, procede a ingresar el producto al sistema SAP utilizando la copia azul de la orden de manufactura correspondiente, y la archiva como registro de calidad. Producto a Granel y en Proceso INICIA EL PROCESO DE RECEPCIÓN Productos Terminados Luego de su acondicionamiento, producción ingresa los productos al Sistema SAP en el Almacén de Producción, y genera el informe Entrega de Productos Terminados (original y copia), que contiene:

Fecha y hora
Entrega No.: número del informe asignado por el sistema SAP
Código
Descripción
Lote
Vence
Cantidad
No. de orden
Observaciones: detalle del embalaje
Entregado por: persona de producción que entrega productos
Recibido por: persona del almacén que recibe productos
Comentarios: se anota cualquier detalle a aclarar de la entrega. Productos Terminados El Responsable del Almacén de Producto Terminado/Auxiliar verifica en presencia del Encargado de Empaque:

- Todas las cajas se encuentran completamente identificadas con el formulario Identificación de Producto Terminado (FO-AS-0051)
- Los productos a recibir se corresponden a los descritos en el Informe de Entrega de Productos Terminados: descripción, lote, vence, cantidad.
- Las cantidades de cada producto coinciden entre el Informe de Entrega de Productos Terminados y físicamente. Para esto se cuentan las unidades de embalajes completos y se cuantifica el completivo.
- Todas las cajas deben estar bien selladas con cinta adhesiva impresa. El informe de Entrega de Productos Terminados es el documento con el cual el Encargado de Empaque (Producción) hace la entrega de los productos terminados al Responsable del Almacén de Producto Terminado (Almacén). Productos Terminados Si hay diferencias lo comunica al Supervisor de Empaque para que se realicen las correcciones de lugar.


Finalmente, el personal de almacén traslada físicamente el producto a su sitio final de almacenamiento según el procedimiento “Almacenamiento de Materias Primas, Materiales y Productos” (PBO-LO-0005), y procede a trasladar el producto en el sistema SAP del Almacén de Producción al Almacén de Productos Terminados. NOTA: se debe verificar el peso bruto de las materias primas cuya unidad de empaque sea igual o menor a 100Kg. Para las demás que estén empacadas en peso superior a 100Kg se reportará la cantidad que declara la etiqueta del proveedor. Nota: la cantidad de las cajas, envases e insertos se verifica según lo declarado en la etiqueta del proveedor. La cantidad de las etiquetas se debe verificar por peso. Devoluciones de Materiales y Productos El Responsable/Auxiliar del Almacén recibe la devolución en físico con el Informe de Devolución generado por el Departamento de Producción, y verifica:

1. Que coincida la información del sticker de devolución y el borrador de Informe de Devolución
2. Que el material/producto corresponda al que están devolviendo
3. Que la cantidad sea correcta
4. El estado del material/producto

Si lo anteriormente verificado se encuentra conforme, el Responsable/Auxiliar del Almacén de Materiales firma en la casilla de “Recibido por” del Informe de Devolución en las dos copias, rosada y blanca, y conserva la blanca. Devoluciones Materiales y Productos El Digitador recibe la copia blanca del Borrador de Informe de Devolución y traslada los materiales allí descritos al almacén correspondiente en el sistema SAP: Una vez realiza la transacción, el Digitador imprime el informe Transferencia de Stock como soporte de la transacción realizada, y firma y sella ambos documentos: Devoluciones de Materiales y Productos Del proceso anterior se conserva como registro de calidad el Informe de Devolución. El Informe de Transferencia de Stock es enviado a Aseguramiento para que se adjunte al Batch record del producto.

El Responsable/Auxiliar del Almacén de Materiales traslada y almacena los materiales recibidos de acuerdo al procedimiento Manejo y Almacenamiento de Materias Primas, Materiales y Productos Terminados (PBO-LO-0005).

Si hay materiales codificados se registran en la Bitácora de Materiales Lotificados para Recuperar, diligenciando la siguiente información:
Código, Descripción, Lote, Cantidad.

Los materiales impresos devueltos deben ser inspeccionados y Aprobados por Control de Calidad antes de ser almacenados nuevamente. El Analista de Materiales de Empaque inspecciona los materiales y los aprueba o rechaza según sea el caso.
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