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Copia de Untitled Prezi

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by

Carolina Jacobo

on 30 June 2014

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Transcript of Copia de Untitled Prezi

PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN EL ESTUDIO Y LA DISTRIBUCION DE FUNCIONES
EXAMEN DE LAS ACTIVIDADES EN CONJUNTO
¿Por qué es esto necesario?

¿Corresponde este departamento?

¿Qué se logra con esta actividad?

¿Qué tiempo requiere para ser realizada?

¿Cuáles son las actividades más importantes?

¿Es poco o mucho tiempo el tiempo el que se dedica a ellas?

¿A qué actividades se les dedican más horas/hombres que las que su importancia amerita?

¿Dónde es el mejor lugar, departamento o local para llevar acabo su realización?
OPERACION DE LOS ALMACENES
En la organización se han encontrado la conveniencia de un control de las existencias de todos los almacenes para una sola persona. A este jefe se le llama indistintamente: director de materiales, gerente de operación de materiales, etc.
MEDICION DE LABORES PARA UNA DISTRIBUCION DEL TRABAJO EQUITATIVA Y BIEN DOSIFICADA, PARA UNA CANTIDAD DE PERSONAL INDISPENSABLE Y EFICIENTE
Valoración del tiempo.
Medición de las labores por el muestreo de trabajo.
Aplicaciones de la información que proporciona el muestre de trabajo.
Pasos para establecer la medición del trabajo por muestreo.
Metodología.
Quienes hacen el muestreo.
TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE LAS FUNCIONES
• Lista de actividades.
• Lista de deberes.
• Cuadro de distribución del trabajo.
• Organigrama de funciones.

EXAMEN DE LOS DEBERES DE CADA EMPLEADO
¿Qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Para qué se hace?
¿Dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto se hace?
ANALISIS DE LAS FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS DE ALMACEN PARA LA ORGANIZACIÓN DE SUS RECURSOS HUMANOS.
1. Pedir a cada empleado que elabore una lista de sus deberes.
2. Estructurar para cada almacén una lista de actividades de acuerdo con su especialidad.
3. Elaborar para cada almacén un cuadro de distribución del trabajo, en el que se señale claramente lo que le toca hacer a cada empleado, en cada una de las actividades de su almacén.
4. Analizar el cuadro de distribución del trabajo.

5. Reconstruir las actividades y deberes en un nuevo cuadro y en nuevas listad de actividades y deberes de acuerdo con el resultado del análisis.
6. Entregar a cada empleado la nueva lista de sus deberes.
7. Integrar las nuevas listas y cuadros en el manual del almacén.


Puede ser que el personal trabaje más horas por semana que las reglamentarias; de ser así se va a descubrir el primer análisis del cuadro. Esto demostrara que falta personal para cumplir todo el trabajo del departamento dentro de las horas normales. Ahora se tiene una medida que justifica el aumento del personal ¿pero cuánto más se necesita? La medida indica el número de personas a contratar.

PERSONAL NECESARIO
a) Permite obtener datos sin vigilar el conjunto de empleados durante todo el tiempo.

b) Es el medio más rápido y económico para medir y supervisar muchas clases de trabajo.

c) Este método no molesta a los empleado como lo haría una observación continua con un cronometro para estudios del tiempo.

d) Se cubre mayor área del trabajo y número más grande de empleados en menos tiempo que estudios convencionales o de otro tipo.
• ¿Cómo se utiliza el tiempo de los empleados que realizan labores indirectas?

• ¿Cómo están repartidos los trabajos entre el personal del almacén?

• ¿Se desperdician demasiadas horas en pasos y movimientos por largos recorridos como consecuencia de una mala plantación de los almacenes?

• ¿Hay demasiadas demoras y viajes innecesarios ocasionados por una mala organización, exceso de papeleo o por procedimientos inadecuados y complicados?

• ¿Cuánto cuestan las maniobras de estiba dentro y fuera del almacén?

• ¿Son inadecuados los medios y el equipo para el manejo de material?

• ¿Cuál es el costo de la mano de obra de cada operación y del total de ellas en el almacén?
• ¿Es o no suficiente el personal?

1. Definir específicamente el problema que se desea estudiar.

2. Determinar si se justifica el gasto que implica el estudio a partir de la economía del tiempo, de mano de obra o de la mejoría de métodos que se ha de obtener y del costo de realizarlo.

3. Desmenuzar el problema, en los elementos que se han de estudiar.
4. Definir el número de empleados que se ha de estudiar en total y en cada porción del estudio.

5. Establecer el grado de precisión para determinar el número de muestras que habrán de tomarse.

1. Decidir los objetivos que se quieren lograr con el muestreo de trabajo.

Estos pueden ser una o varios de los siguientes:
a) Determinar el valor tiempo que normalmente ocupa una persona en cada una de sus tareas o deberes.

b) Poder analizar las activadas de un empleado, grupo de personas o departamento, para hacer una mejor distribución de las cargas de trabajo, tareas o deberes.

c) Conocer los costos de las operaciones del departamento.

d) Definir el número de personas absolutamente necesarias para cada trabajo, sección o departamento.

e) Presupuestar el costo futuro de la mano de obra indirecta que requerirá una ampliación o un aumento en el volumen de operaciones de un departamento.

1. Determinar las zonas o áreas donde se requiere hacer el estudio.

2. Preparar las listas de actividades del departamento o sección y las listas de deberes de cada empleado.

3. Anunciar a los empleados que se va a hacer el estudio para que este no cause noticias infundadas y tengan confianza. Se les pide que mientras el analista realiza el estudio trabajen de manera normal sin hacer caso de su presencia, cooperando contestando las preguntas que se hagan del trabajo que están realizando.

4. Preparar las hojas para el muestreo con el nombre de la persona que se va a observar, la fecha y cada uno de los deberes que realiza.

5. Determinar diariamente el horario de las visitas para el muestreo, según tablas de números aleatorios.

• Un analista del departamento de sistemas y procedimientos.

• Un analista del departamento de ingeniería industrial.

• Cuando no hay analistas puede ser un empleado que interrumpa su trabajo normal, durante intervalos para tomar muestras del departamento estudiado.

• Puede ser uno de los empleados que dedique todo su tiempo durante unos o varios días y se turne con otros compañero para que hagan lo mismo.

EL MUESTREO HECHO POR ANALISTAS
1. A la hora exacta de cada visita; según el horario, el analista entra al departamento con las listas de las personas ya preparadas.

2. Realiza una observación instantánea de lo que está haciendo cada persona del departamento.

3. Pone una señal en la columna que corresponda a este instante, sobre el renglón que indique su observación.

RECAPITULACION DE DATOS
1. Junta las hojas de muestreo de cada empleado.

2. Suma las muestras de cada renglón, de todas las hojas de muestreo de un empleado y anota el resultado en la columna total de muestras en el renglón correspondiente al deber.

3. Suma el número de muestras de todos los renglones y anota el resultado en el último renglón de la columna total de muestras este es el total de muestras tomadas a un empleado durante todo el estudio.

4. Calcula el porcentaje de muestras de cada renglón respecto al total de ellos y anotar el resultado en la columna porcentaje total.

5. Expresa en tiempo el porcentaje anotado a cada deber, con base en las horas hábiles de la empresa.

El analista prepara una hoja de concentración para cada persona observada, con las hojas de muestreo diario de todos los días que duro el estudio.
La hoja de concentración tiene los siguientes espacio que se deben llenar:
nombre y puesto del empleado, departamento, fecha de iniciación del estudio del último día de muestreo, en los espacios de operaciones se anota a renglón seguido, los deberes del empleado contemplados en su lista de deberes y en su hoja de muestreo diario.

NUMERO DE MUESTRAS
El muestreo de trabajo está basado en la ley de probabilidades, el número de muestras determina que sea o no confiable cualquier estudio de datos estadísticos; por la tanto lo debemos conoceré:

1. Cuantas observaciones son necesarias para que el estudio sea lo más representativo de la realidad del trabajo.

2. Qué grado de seguridad y de error puede tener un estudio.

Ahora si se desea comprobar que el número de muestras es suficiente para que el estudio cuente con una determinada precisión, se calcula la cantidad de muestras necesarias o el valor del error de un número de muestras ya obtenido. La fórmula para este cálculo es la siguiente:
Eᵨ=2√p (1-p)

N

Dónde:
2= 95% de seguridad
E= Precisión deseada en fracción decimal, por ejemplo 10%= 0.10 de error.
P= Veces que ocurrió la actividad expresada en fracción decimal, por ejemplo 30%= 0.30
N = Numero de muestras.
Esta fórmula puede desarrollarse como sigue:

E=2√p (1-p)

N

E²p²=4p (1-p)

N

N=4p (1-p)

E²p²

N=4(1-p)

E²p

Ella nos da el número de muestras necesarias.
Ejemplo: supongamos que el evento que deseamos determinar se aproxima al 30% del tiempo total.
Entonces p= 0.30 y 1-p= 0.70; y también que se acepta un 10% de error en el estudio, entonces E= 0.10 y 0.10²= 0.10.
El número de muestras necesarias para garantizar un 95% de seguridad, si se acepta un 10% de error será:

N= 4x0.70 = 2.80 = 933;

0.01x0.30 0.003

Esto quiere decir que se tiene que tomar 933 muestras.
A continuación se encuentra una tabla que determina el número de muestras que hay que tomar para tener una confianza de 95%, con un margen de error del 4% al 10%
Si de la hoja de concentración se selecciona la operación "hacer nota de entrada" que representa un 40% de la tabla hasta la columna que indique hasta un 10% de error y se encuentra la cantidad de 600 muestras. Si se han tomado solamente 400 deben tomarse 200 más para tener la seguridad, de un 95%, de no pasar un más- menos 10% de error en el estudio.
ORGANIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE LOS ALMACENES
En la mayoría de las empresas industriales el almacén de productos terminados se encuentra bajo la dirección del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de producción y la de refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento.
DEPENDENCIA DE LOS ALMACENES Y SU DISTRIBUCION
La dirección de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad independiente y responsable directamente ante la alta gerencia o bien una parte o sección de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc. Para determinar la distribución y dependencia de los almacenes no puede haber un patrón, pues cada empresa en particular debe tener so organización de acuerdo a sus necesidades.
Listas de actividades de cualquier almacén:
• Recepción
• Inspección
• Almacenamiento
• Entrega
• Registro
• Información
• Codificación
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