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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA VENTAS

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1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de TERRA HABITAT para el logro de objetivos y crecimiento de la empresa, a su vez detectar las estrategias que requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de ventas y su productividad.
2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa.
3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si esta correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.
4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la forma en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficiencia o modificar las actividades del puesto para la consecución de mejorar la productividad.
5.- Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades de manera fácil .
6.- Poder definir el perfil de personal que se requiere (descripción de puesto y necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades) productividad y efectividad del empleado en el puesto (Valuación de Desempeño, Presupuesto de Sueldos) y facilitar las Auditorías Operativas para detectar para el desarrollo de las actividades del puesto y facilitar la búsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto (reclutamiento y selección de personal).
7.- Poder evaluar el valor (salario) de las actividades realizadas (no por nombre del puesto) si por desempeño y productividad ya que TERRA HABITAT depende un 65% del departamento de ventas para su estabilidad financiera, (estabilidad laboral del personal y posicionamiento laboral de la Empresa)

OBJETIVO DE MANUAL

El gerente de ventas: basado en su liderazgo las siguientes cualidades , como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, diseñar estrategias para su equipo de ventas.
Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes:
• Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas a largo plazo, dára una solides a la empresa, basadas con los recursos que cuenta la empresa (terra hábitat), es como decir que la meta es , llegar a ser el número uno en un mercado inmobiliario. Mientras que los objetivos son más precisos y a plazos cortos.
Un objetivo sería vender 20 casas en un mes, llegando a 60 escrituras al trimestre para cada condominio Ambar y Esmeralda.
• Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y debe realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado inmobiliario y considerando la participación de TERRA HABITAT en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico es posible en investigar los puntos adecuados de prospección (PROSPECCIONES DIRIGIDAS), siendo en cada una, lo más preciso posible para darle un mejor destino a los recursos de mercadotecnia,
• Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones (prospecciones, base de datos, seguimientos a clientes, porcentaje de cierres, desempeño en la venta de cada asesor), “ en un trabajo conjunto con su supervisor de venta”, reportes de cada uno de los asesores, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.
• Reclutamiento, selección y capacitación: (PRODUCTOS INFONAVIT, FOVISSSTE, SHIF), mantener informados de toda y cada una de las características del desarrollo Ambar y Esmeralda , términos de escrituración y entrega de propiedades, a los asesores . Esta función del gerente de ventas, dependera de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos.
• Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación, son dos practicas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza, dando un resultado mayor en las ventas.
A continuación se presenta el procedimiento en el puesto de superviosor y/o coordinador de ventas, cabe mencionar que el gerente ejecutara un 50% de estas o por lo menos las coordinara.

GERENTE DE VENTAS
SUPERVISOR Y/O COORDDINADOR DE VENTAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA VENTAS
Las Funciones Esenciales del Supervisor de Ventas
Supervisar se basa en conocer y ejecutar la venta del producto, teniendo un liderazgo . Pero sería un error concluir que entre mejor vendedor sea uno, mejor supervisor será. Por lo menos, no automáticamente. Se debe todavía desarrollar una serie más amplia de funciones para que así sea, entre ellas , entender la filosofía de la empresa, manejar adecuadamente los canales de comunicación con todo el personal, ya que será la arteria directa entre directivos y vendedores.
En forma sencilla, podríamos decir que la labor del supervisor es conseguir que por medio de otros se consigan resultados. En la supervisión de vendedores, no es suficiente saber cómo prospectar o tener un índice alto de cierre de ventas. Además, se debe ser capaz de transmitir estas habilidades a otros. El éxito depende de tener un grupo de agentes que puedan vender exitosamente y que se encuentren motivados para trabajar.
Las funciones específicas, más esenciales, de un supervisor pueden resumirse en ocho actividades generales:

Reclutamiento y selección de agentes
Venta de la carrera
Entrenamiento de agentes
Supervisión de actuación y establecimiento de metas
Guía y asesoría de vendedores ya establecidos
Apoyo en labores de venta y mercadeo
Contratación y desarrollo de personal interno
Administración de la oficina



Reclutamiento y Selección
Así como para un vendedor la prospección es esencial, también lo es para un supervisor. Debe estar constantemente buscando personas que puedan calificar y ser convencidas para convertirse en vendedores. Para ello, deben dominar y utilizar una variedad amplia de fuentes y procedimientos para identificar y calificar candidatos potenciales.
Aún los supervisores que ya cuentan con una base grande de vendedores establecidos, deben continuar reclutando. Siempre habrá un número de vendedores que dejan la profesión de ventas. Por lo tanto, deben tener los suficientes candidatos constantemente para alcanzar los logros que se han propuesto.
Ahora bien, una vez que se han encontrado candidatos dispuestos, deben seguir un cuidadoso y completo proceso de selección. Aquí se incluyen instrumentos de selección y varias entrevistas, con objeto de eliminar a las personas con poca oportunidad de éxito.

Venta de la Carrera
En forma esencial, un supervisor también es un vendedor. Pero lo que vende es un sueño, una meta y una realidad. Debe hacerle ver a sus candidatos la nueva persona en la que se pueden convertir. La venta de la carrera significa ser capaces de transmitir una visión. Poder lograr que la persona quiera y se comprometa a ser mejor. Y establecer las bases realistas sobre las que se alcanzará lo anterior.
La mayoría de los supervisores que fracasan, intentaron reclutar y vender la carrera de ventas sólo a base de sueños dorados y metas demasiado ambiciosas. La venta de la carrera, para que sea efectiva, debe estar perfectamente balanceada con la prueba de la realidad. Los posibles vendedores siempre se preguntarán dos cuestiones:

¿Es esto para mí?
¿Podré llevarlo a cabo yo?.

Entrenamiento
Después de conectar a un candidato, debe entrenársele. Como supervisores, no es suficiente que sepan cómo vender, deben enseñárselo a otros. Los nuevos vendedores deben aprender y desarrollar cuatro aspectos vitales:

Bases técnicas de productos (características del desarrollo, conocimiento de la empresa y productos INFONAVIT, FOVISSSTES, SHIF)
Habilidades de venta (presencia ante el cliente, técnicas de venta y seguimiento)
Hábitos de trabajo profundos (cumplimiento y respeto por horarios, guardias, dirigir todas sus peticiones e inquietudes al canal adecuado, uso de uniforme e identificación como colaborador de la empreas)
Reglas y políticas de la compañía.(reglamento y condiciones de pagos)

Por tanto, pocos vendedores nuevos sobrevivirían sin la ayuda de un buen supervisor-entrenador. Al entrenarlos, deben seleccionar la mejor técnica de entrenamiento de acuerdo al objetivo deseado.
Dado que los hábitos se forman sólo mediante la repetición y la acción bajo supervisión, las prácticas y clínicas de venta se deben usar frecuentemente. Deben ser capaces de hacer aprender las mismas habilidades a cada persona, sin permitir que el material se vuelva obsoleto o aburrido. El rol-playing, o juego de papeles, es una práctica supervisada y comentada que ayuda a disminuir la diferencia del mero conocimiento y la aplicación en la práctica. De nuevo, deben jugar el mismo papel una y otra vez, sin que el aburrimiento destruya su efectividad. El acompañamiento en el campo — altamente efectivo cuando se sabe hacer — implica ayudar al vendedor a vender, pero no vender por él. Es dejarle hacer, no hacer por él.
El entrenamiento en grupo incluye, necesaria y esencialmente, las juntas. Se deben estructurar no sólo para transmitir información, sino para inspirar, motivar, recompensar (NUTRIR AL VENDEDOR) e instruir. Por ello, una junta efectiva requiere de una planeación completa.
El entrenamiento es una de las funciones más GRATIFICANTE , a la vez, una de las más frustrantes. Significa trabajar con gente que puede no aprender tan rápido como uno, que no posee las mismas habilidades o que no está tan altamente motivada. Sin embargo, hay que recordar que como supervisores, comparten la responsabilidad de su éxito.

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