Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

PLANIFICACION

No description
by

JUAN NUNEZ

on 7 September 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of PLANIFICACION

Cátedra: SIA II
Docente: Federico Lohse
Integrantes:
Bernardita Medina Alvarez
Juan Nuñez Bustamante
Paola Solo Marin
Carlos Alfaro Gutierrez PROYECTO FEPASA
Etapa de Planificación
Comprende la presentación de los aspectos generales del proyecto que permiten su identificación;
1.1 Título del proyecto
1.2 Localización
1.3 Institución/dependencia responsable
1.4 Responsables del proyecto
1.5 Duración

1.1 Título del proyecto.
El titulo del proyecto debe ser de acuerdo a ciertas normas preestablecidas, tales como;
Debe ser conciso y expresar de forma precisa qué es lo que deseamos o es preciso hacer.
El objeto o propósito por el cual se concibe y actuará el proyecto (ejemplo: mejoramiento, fortalecimiento)

Se ha determinado que el titulo de este proyecto debe ser:
“Sistema de Información Administrativa para optimizar el área de operaciones de una empresa de Transportes de Explosivos y Combustible” Planificación del proyecto “Sistema de Información Administrativa para optimizar el área de operaciones de una empresa de Transportes de Explosivos y Combustible” •La identificación y localización geográfica de la intervención, de acuerdo con el ámbito de influencia del proyecto. 1.2 Localización.
•Señalar de acuerdo con el área de influencia del proyecto la región, provincia, lugar geográfico en donde se localiza el cliente:
Empresa FEPASA LTDA. Localizada en la comuna de Mejillones a 45 minutos de Antofagasta. En donde se encuentra la base número uno.
1.3 Dependencia responsable
•Precisar nombre de la dependencia, área propuesta para la ejecución del proyecto.
Base 1 Fepasa Mejillones, área operacional.

1.4 Responsable del proyecto
•Indicar los nombres de la persona responsable de la implementación y supervisión del proyecto.
En este caso la empresa BJPC, será la responsable de desarrollar el proyecto y entregarlo al Gerente Zonal, de FEPASA, don Juan Carlos Altamirano.

1.5 Duración del proyecto
•El presente proyecto tiene una duración de 12 meses, comenzando el día 28 de agosto de 2012 y terminando el 28 de Agosto de 2013. Identificación •Se define solamente un objetivo general en directa relación con el nombre del proyecto.
Se trata de un objetivo global, una meta a la que deseamos llegar con la realización del proyecto.
•Los objetivos específicos se refieren a acciones más precisas, necesarias de cumplir o desarrollar para lograr el objetivo general propuesto.
Se redacta en función de un ordenamiento lógico de las acciones Definición de los objetivos: Objetivo General:
El objetivo principal es la optimización del área operacional de la empresa.

Objetivos específicos:
Objetivo 1.- Optimizar el proceso de preparación de las rutas.

Objetivo2.- Mejorar el control de las mantenciones periódicas de los camiones y vehículos involucrados en la entrega del servicio.

Objetivo3.- Mejora del proceso administrativo /operacional.

Objetivo 4.- Entregar las herramientas necesarias a los supervisores para mejorar ostensiblemente sus funciones.

•Identificar los beneficiarios, sean estos, personal administrativo, supervisores, y mandos medios, etc.

•Definir el rol, necesidades, limitaciones, fortalezas y expectativas de los beneficiarios.
A). Participantes.
Los participantes de este proyecto son los mandos medios, supervisores y personal administrativo de Fepasa Ltda.
Dichos participantes tienen la necesidad de adquirir competencias y herramientas suficientes para poder desempeñar de mejor manera sus funciones.


•Se trata de una descripción detallada de las acciones ordenadas en el tiempo para el logro de cada uno de los objetivos.
•Es recomendable dividir el proyecto en etapas de trabajo, por lo cual los cuatro integrantes de BJPC, se encargaran cada uno, de distintas partes del proyecto.
Optimizando el tiempo y agilizando las labores. Para cumplir con el objetivo 1:
• Se desarrollara un Software de Gestión Operativa que integre un modulo exclusivo para la planificación de las rutas.

Para cumplir con el objetivo 2:
• Dicho sistema integra también un modulo de mantenciones preventivas y de reparación, periódicas acordes a los manuales del proveedor.

Para cumplir con el objetivo 3:
• Se Recomendara los perfiles y competencias que deben poseer los integrantes del área Administrativa / operacional de la empresa. Para mejorar sus labores, dándoles las herramientas necesarias incluyendo el apoyo tecnológico suficiente.

Para cumplir con el objetivo 4:
• Esta parte se lograra de varias formas, primero con el personal administrativo mejor capacitado que será de gran apoyo. Segundo, un software que le permitirá optimizar su desempeño y sus funciones en la producción y control .
Tercero, permitirá un control en todo sentido. •Determinar y definir las características técnicas de las herramientas necesarias para la gestión del proceso de control.

•Describir los requerimientos técnicos y conocimientos básicos de los usuarios para el manejo de las herramientas.
La plataforma debe permitir contar con las siguientes áreas:
.- Control Personal Operativo (choferes)
.- Control Proveedores (camiones)
.- Control Mantenciones Mecánicas de camiones y vehículos.
.- Control de Rendimiento y consumo de combustible.
.- Control de sistema de turnos.
.- Planeación de rutas y servicios.
.- Entrega de Informes varios relacionados con el área operativa.
.- Aviso vía email de turno de mantenimiento. 5. Definición de las herramientas: •Describir la organización de la implementación de la estructura tecnológica (equipos, ambientes, programas, conectividades, estructura organizacional)
Se requiere la implementación de una red Lan para las oficinas administrativas operacionales con acceso a Internet de forma ininterrumpida y la de un Dominio para mejor control de los accesos a la red.
• Adquirir el equipamiento necesario y suficiente para la implementación de nuevo sistema.
• Capacitar al personal en los nuevos sistemas y en el manejo
de los nuevos equipos.
• Implementación de un Servidor, tanto de dominio como
De base de datos. Este servidor se implementara con el Software Windows 2008 Server. (con su correspondiente licenciamiento)
• Se Desarrollara un software en una plataforma compatible con el resto de los equipos la cual estará enlazada a la Base de datos correspondiente. 6. Definición de la plataforma: Estructura de comunicación del sistema • Determinar los criterios o aspectos a evaluarse (impacto, uso y relevancia de las herramientas y metodologías implementadas)

• Determinar los periodos de evaluación(1 vez al mes por 6 meses)

• Evaluación mensual de los siguientes aspectos:

Evaluación de las Herramientas. Comprenderá la evaluación delimpacto, uso y relevancia de la herramienta por parte de los usuarios.

Evaluación de la Metodología. Referido a la evaluación de las metodologías de introducidas en los procesos de control

Evaluación del Proyecto. Comprenderá la evaluación del logro de los objetivos trazados para cada una de las etapas de la implementación del proyecto 7. Metodología de evaluación y control de calidad: 8. Definición de plazos y etapas de implementación: •Descripción de las fases de ejecución o implementación del proyecto, las actividades y tiempos requeridos I Etapa. Implementación de la Infraestructura Tiempo Requerido: La instalación de la infraestructura informática será de 30 días.
Actividades:
Instalación de la Red LAN
Instalación y configuración del Servidor de dominio y
datos.
Instalación de los terminales según la cantidad del
personal administrativo operacional y conexión a la red.
Configuración de los terminales de usuarios al Dominio
“FEPASA”.
Instalación de nuevo software de gestión operativa y
enlazarlo a la base de datos. 9. Definición de ciclos de renovación y actualización: •Se requiere considerar los periodos de renovación de los recursos, elementos del proyecto para dar continuidad en el tiempo.
•Se recomienda proyectar los costos de mantenimiento, renovación y actualización anual del 35%.
Renovación de hardware
- Servidores 36 meses- Computadoras personales 36 meses
Renovación de software
- Sistemas operativos por cambio de versión
Mantenimiento de equipos
- Preventivo cada tres meses 10. Definición de personal y recursos humanos:
•Es necesario determinar cualitativa (perfiles) y cuantitativamente
(cantidad y tiempo) los recurso humanos necesarios para cada
etapa del proyecto.
11. Determinación de costos y financiamiento:
•Elaboración del presupuesto basado en los recursos necesarios,
calculados en cantidad, tiempo y costos. •Los costos pueden ser de tres tipos:
Inversión- 
 Bienes durables necesarios para ejecutar el proyecto(equipamiento e infraestructura), se adquieren por única vez para todo el ciclo de vida del proyecto
 Operación- 
Insumos y gastos menores que se realizan en el transcurso del proyecto (materiales de oficina, alquileres, licencias, viáticos), son gastos fungibles ( que se consumen con el uso) y no son perdurables en el tiempo.
Personal- 
 Son costos por honorarios a las personas durante la ejecución del proyecto
Diagrama Gantt 
•Representación gráfica de las tareas sobre una escala de tiempos.

•Las tareas se representan en forma de barra sobre dicha escala manteniendo la relación de proporcionalidad entre sus duraciones y su representación gráfica, y su posición respecto del punto origen del proyecto.

•Detalla las tareas que pueden ser elaboradas en forma paralela y cuales tareas son necesarias para realizar otras 12. Cronograma o matriz de actividades PROYECTO FEPASA
Etapa de Ejecución La ejecución es la etapa en la que se coordinan los recursos humanos y materiales de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión del Proyecto, a fin de producir los entregables definidos y conseguir los objetivos marcados. Etapa de Ejecución Proceso primario de desarrollo del Plan de Proyecto, donde se emplea la mayoría del presupuesto y del esfuerzo.

Entradas
Para la dirección del proyecto, se tiene en cuenta la siguiente
información:
Plan de Proyecto: Documento básico en la gestión, generado durante la etapa de planificación.

Uso de Sistemas Informáticos. 1.- Coordinación de Ejecución de Actividades del Proyecto. Se requiere una conjunción de habilidades y técnicas, a fin de dirigir el proyecto con éxito:
Habilidades generales de dirección.
Conocimiento del producto o servicio.
Sistema de Autorización de Trabajo; procedimiento para sincronizar y aprobar el trabajo que se va realizando.
Reuniones periódicas de revisión.
Uso de Sistemas Informáticos. Técnicas Resultados del trabajo (entregables): es lo que genera el producto final y donde se ve reflejado todo el esfuerzo de planificación.
Peticiones de cambio: el cambio es inevitable en el proyecto. Todo cambio ha de ser gestionado en la etapa de control.
Los cambios surgen por:
– Desviaciones debidas a riesgos no previstos o a una insuficiente planificación y estimación .
– Cambios en el Alcance o en las restricciones (tiempo o costos) introducidos por los participantes. Salidas • Los cambios generados en esta etapa pueden clasificarse en varios tipos como por ejemplo:
- Acciones correctivas: tareas para eliminar las desviaciones en el proyecto y alinearlo con la planificación efectuada.
-Acciones preventivas: tareas que se realizan a fin de eliminar o mitigar un riesgo identificado.
-Reparación de defectos: identificación de defectos en un componente para su corrección o sustitución.
-Actualizaciones: cambios a documentos formalmente aprobados. Implica la contratación o reclutamiento de recursos humanos, ya sean individuos o
grupos, asignados al proyecto.
Tipos de Adquisición del equipo del Proyecto
Nuestra consultora posee profesionales de planta para realizar este proyecto, por lo que no se requerirán contrataciones adicionales para temas conceptuales y de planificación. Adquirir el Equipo del Proyecto Contratación externa: el recurso humano se adquiere fuera de la organización, sea directamente o a través de una empresa de servicios.
Necesitamos contratar un programador, ingeniero civil en informática, para que lleve a la práctica el programa.
Adquisición e instalación de todo el material para la Red LAN y todo el equipamiento informático, impresoras, servidor, router, switch , computadores terminales. Comprende actividades de desarrollo de los participantes en el proyecto
– a nivel individual
– en su rendimiento como equipo de trabajo.
Entradas
• Las entradas que hay que considerar para un buen desarrollo del equipo son:
– Documento de Asignación de Recursos.
– Disponibilidad de los recursos: en qué momentos la carga de trabajo es más intensa, y en qué momentos es más ligera.
– Plan de Gestión de Personal. Desarrollar el Equipo de Proyecto Técnicas
• Actividades de Construcción de Equipos: Reuniones, eventos, salidas, instalación de las redes de datos nuevas y equipos, etc.
• Habilidades generales de dirección.
• Ubicación conjunta: colocar físicamente al equipo en un lugar común.
• Formación y capacitación: en áreas técnicas y no técnicas. • Mejoras en el rendimiento:
– Individual
– Como Equipo

• Información para la evaluación individual :
Todo miembro del proyecto debe ser sometido a una evaluación periódica, donde se ha de considerar su evolución.
Dirigir el Equipo de Proyecto
Seguimiento del rendimiento del equipo, proporcionando feedback a los integrantes del mismo, resolviendo problemas y coordinando cambios para mejorar los resultados del proyecto.

Técnicas
• Observación y conversación: es preciso mantenerse en contacto, tanto directo como indirecto con el equipo. Salidas Evaluación del rendimiento del proyecto: se genera feedback después realizar el análisis, generalmente del tipo 360 grados.

• Gestión de conflictos: los conflictos entre las personas son uno de los mayores riesgos para el rendimiento del proyecto.

Implica hacer disponible la información necesaria a cada miembro del proyecto en el momento adecuado, según el plan establecido.
 
• Dados los resultados del trabajo y el Plan de Gestión de las Comunicaciones, se
producen:
– Registros del Proyecto: correspondencia, memorándums, documentación general.
– Informes del Proyecto: revisión formal del estado, problemas, etc.
– Presentaciones.
– Feedback de los participantes.
– Lecciones aprendidas. Distribuir la Información Desarrollo de todas las actividades sistemáticas planificadas a fin de que el proyecto satisfaga los estándares de calidad establecidos.

Auditorias de Cálidad
• Dado el plan de gestión de la calidad, se desarrollan Auditorías de Calidad:
– en tiempo y manera previstos.
– por el personal establecido a tal fin.
Con el objetivo de asegurar que todo el proceso de gestión cumple los estándares de calidad (la documentación se genera, los planes de gestión se cumplen, etc.…).
• Como resultado, se producen mejoras en la calidad, que pueden llevar asociadas peticiones de cambio. Realizar Aseguramiento de la Calidad Obtención de respuestas y propuestas por parte de potenciales proveedores, ante la necesidad expuesta de un proyecto, evaluación de las mismas y selección del mejor proveedor. Este proceso concluye con la generación y firma de un contrato.

Técnicas
• Plan de Gestión de Adquisiciones :
– Lista generada de Proveedores calificado
Salidas
• Como resultado final de este proceso, se efectúa la compra de todos los insumos y equipos requeridos. Efectuar Adquisiciones Reunión grupo trabajo para identificar cliente.
Agendar reuniones con el gerente de Fepasa; se identifican y analizan problemáticas.
Reunión consultora BJPC para analizar requerimientos del cliente, sistematizar la información recopilada y determinación metodología para abordar el problema.
Entregables: presentación formal al cliente de las especificaciones del proyecto. EJECUCION EN TERRENO Definir al responsable dentro del equipo, encargado de liderar el proyecto frente al cliente.
Solicitar al cliente designe un encargado por parte de la empresa que canalice todos nuestros requerimientos.
Con el encargado se realiza una revisión al organigrama, dependencias, documentación, infraestructura y un esquema de funcionamiento real.
Elaborar un calendario de hitos. Comienzo de la elaboración del trabajo conceptual.
Retroalimentación constante de los miembros del equipo.
Reuniones periódicas de coordinación del equipo de la consultora.
Calendario de presentación de avances a cliente.
Contratación del programador.
Adquisición de insumos y equipos.
Definir perfil de trabajadores y orientar al cliente en la mejor forma de concretarlos.
Reuniones de capacitación al personal en lo relativo a la implementación del nuevo sistema.
Marcha blanca.
Cliente acepta proyecto final.
Firma de acta de aceptación. Debemos optimizar la capacidad operacional de la empresa para ello creamos un sistema integrado en el área de operaciones, que controle todos sus requerimientos.
Este sistema deberá orientarse al largo plazo para generar una ventaja competitiva que permita la diferenciación de la empresa en el mercado.
Extendemos en el mediano plazo SIAs complementarios a las otras áreas de la empresa, formando un solo plan maestro, que forme parte de la estrategia de la empresa. Con esta gestión satisfacemos de modo más eficiente las necesidades del cliente.
Crear un mecanismo que incorpore la planificación, logística, operatividad y control de las labores que se realizan a diario en el área operaciones, procurando disminuir al máximo la capacidad ociosas que existen actualmente y en un mediano plazo traducirlo a una mejor rentabilidad de la empresa. 2.- ELABORACIÓN DE INFORME DE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El SIA que controlará de manera óptima y en el menor tiempo posible el flujo de información. Estará elaborado con el suficiente cuidado para que brinde toda la información requerida, de manera que no entorpezca la celeridad que debe tener el negocio. El proceso de auditoría contempla en forma cronológica y secuencial las etapas de planificación, programación, ejecución, informe y seguimiento. Un adecuado control del nivel de calidad en el desarrollo de cada una de esas etapas.
Para lograr dicho impacto, se debe asegurar la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas adoptadas, asegurándose que se corrigen las desviaciones y se logran los resultados deseados en la forma y en los tiempos previstos. 3.- Ejecución de Auditoría de Calidad.
Una base de datos para controlar los plazos y avances de las medidas comprometidas por los ejecutivos responsables de las unidades organizacionales.
Las formalidades consideradas en el flujo de información, hacia el Jefe de Servicio y hacia los procesos operativos.
El nivel de retroalimentación que ha recibido por parte de la unidad auditada antes de entregar el informe de auditoría al Jefe de Servicio Es el acuerdo básico que establecemos los integrantes, es el de trabajaren conjunto; y con ello conformamos el equipo de proyecto.
El trabajo se refiere a la serie de estrategiasprocedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.
CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO DE PROYECTO:
Es una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.
Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas por todos miembros.
Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.
Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común .Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño armónico de lla labor. 4.- Consolidación de Equipo de Proyecto.
Todos los integrantes del equipo JBPC, debemos cumplir cada uno su rol sin perder la noción del equipo. Para ello reunimos laslas siguientes características:
1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo.
2. Ser leales consigo mismo y con los demás.
3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.
5. Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.
6. Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación. CONDICIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO: Lo fundamental es que lo integren personas distintas.
Cada uno de los miembros del equipo debe aportar ideas diferentes para que las decisiones de carácterintelectual u operativo que se tomen sean las mejores. Cuando hay diferencias y discrepancias surgen propuestas y soluciones más creativas.
No debe existir lugar para la intolerancia. LAS VENTAJAS 5.- ELABORACION DEL DIRECTORIO DEL PROYECTO Bernardita Medina Alvarez, Ing. Ejec. En Control de Gestión, Unap Antofagasta
Juan Nuñez Bustamante, Ing. Ejec. En Control de Gestión, Unap Antofagasta y Técnico en Redes y Conectividad.
Paola Soto Marin, Ing. Ejec. En Control de Gestión, Unap Antofagasta y contador publico.
Carlos Alfaro Gutierrez, Ing. Ejec. En Control de Gestión, Unap Antofagasta y Contador.
Las funciones de cada departamento se describen a continuación:

Lider de Proyecto
La principal misión de Juan Núñez es gestionar la organización del equipo, a fin de que se cumpla con los requerimientos y objetivos del proyecto. También es la persona encargada de comunicarse directamente con el cliente en caso de requerir la opinión o el asesoramiento de éste. Esta función no excluye a los demás miembros del proyecto como parte interlocutora con el propio cliente. 6.- Evaluación de Competencias para Trabajar en Equipos Bernardita Medina tiene la responsabilidad de verificar que la documentación relacionada con el proyecto y, sobretodo, los entregables cumplan los formatos y estándares establecidos por BJPC. Así como también recopilar toda la información relacionada con los aspectos legales y normativas vigentes que se deben contemplar para el buen funcionamiento de la organización para la cual desarrollaremos este proyecto. Responsable Aspectos Legales. Paola Soto es la encargada de gestionar la infraestructura, recursos extraordinarios e información que sean necesarios para el desarrollo del proyecto a si como también diseñar la forma de mejorar los procesos dentro de la organización para la cual está orientado el trabajo. Responsable de la Implementación Operativa y Procesos. Responsable Gestión Organizacional y de Administración
Carlos Alfaro es el encargado recopilar la información necesaria para poder desarrollar una mejora considerable en el aspecto organizacional y de administración de los procesos operacionales de la entidad para la cual está dirigido este proyecto. Agradecemos toda la atención prestada 1. Identificación del proyecto. 3. Universo de Usuarios: 4. Definición del proyecto:
Full transcript