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Planeacion en la organizacion de reuniones

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Christian Trujillo

on 17 March 2011

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Transcript of Planeacion en la organizacion de reuniones

Planeacion Determinacion del camino que se tomara y lo que se hara conjuntamente con las acciones cronologicas de trabajo para lograr los objetivos señalados PRINCIPIOS P. de Precisión
P. de Flexibilidad
P. de unidad
REGLAS, POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS Determinadas por la alta gerencia de una empresa o directiva de una asociación de acuerdo con las situaciones ycondiciones del momento. REGLAS Son dictamenes superiores
que se establecen. No estan dispuestos a discusion, cambio o alteracion. EJEMPLOS Si los acompañantes quedan excluidos o no de las sesiones de trabajo durante la reunion
Si la prensa nacional sera invitada o no POLITICAS Principios generales que sirven para orientar la reunion, asi como para formular, interpretar y suplir las normas concretas. SON EL OBJETIVO DE ACCION. Su ejecución: a)Se deben establecer claramente, de preferencia por escrito.
b)Se deben difundir en todos los niveles donde seran aplicadas
c)Se deben coordinar e interpretar adecuadamente.
d)Se deben revisar y modificar periódicamente. Procedimientos Señalan la secuencia cronologica mas eficaz para obtener los mejores resultados en cada funcion concreta.SON LA DIVISION FUNCIONAL DE CADA ACTO POR REALIZAR Se deben fijar por escrito de preferencia gráficamente
Revision periodica para eliminar la rutina(defecto) y la superespecializacion (exceso)
Evitar duplicaciones PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO Planes que establecen objetivos, secuencias de acciones y tiempo para realizarlos 1.Responsabilidad del OPR
2.Se comienza con un borrador
3.Se hacen las revisiones necesarias
4.Agrupacion de acciones en forma logica y cronologicamente bajo una seria de subtitulos
5.La realizacion y cumplimiento seran ejecutados por subcomites
La relacion de las acciones, su agrupamiento y secuencia se deben plasmar en hojas de trabajo extensas, subdvididas en meses, semanas o dias.
Con el fn de programar el inicio y termnacion de una actividad. Señalar graficamente los tiempos facilitala organizacion del OPR.
Algunas acciones no se pueden llevar a cabo si otra no ha cumplido.
CADA REUNION TIENE SUS CARACTERISTICAS Y DICTARA POR SI SOLA LO AMPLIO O LIMITADO QUE DEBA SER SU PROGRAMA PRESUPUESTO INGRESOS EGRESOS NEGOCIACIONES REGLAS Todo es negociable
Todo se debe poner por escrito
No avergonzarse de preguntar
No abusar
Conocer el potencial economico del evento CUOTAS DE REGISTRO La habilidad para negociar no es una capacidad comun,pero debe ser innata en un OPR Argumentos Validos Publicidad y difusion que recibira e acuerdo a la promocion del evento. La asignacion oficial del hotel o linea aerea y el prestigio que esto representa. Numero de eventos sociales que se programaran y su derrama economica. Contrataciones independientes que las empresas o proveedores del evento realizaran. Peticiones Hotel sede seleccionado
Linea aerea
Autoridades oficiales de la sede
Organismos privados de la comunidad (camara de comercio)
proveedores
Bancos ¿a quien? Cuartos de cortesia
mantas de bienvenida
Coctel, recepcion o evento social
Apoyos promocionales, como impresos tipo shells y otros impresos informativos
Tarifas preferenciales, reservaciones grupales
Descuentos especiales en restaurantes,clubes, bares, etc.
Patrocinios en especie
Apoyos publicitarios internos y externos CUALQUIER COLABORACION O CONTRIBUCION QUE SE LOGRE DEBE MANIFESTARSE Y RECONOCERSE PUBLICAMENTE. SE MENCIONAN LAS EMPRESAS EN EL PROGRAMA Y EN LA PUBLICIDAD. NOTA Es responsabilidad del OPR cuantificar economicamente lo que cada accion representara Es la formulación de planes para un periodo determinado y a futuro, dado en terminos contables.
Determina con la máxima exactitud posible, la inversion requerida y la recuperacion mediante los recursos disponibles. Clases de presupuestos P. de egresos e ingreso
De tiempo, espacio y producto.
De gasto de capital
De efectivo
De balance Presupuesto para reuniones Reuniones sujetas a presupuesto Presupuestos sujetos a una reunion Para reuniones empresariales
Gastos absorbidos por la empresa
destina una inversion al inicio de su ejercicio fiscal.
se determina por las condiciones de la empresa y su situacion economica y el tipo de evento. Aplicado en la mayoria de las reuniiones de asociaciones
El programa general es el que señala el presupuesto requerido para ejercerlo.
Se hacen modificaciones al programa para apegars a la realidad financiera
Se generan posibilidades de recuperacion mediante patrocinios, cuotas de inscripcion y otros medios. Gastos o inversiones. Representan toda valoracion contable que satisface el logro de servicios y elementos materiales en funcion directacon la reunion. Fijos Variables Se realizan de forma determinante sin importar el numero de participantes.
Gastos de promocion
Honorarios, transporte,ponentes.
Contratciones de entretenimiento Se condicionan por el numero final de asistentes.
Inversion para materiales (portafolofolios,gafetes, playeras)
Contatacion de transporte local
Contratacion y garantia para servicios de ayb Representan toda valoracion contable para el beneficio economico de la reunion. Cuotas de inscripcion o registro
Cuotas de acompañantes
Cuotas especiales
Venta de boletos para eventos o act. recreativas
Registro de competencias deportivas
Ventas de reproducciones
Subsidios o contribuciones
Patrocinios
Exposiciones Puede presentar hasta el 100% de los ingresos para cubrir los gastos.
A veces se requiere tambien que generen remanente para gastos administrativos. Es el pago que efectua el asistente pra recibir a cambio una serie de beneficios, sujetos a consideraciones defnidas desde el inicio por el organizadro. Solo para asociaciones y se debe cuidar el calculo de la misma ya que puede generar la ruina del evento. C.I. Todo Incluido
Abarca todo gasto del asistente menos gastos personales.
C.I. Limitadas
Se incluyen materiales y uno o dos eventos sociales
C. Extralimitadas
Se ejercen cuando la reunion tendra asstentes de la misma ciudad, solo es la entrada a conferencias y talleres.
C. Especiales
Se aplican a los acompañantes CRITERIOS Errores frecuentes Desconocimiento total del proceso administrativo de reuniones.
Descuidos en la etapa de prevision
Calculos exageradamente optimistas, sin fundamento
Optimismo infundado y carente de confirmacion en cuanto a patrocinios y subsidios.
Mantener cuotas tradicionales que no se han ajustado a la realidad y temer al cambio de las mismas
Carencia de negociaciones con proveedores
Olvido de gastos menores:propinas, iva, servicio, intereses,factor inflacionario,etc. Consideraciones especificas Reglas de la asociacion
Contingencias
Minimo o maximo de materiales o servicios que recibira el delegado
Porcentaje de los costos generales que deben abarcar los ingresos por concepto de C.I. Despues... Analizar y comparar presupuesto de egresos con el año pasado
Estudiar y comparar la cuota con eventos pasados
Analizar y pronosticar la asistencia real Determinacion de cuotas EV+EF+C DE = CR EV: egresos varables
EF: egresos fijos
C: contingencias
DE: delegados efectivos
CR: cuota de registro Se debe considerar: Numero de delegados que pagaran su cuota, de manera real
Determinar si en los egresos se consideraron los patrocinios y contribuciones confirmadasadas.
Etablecer de forma similar las cuotas para acompañantes
No olvidar posibles contingencias para que sean cubiertas por
concepto de cuotas de registro Parametro:punto de equilibrio Programar las necesidades y exigencias económicas que el cumplimiento de las acciones exija.
Las acciones del plan de trabajo, se deben planear; así se determinan los requerimientos económicos. FLUJO DE EFECTIVO todo OPR... Tiene la responsabilidad de:
Prever las necesidades económicas iniciales que exigirá la reunión.
Sugerir los medios o métodos para solventar esta necesidad económica. • En la etapa de planeación, se determina qué se va a hacer.
• Establece reglas, políticas y procedimientos que deberán regir durante la reunión.
• La elaboración de borradores es indispensable para llegar al indicado.
• Calcular los conceptos económicos que cada acción representa.
• La planeación son los cimientos, el esqueleto, en donde se ejercerán muchas acciones
• Es la etapa MÁS IMPORTANTE, del proceso administrativo de reuniones.
CONCLUSIONES ya puedes
empezar a organizar Observaciones a la recuperacion economica Cada nación tiene características diferentes, y esto también influye en la planeación de congresos y convenciones. Los anglosajones se programan aa mediano y largo plazo,facilitando el trabajo el OPR Los latinoamericanos son intempestivos en sus decisiones y realiza sus acciones a ultima hora, dificulta la laor del OPR.
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