Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Quy trình quản lý Hợp đồng

No description
by

Bóng Xù

on 7 March 2016

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Quy trình quản lý Hợp đồng

Quy trình quản lý Hợp đồng
Phạm vi điều chỉnh:
Hợp đồng mua sắm hàng hóa, thiết bị thuộc:
- Dự án đầu tư XD
-Dự án mua sắm tài sản
-Đề tài nghiên cứu khoa học
- Mua sắm thường xuyên
- HĐ trên 1 tỷ?
Đối tượng áp dụng:
Khối cơ quan và các đơn vị hoạch toán phụ thuộc
Những quy định cụ thể
1. Các yêu cầu chung: thông tin, căn cứ ký kết, Hồ sơ HĐ, luật áp dụng, ngôn ngữ...
2. Nội dung, khối lượng công việc, tiến độ thực hiện + nghiệm thu
3. Giá trị HĐ, tạm ứng, thanh toán, bảo lãnh
4. Bảo hiểm, bảo hành
5.Điều chỉnh Hợp đồng
6. Phạt vi phạm, hủy HĐ
7. Lưu trữ

Các yêu cầu chung
- Thông tin ghi trong HĐ
- Căn cứ ký kết: KQ lựa chọn nhà thầu, biên bản thương thảo, biên bản hoàn thiện.
- Nội dung HĐ, Hồ sơ HĐ và thứ tự ưu tiên
- Luật áp dụng và ngôn ngữ
- Cơ quan giải quyết tranh chấp:
+ HĐ nội: tòa án hoặc Trung tâm trọng tại Quốc tế tại VN (VIAC)
+ HĐ ngoại: VIAC (ưu tiên) hoặc SIAC - Trung tâm trọng tài Quốc tế Singapore.

Trách nhiệm các đơn vị
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG - PHÒNG ĐẦU TƯ
Thông tin về HĐ
- Loại HĐ, số HĐ, gói thầu, căn cứ ký kết (với đấu thầu) - Tên HĐ cần thống nhất cách ký hiệu để quản lý
- Tên các bên tham gia, đại diện các bên, địa điểm, thời gian ký kết (chú ý thẩm quyền người ký HĐ, ủy quyền...)
- Trường hợp các bên là liên danh thì phải ghi đầy đủ các thành viên trong liên danh
Nội dung, Hồ sơ HĐ và thứ tự ưu tiên
- Nội dung:
+Khối lượng, phạm vi, trách nhiệm các bên
+Yêu cầu chất lượng, phương pháp nghiệm thu, theo dõi, đánh giá trong bảo hành
+Thời gian, tiến độ
+Giá, thanh toán, đồng tiền sử dụng, bảo lãnh
+Các chế tài...

- Hồ sơ HĐ + thứ tự ưu tiên
+Văn bản hợp đồng (Bao gồm điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng; Nếu coi Hợp đồng là văn bản có giá trị cao nhất điều chỉnh quan hệ giữa các bên thì phải ưu tiên áp dụng đầu tiên);
+Phụ lục hợp đồng;
+Biên bản hoàn thiện, biên bản đàm phán, thương thảo, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;
+Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu;
+Các tài liệu liên quan khác.


Luật áp dụng và ngôn ngữ
-
HĐ trong nước:
Luật VN, ngôn ngữ: tiếng Việt

-
HĐ ngoại:
Luật: ưu tiên luật VN, ko thỏa thuận được thì luật của nước thứ 3 (ưu tiên Singapore). Ngôn ngữ: tiếng Việt và/hoặc tiếng Anh.
Phạm vi, tiến độ, nghiệm thu
- Nội dung, phạm vi công việc: quy định rõ ràng, phạm vi ko được vượt quá phạm vi của gói thầu.
- Quy cách, chất lượng, nghiệm thu
-Tiến độ thực hiện: quy định rõ trách nhiệm các bên, thể hiện các mốc rõ ràng, có biên bản xác nhận, chữ ký Hợp lệ.
- Giao hàng, đóng gói
Quy cách, chất lượng, nghiệm thu
Giao hàng, đóng gói
-Giao hàng, đóng gói
+
chú ý điều kiện giá của gói thầu, địa điểm giao hàng, các loại thuế, phí để quy định cho phù hợp.
+Hàng hóa giao phải đầu đủ chứng từ đi kèm. đóng gói an toàn, theo chuẩn (các hàng hóa đặc thù phải quy định chi tiết.
-
Dán nhãn:

+Dán nhãn phụ theo nghị định 89/2006/NĐ-CP. Thiết bị viễn thông cần dán nhãn công bố hợp quy, đạt tiêu chuẩn ICT
+Hàng hóa phải được quản lý và dán số Serial, barcode ra phía ngoài, vị trí dễ đọc của sản phẩm theo quy định số 2195/VTQĐ-KH
-
Quy cách:
theo dán nhãn
-
Chất lượng:
Chỉ tiêu kỹ thuật rõ ràng, theo quy định của HSMT, HSYC, HSDT, HSĐX, các quy định của Tập đoàn
+Phải có nguồn gốc, xuất xứ, năm sản xuất, cung cấp các biên bản kiểm tra, các chứng nhận...
-
Nghiệm thu:
+phải quy định tiêu chí, phương pháp nghiệm thu, tỷ lệ lỗi theo GL của Phòng KT QT.00.KT.94 ngày 06/09/2015.
+Đánh giá chất lượng: KCS/kiểm tra để đưa vào sử dụng, HOC, PAC, FAC/TAC, bảo hành
+Thiết bị mới, công nghệ mới, thiết bị của đối tác mới: chay thử 4-6 tháng từ PAC hoặc từ ngày đưa vào sử dụng, nếu quy định khác phải xin ý kiến phòng KT. Riêng HĐ< 1 tỷ, hàng hóa kinh doanh, hàng hóa đơn giản, phổ cập=> không áp dụng.
+Yêu cầu kỹ thuật, phụ lục kỹ thuật phải được phụ trách ĐVSD, phụ trách kỹ thuật thẩm định, ký nháy.
+ Nếu nghiệm thu ko đạt phải yêu cầu đối tác sửa chữa, thay thế và có chế tài phù hợp


Giá HĐ, tạm ứng, thanh toán
- Giá HĐ: - giá phải quy định rõ đã bao gồm các loại thuế, phí hay chưa. Bên nào chịu trách nhiệm thanh toán những chi phí này.
- HĐ trong nước thì giá phải thể hiện bằng VNĐ, thanh toán bằng VNĐ
-HĐ ngoại: theo HSMT, HSYC, giá phải được bóc tách rõ ràng, chi tiết.
- Nên quy định giá trần cho sửa chữa, nâng cấp, mở rộng, dịch vụ KT.
- Bảo đảm thực hiện HĐ: theo quy định của luật, của Phòng TC.
- Tạm ứng và bảo lãnh tạm ứng
- Thanh toán: Đồng tiền thanh toán, hình thức thanh toán, quy định về thanh toán, thực hiện thanh toán, hóa đơn,
Thanh toán
- Đồng tiền thanh toán:
phải được quy định rõ trong HĐ, tuân theo Hồ sơ thầu, tuân theo quy định về quản lý ngoại hối. HĐ trong nước phải thanh toán bằng VNĐ
-Hình thức thanh toán:
chuyển khoản hoặc LC, ko tiền mặt. Lưu ý khi thanh toán LC:
+ Các mốc thanh toán phải gắn với các chứng từ HOC/PAC/FAC/TAC (phải đc đại diện có thẩm quyền ký)
+Quy định rõ thời gian xuất trình chứng từ. Chứng từ phải xuất trình theo thứ tự
+Đối với LC không xác nhận không cho phép rút tiền bằng điện
-Nguyên tắc thanh toán chung:
+Giá trị các đợt thanh toán phải tương ứng với khối lượng công việc hoàn thành.
+Tạm ứng không quá 30%. Chỉ tạm ứng khi nhận được Bảo lãnh thực hiện và/hoặc bảo lãnh tạm ứng.
+Tỷ lệ TT lũy kế sau khi nhận đủ hàng (HOC): <= 50%.
+HĐ chủ yếu là software, license..: lũy kế TT đến PAC <=50%
+TT lần cuối phải có FAC/TAC. Tỷ lệ lần TT cuối cùng >=30% (*)
+Với HĐ<1 tỷ hoặc đặc biệt: Đơn vị được ủy quyền đàm phán, thực hiện phải báo cáo người có thẩm quyền và chứng minh tính phù hợp, đảm bảo lợi ích của Tập đoàn nhưng phải đáp ứng (*)
* Lưu ý: HĐ ngoại TT >12 tháng->phải ĐK khoản vay trả chậm vs ngân hàng theo TT 25/2014/TT-NHNN ngày 15/09/2014.
+ĐV thực hiện phải TT đúng quy định của HĐ
- Hóa đơn: +
Toàn bộ hàng hóa, dịch vụ, hàng khuyến mãi phải xuất trình hóa đơn riêng biệt. Vs hàng khuyến mãi thì bên bán phải xuất trình 1 bản sao giấy chứng nhận ĐK thực hiện khuyến mãi.
+Ngày hóa đơn cùng ngày giao hàng. Hóa đơn của dịch vụ phát hành sau khi hoàn thành dịch vụ (nghiệm thu)
+HĐ ngoại: hóa đơn thương mại phải phù hợp vs hàng hóa thiết bị được giao, ngày hóa đơn phải sau ngày HĐ có hiệu lực, trc hoặc cùng ngày vận đơn hoặc biên bản giao hàng.

- Thanh lý HĐ:
sau khi các bên hoàn thành hết các nghĩa vụ, phải đc
lập bằng biên bản
Bảo hiểm, bảo hành
-
Bảo hiểm:
Bên mua có trách nhiệm mua bảo hiểm đến kho hoặc địa điểm lắp đặt. Nếu phí bảo hiểm đc tính vào giá thì bên bán mua bảo hiểm
-Bảo hành:
Thời gian và điều kiện theo Hồ sơ thầu, tối thiểu là 12 tháng từ ngày bàn giao hàng hóa.
+HĐ phải quy định phạm vi, điều kiện bảo hành, điểm nhận, trả hàng hóa, phân công trách nhiệm và chi phí từng bên
+Thời gian bảo hành thiết bị sau sửa chữa thường bằng 1/2 thời gian bảo hành cam kết.
+Tùy tính chất thiết bị cần quy định hàng hóa dự phòng, thay thế trong bảo hành
+Đối với hàng hóa cần mua dịch vụ bảo trì hệ thống: yêu cầu cam kết giá.
- Bảo đảm bảo hành:
+ưu tiên swift bảo đảm bằng thư bảo lãnh qua ngân hàng hoặc bằng điện SWIFT.
+ Hiệu lực: từ thời điểm bắt đầu bảo hành đến hết thời hạn bảo hành.
+Giá trị tối thiểu 5% GTHĐ.
- Theo dõi chất lượng trong Bảo hành:
+
Cần quy định tỷ lệ lỗi trong Bảo hành - tuân theo quy định của Phòng kỹ thuật hoặc Phòng ban chuyên môn.
+ĐVSD có trách nhiệm theo dõi, báo cáo đánh giá chất lượng hàng hóa trong thời gian bảo hành: xác định tỷ lệ lỗi, hỏng, phân loại, tìm nguyên nhân...

Chế tài, khiếu nại, xử lý vi phạm
-
Xử lý vi phạm:
+ HĐ phải quy định rõ hành vi vi phạm, mức độ vi phạm, giới hạn chấp nhận để đưa ra chế tài
+HĐ áp dụng luật VN: phạt không quá 8% giá trị vi phạm, HĐ xây dựng: ko quá 12% giá trị vi phạm
+HĐ ngoại: phải quy định trong HĐ, phù hợp vs luật lựa chọn áp dụng
-
Tạm dừng, chấm dứt, hủy bỏ HĐ: +
phải tuân theo quy định của Pháp luật và quy định này.
+ Bên Mua được quyền tạm dừng, chấm dứt, hủy bỏ HĐ trong TH sau:
Bên bán phá sản, giải thể, chuyển nhượng HĐ mà ko đc chấp nhận
Bên bán từ chối thực hiện hoặc quá 56 ngày liên tục ko thực hiện HĐ
HĐ hủy bỏ sau tối thiểu 28 ngày từ ngày 1 bên thông báo
-
Khiếu nại, xử lý vi phạm: +
thương lượng, hòa giải, lập bảo cáo xin ý kiến người có thẩm quyền
+ Theo quy định số QT.00.KT.94 ngày 06/09/2015


-
Trách nhiệm của Phòng Đầu tư:
+ Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các Đơn vị
+Tổng hợp khó khắn, vướng mắc , đề xuất biện phảp tháo gỡ trình TGĐ
+Tuân thủ các quy định của Tập đoàn, các quy định liên quan trong quá trình đàm phán, thực hiện các HĐ được phân công
- Trách nhiệm của người được TGĐ ủy quyền ký HĐ
+
Thực hiện các quy định của Tập đoàn, của Pháp luật
+Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tập đoàn về kết quả đàm phán, thực hiện hợp đồng.
+Chỉ đạo, tổ chức, phân công đơn vị thực hiện nghiêm các quy định đã thỏa thuận trong hợp đồng, không chia nhỏ hợp đồng có cùng phạm vi công việc.
+4. Chịu mọi biện pháp kỷ luật, xử lý theo quy định của Tập đoàn và các quy định pháp luật nếu có sai sót, vi phạm

Báo cáo, thanh kiểm tra
- Báo cáo:
Hàng tháng, quý các đơn vị báo cáo
+ tình hình ký hợp đồng, kết quả, vướng mắc trong quá trình đàm phán, thực hiện hợp đồng
+báo cáo theo dõi đánh giá chất lượng hàng hóa trong thời gian bảo hành
+gửi về Phòng Đầu tư trước ngày 20 hàng tháng và trước ngày 20 của tháng cuối quý
- Thanh kiểm tra:
Phòng Đầu tư và các đơn vị thanh kiểm tra Thường xuyên kiểm tra, phát hiện vướng mắc, bất cập, đề xuất biện pháp tháo gỡ

- Giải thích từ ngữ:
- Các loại hợp đồng: Ưu tiên HĐ trọn gói, ngoài ra còn có HĐ theo đơn giá cố định, HĐ theo đơn giá điều chỉnh và HĐ theo thời gian, tuy nhiên phải chứng minh được sự phù hợp và tính hiệu quả.
- Nguyên tắc ký kết hợp đồng: bình đẳng, hợp tác, không trái luật và Hồ sơ thầu, các sở cứ, các bên phải đủ năng lực ký kết, giá không vượt giá trúng thầu.
- Nguyên tắc thực hiện hợp đồng
- Hiệu lực và tính pháp lý của hợp đồng: đảm bảo tính pháp lý của người ký, của Hợp đồng. Hợp đồng có hiệu lực khi các bên ký vào và Bên mua nhận được đảm bảo thực hiện.
- Quản lý thực hiện hợp đồng - chất lượng, tiến độ, khối lượng, giá, thanh toán, các điều chỉnh của Hợp đồng. . Các kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của các Bên trong quá trình thực hiện cần lập văn bản.
Những quy định chung
Full transcript