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Metodología para el análisis y diseño de las estructuras organizacionales y de los sistemas administrativos

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Yaair Loher

on 8 November 2016

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Metodología para el análisis y diseño de las estructuras organizacionales y de los sistemas administrativos
Etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales
Visión del
estudio
Aproximación
a conceptos
Evolución
de una idea
Percepción
de la idea
Concepción
Examen preliminar
Formulación de
preguntas
Depuración
de la idea
Organización
Extrapolación
Retroalimentación
Consolidación
de la idea
Estructuración
Registro
Exposición
Proceso de evolución de una idea
I. Visión del estudio
A través de la visión del estudio se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito, esto es, para visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones.
I. Visión del estudio
II. Planeación del estudio
II. Planeación del estudio
Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los ¨términos de referencia¨ para orientar su ejecución.
Determinación del factor de estudio
Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir con su cometido.
Fuentes de estudio
Fuentes
internas
Órganos de gobierno
Nivel directivo
Nivel medio
Área afectada
Otras unidades administrativas
Unidades de mejoramiento administrativo
Comisiones, comités o grupos de trabajo
Recursos de información
Fuentes
externas
Normativas: Organismos internacionales, instituciones
oficiales y grupos de afiliación
Competidores
Proveedores
Clientes o usuarios
Organizaciones líderes en el campo de trabajo
Organizaciones de otros campos de trabajo
-Definición del objetivo de estudio
Planeación del estudio
Planeación del estudio
-Investigación preliminar
Lineamientos para orientar la investigación
- Determinación de las necesidades específicas.
- Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión
del factor del estudio.
- Interrelación de las unidades administrativas y su vínculo con el entorno.
- Especificación de tipo de conocimientos técnicos y/o
habilidades.
- Estimación del tiempo y los recursos necesarios.
Contenido de la investigación
- Información referente a leyes, decretos, acuerdos, etc.

- Información sobre el campo de trabajo

- Información de otras organizaciones.
Preparación del proyecto de estudio
Propuesta
técnica
Naturaleza, alcance, justificación, antecedentes, objetivos, estrategia, acciones, recursos, costo, resultados, información complementaria
Programa
de trabajo
Identificación, responsables, áreas, clave, actividades, fases, calendario, representación gráfica, formato, reportes de avance, periodicidad
Planeación del estudio


-Integración del equipo de estudio:
Factores: Naturaleza de la organización, número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica, ámbito de funcionamiento, número de empleados, nivel técnico del personal, nivel de desarrollo tecnológico, cultura organizacional.
III. Recopilación
de datos
III. Recopilación de datos
Debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.
Recopilación de datos
Requisitos básicos que deben reunir los datos
1. Específicos 2. Completos 3. Correctos
4. Pertinentes 5. Congruentes 6. Susceptibles
Actitud del equipo responsable de la recopilación
1. Sin prejuicios ni opiniones preconcebidas
2. Conducta amable y discreta
3. No externar comentarios sin sustento o hacer
promesas que no pueda cumplir.
Técnicas de recopilación de datos
- Investigación documental
- Observación directa
- Consulta a sistemas de información
- Entrevista: tener claro el objetivo, establecer
anticipadamente la distribución del trabajo,
concertar de manera previa la cita, clasificar la
información que obtenga.
- Cuestionario
- Cédulas
Recopilación de datos
Integración de la información
- Resguardo
- Clasificación:
- Antecedentes
- Situación actual: Objetivos, estructura orgánica, recursos
presupuestarios asignados a la estructura orgánica,
normas y políticas administrativas, funciones,
procedimientos, procesos, instrumentos
jurídicoadministrativos, infraestructura tecnológica,
equipo, condiciones de trabajo, ambiente laboral,
relaciones con el entorno.
IV. Análisis de datos
IV. Análisis de datos
Permite precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.
Naturaleza y propósito
Consiste en separar sus componentes hasta conocer las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo y de éste con su entorno.

Su propósito es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.
Procedimiento de análisis
- Conocer el hecho o situación que se analiza.
- Describir ese hecho o situación.
- Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes.
- Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre los elementos.
- Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender
sus causas y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para analizar los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales: ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?
V. Formulación de
Recomendaciones
V. Formulación de recomendaciones
Elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.
Consideraciones previas
-No hay que perder de vista el objetivo del estudio.
-Tomar en cuenta las limitaciones.
-La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa.
-Explorar diferentes caminos.
-Considerar todos los elementos que puedan incidir en la implantación
de estrategias.
-Ponderar soluciones que requieran completos esquemas de cooperación.
-Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables.
-Aprovechar toda la ayuda disponible.
Preparación de recomendaciones
-Concretar las propuestas en un documento propositivo.
-Seleccionar las más viables, evaluando ventajas y limitaciones.
-Acompañarlas de una estimación de los recursos
De fusión
De combinación
De adición
De eliminación
De mantenimiento
Tipos de recomendaciones
De modificación
De simplificación
De intercambio
Elaboración del informe
-Introducción
-Análisis de la estructura organizacional
-Análisis de competitividad
-Diagnóstico de la situación actual
-Propuesta para el mejoramiento de la organización
-Estrategia de implantación
-Seguimiento, control y evaluación
-Apéndices o anexos
Presentación de resultados del estudio
-Al titular de la organización
-Al órgano de gobierno
-A los niveles directivos
-A otros niveles jerárquicos
-A grupos de filiación, corporativos o sectoriales.
VI. Implantación
VI. Implantación
Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio.
La implantación consta de las siguientes fases:

a) Preparación del programa
b) Integración de recursos
c) Ejecución del programa
Programa de
implantación
Precisar el método de implantación que se considere más viable de acuerdo al:
Tipo de estudio, alcance, recursos asignados, desarrollo tecnológico de la organización, nivel técnico del personal, respaldo de los niveles de decisión, ambiente.
Estimar el personal, las instalaciones, el mobiliario, el equipo y la documentación técnica y normativa de apoyo que serán necesarios para realizar la implantación
Determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia para su realización
Fijar el tiempo y las fechas en que habrá de iniciarse y terminar las actividades del programa
Métodos de implantación
1) Método instantáneo
2) Método del proyecto piloto
3) Método de implantación en paralelo
4) Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas
5) Combinación de métodos
Integración de recursos
-Reunión de los recursos humanos, materiales y tecnológicos previamente
estimados para ponerlo en marcha.
-Desarrollar toda la base documental (guías, manuales, instructivos).
-Mantener una comunicación permanente entre todo el personal
responsable de esta tarea.
-Acondicionamiento físico de las instalaciones.
-Capacitación al personal que vaya a colaborar en su ejecución.
Ejecución del programa de implantación
-Debe implantarse el estudio mediante el método seleccionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.

-El personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio, deben recibir la información y orientación oportunas para interactuar en condiciones óptimas.

-Deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione nomalmente, mediante la verificación y valoración de sus avances.
Acciones de apoyo a la implantación
-Clima organizacional que le permita realizarse y
mantenerse, para lograr la aceptación del personal.
-Convencer al personal sobre los beneficios y mejoras que
el estudio puede generar.
-Realizar cambios en la cultura administrativa.
-Formar equipos de trabajo coordinados por el equipo
responsable del proyecto.
-Realizar reuniones de sensibilización para incrementar la
confianza y colaboración del personal.
-Emprender campañas de difusión.
VII. Evaluación
VII. Evaluación
Una vez implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los ajustes operativos que se desprendan de éstas.

Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejoramiento introducidas.

Mecanismos de información
Seguimiento a las acciones:
La organización tiene que verificar y registrar en forma analítica y secuencial la repercusión de las reformas incluidas, por lo que las acciones de implantación pueden seguir dos vertientes: Llevarse a cabo sin contratiempos de conformidad con las proyecciones esperadas o realizarse en forma desfasada.
Acciones programadas:
Resultados obtenidos en cuanto a: Responsables, productos y/o servicios, aspectos organizacionales, periodo de realización, costo, apoyo y soporte utilizados, porcentaje de eficiencia, porcentaje de eficacia e interacción con el entorno.

Acciones no programadas:
Desviaciones, causas, consecuencias, opciones de solución planteadas, opciones de solución aplicadas, acciones correctivas y calendario de aplicación.
Medición de resultados
En esta fase se efectúa un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su implantación.

Se recomienda realizar una evaluación continua de resultados.

Es conveniente que la organización considere la alternativa de evaluar su comportamiento mediante una auditoría administrativa.
En términos generales, esta valoración permite a la organización disponer de información específica sobre los aspectos siguientes:

-Logro efectivo de los fines propuestos
-Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, procesos, funciones, procedimientos, sistemas y nivel tecnológico.
-Beneficios obtenidos en la generación de productos y/o servicios.
-Ventajas competitivas derivadas del estudio.
-Análisis de costo-beneficio.
-Asimilación del cambio por parte del personal y consecuencias en el clima organizacional.
-Necesidad de capacitación y entrenamiento para el cambio sostenido.
-Entre otros aspectos
Medición de resultados
-Autorización para realizar el estudio
- Capacitación del equipo
Conclusiones
EXPOSITORES:
LOZANO HERNANDEZ YAIR
ESPINOSA CHAVEZ ALEJANDRO
SISTEMA ORGANIZACIONAL
RECOPILACION
ANALISIS
VISION
PLANEACION
IMPLANTACION
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
DIAGNOSTICO
FORMULACION
DATOS
INFORMACION
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