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Animer une réunion

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by

François Fillatre

on 26 January 2015

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Transcript of Animer une réunion

Les questions à se poser en amont
De l'utilité de la réunion ?
Quelles sont les attentes de l'organisateur ?
Que va-t-elle apporter aux participants ?
Quel est l'objectif de cette réunion ?
Quel style de réunion ? Sous quelle forme ?
Qui inviter à cette réunion ?
Quel nom donner à cette réunion ?
Quel Ordre du jour ? Quel timming ?
Réunion en Présentiel ou virtuelle ?
Penser à aménager le lieux … dans l’entreprise ou à l’extérieur ? Disposition des tables ? en U, par ilôts, en amphithéatre ...?
Salle bien éclairée, aérée… prévoir les pauses toutes les 45 mn à 1h30 maxi
Les plus : café, eau voire croissants…
Vérifier la technique (Vidéo projecteur, connexions web…)
Isolez vous des contacts extérieurs (pas de dérangements, ni de téléphone…)
Les styles de Réunion
Information
Information Descendante :
S’approprier le discours s’il ne vient pas de vous (être vous-même convaincu ?)
Dégager la logique des informations
S’appuyer sur des faits

- Faciliter la perception, la compréhension et si possible l’adhésion !

Information Ascendante :
Exprimer clairement ses besoins d’information et dans quel but ( confidentialité ?)
Faire s’exprimer chacun (laisser un temps de réflexion ? (tour de table ?)
Approfondir ce qui est dit et Reformuler !

-Remercier et dire en quoi l’information est utile
Résolution de Problématique
Exprimer clairement la problématique rencontrée et dans quel but il est utile de la solutionner pour les acteurs de la réunion (bénéfices)
Présenter la méthodologie qui va être utilisée et pourquoi celle-ci - Avoir recours, le cas échéant à des outils de résolution de problèmes (Granttproject, Mind Manager)-
Inviter et amener chaque participant à faire le vide de ses a priori
Faire dialoguer (en groupe, en ateliers ?)
Créativité
Exprimer clairement l’intérêt de cette réunion, les bénéfices attendus
Adopter des méthodes et outils de stimulation de la créativité (brainstorming, Méta plan, analogie, aléatoire avec des listes de mots, des photos, des objets…) pour amener chaque participant à ne pas avoir d’a priori (les siens et ceux des autres !)
- Recours à un animateur extérieur à l’enjeux ?
Négociation
Aboutir à un accord
Exprimer clairement l’enjeux de cette réunion et dans quel but il est utile d’arriver à un accord pour un bénéfice aux différentes parties en présence
Faire s’exprimer les points de vue des uns et des autres
Faire ressortir les points de convergence / divergence et poids de celles-ci au regard de l’enjeu
Montrer les points de progrès accomplis,
Inventer des solutions
- Montrer en quoi la relation est gagnant / gagnant
Formation
S’assurer que chacun possède les pré-requis et/ou à intérêt à apprendre
- Montrer le bénéfice de la formation – à l’issue vous saurez…
- Alterner théorie (concept) et pratique
- Contrôler la compréhension de l’auditoire et les acquis
Le Rôle des Participants
Animer une réunion
Efficace

L'Animateur
Ouvre la réunion :
Accueil des participants,
Présente l'objet et l'enjeu de la réunion,
Présente l'ordre du jour.

L'ouverture de réunion à 2 fonctions :
Constituer un collectif de travail, souder le groupe.
Rendre le groupe productif, constructif, efficace

L'introduction doit mettre en confiance les participants !
Conduit la réunion
Clôture la réunion
Présente les conclusions et actions à entreprendre à l'issue
Fixe, le cas échéant, les modalités de la prochaine réunion,
Recueil l'avis des participants et les remercier de leur participation

Comme l'ouverture était un moment clef de la réunion, la conclusion doit veiller au fait que tout le monde partage la même perception des décisions prises et agisse.
L’organisateur n’est pas nécessairement l’animateur… il est parfois utile de dissocier les rôles ; un hiérarchique peut annihiler l’expression des participants lors d'une réunion de créativité ! Ne pas avoir d’hésitation à confier ce rôle à une personne reconnue pour sa compétence sur le sujet, à une personne « neutre »…

Du juste équilibre entre être suffisamment ouvert pour l’animateur et la prise de décision !

Les participants :

Des personnes reconnues pour leur compétences et/ou concernées par le sujet… pour recueillir leur participation active

Le secrétaire de séance pour un compte rendu ou pour un relevé de décisions


Pour tous il importe de connaître :
- Le thème de la réunion (de quoi allons nous parler ?)
- L’objectif de la réunion (information, résolution de problématique, créativité, négociation, formation)

- Connaitre son rôle et sa contribution (que doivent ils préparer ?)
- Le plan de la réunion ( les différentes phases, les horaires)
- Le bénéfice attendu par l’organisateur et/ou les participants
Implique le groupe en lui posant des questions 
Favorise les échanges dans le groupe, veille à ce que chacun puisse exprimer son point de vue librement durant toute la réunion 
Sollicite les avis des autres
Régule les éventuelles tensions dues aux divergences, oppositions « calme le jeu »
Recentre sur le sujet en cas de digressions
Reformule pour vérifier si tout le monde à compris la même chose et si l’animateur a bien compris le groupe

- Rester le plus neutre possible pour favoriser les échanges plus une écoute active
by François Fillatre
Quelle disposition de salle ? En amphi, en U, par ilots, en rond...
Salle bien aérée, lumineuse... et selon la durée de la réunion : eau, café...
Des outils d'animation
Méthode QQOQC
Le double Tour
Le vote pondéré
Les 5 Pourquoi
Scénario Catastrophe
L'avocat de l'Ange
Le Mind Mapping
Les outils de Performance

Bonnes réunions, pour conquérir votre auditoire !

&

Merci de votre participation !!!

http://www.dailymotion.com/video/x4k639_l-animation-de-reunion_news
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