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Documentación mercantil

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by

César Manrique

on 27 January 2016

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Transcript of Documentación mercantil

1995
2000
2010
1990
2005
Documentación mercantil
1. El Pedido
Solicitud que realiza un empresario o profesional a un proveedor para que le suministre unas determinadas mercancías
Realización de pedidos mediante cartas comerciales
- Comunicación más personalizada. Carta
Presupuestos de obra o servicio
- Previo contrato
-condiciones específicas relativas a la operación
2. Transporte de mercancías
-Parte más importante de las compraventas
Varias opciones:
Vehículo del vendedor o comprador
Transportista o agencia de transporte
Agencias de mensajería y paquetería
IVA/IGIC
Transporte de mercancias: 21%
Transporte de viajeros y sus equipajes: 10%
Trasnporte internacional: exento
Obligaciones y responsabilidades
en el transporte
Albarán o nota de entrega
Garantía de errores o pretextos del deudor.
Tramitados por el departamento de compras
* Puede formalizarse de la siguiente manera
- Fax, @ o por carta
-Nota de pedido
-Télefono
-Agente comercial o representante
Clases de pedidos.
Pedido firme
Comprador y vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación
Previamente plasmado en algún contrato
- Denominación: Pedido o Nota de Pedido
Pedido Condicional
Se expone condiciones al vendedor.
Está condicionada a un acuerdo.
- Descuento, Plazo de entrega, validez de oferta
-Denominación: Propuesta de pedido
La nota de pedido
Membrete.
Fecha
Número de pedido
Referencia
Destinatario
Dirección de envio
Plazo de entrega
Forma de transporte
Portes
-Debidos
-Pagados
Condiciones de pago
Descripción de los artículos
Firma.
Los datos reflejados son los mismos que en la nota de pedido, pero más puntualizados en :
Mercancías
Precio de mercancías
Descuento comercial
Medio de transporte a utilizar
Lugar y plazo de entrega
Forma de pago
Incidencias
A) Modificación de los pedidos, antes del envío
B)Anulaciones - proveedor -comprador

CAUSAS EXPLICADAS CON TODA CLARIDAD
Denegación de los pedidos
A) Carecer de existencias
B)No cumplimentar las condiciones
C)Tener informes poco favorables sobre el comprador
**Se puede hacer las siguientes consideraciones:
A) El cliente puede pedir un presupuesto por escrito
B) El prestador se lo entregará antes de la realización del servicio
C)Aceptación del presupuesto del cliente equivale a la existencia de un contrato
D) Gastos de desplazamiento sólo podrán cobrarse una vez
E) Si hubieran averías o defectos ocultos en la obra, por escrito al cliente

Organización <pedidos de clientes> y <pedidos a proveedor>
-Archivador, pedidos de clientes. pedidos proveedores
a) Se asigna un número
b)Datos de cada pedido ( infomatizada)
Contrato de transporte
- mercantil ; condiciones
a) Comerciante, transporte para el público
b) Objetos; mercancías o efectos del comercio
c) Escrito
Personas que intervienen en el transporte
Remitente, cargador o expedidor
Transportista o porteador
Destinatario o consignatario
Modalidad de pago
Portes pagados
Portes debidos
Reembolso
Responsabilidad; recibe la mercancía
Obligaciones; entregar en el mismo estado
A) Son por cuenta del transportista
B) Podrá reclamarse contra el porteador (24h)
C) Retraso en la entrega de mercancías
D) Los consignatarios deberán pagar los gastos y portes de los géneros que reciban (24h)
Es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de entrega al comprador y acredita las prestaciones del servicio.

• La salida de las mercancías del almacén del vendedor.
• Recepción de la mercancía del almacén por el comprador.
• Realización del transporte.

Datos que figuran en el Albarán
✔ Membrete: Identificación de la empresa vendedora.
✔ La fecha: Día, mes y año de la elaboración del albarán
✔ Número del albarán
✔ Número o referencia del pedido
✔ Identificación del comprador
✔ Número de cliente.
✔ Transporte, forma de envío, tipo de portes.
✔ Lugar de entrega
✔ Identificación del comprador
✔ Descripción detallada de la mercancía a entregar
✔ Fecha de entrega

Clases de Albarán
Los albaranes puede ser valorados o sin valorar:
Valorados: Aparece el precios unitarios, total de la operación etc...
Sin valorar: Solo aparece la descripción y la cantidad de la mercancia enviada, pero no los precios.
Copias del Albarán
Deben ser tres copias la que se deben realizar:
Copias para el vendedor: Para justificar la salida de la mercancia.
Copias para ser firmada por el comprador: Para confirmar que esto todo correcto
Copias para el comprador: Para justificar que ha recibido la mercancia.
La Factura
Contenido de Facturas
• Número o serie
• Nombre y apellidos o denominación social del vendedor y del comprador.
• Numero de Identificación Fiscal del vendedor y del comprador.
• Domicilio del expedidor y del destinatario.
• Descripción de la operación (precio, descuentos, etc.)
• Tipo impositivo aplicado a las operaciones.
• Cuota tributaria.
• Fechas de su expedición.


Excepciones:
No es necesario identificar al destinatario cuando:
-No profesional
-Contraprestación inferior a 100 €
Expedición obligatoria de la factura
Cuando el destinatario sea profesional; el destinatario lo exija; se exporte bienes exentos de IGIC; se envíe mercancías a estados miembros de la Unión Europea.
Excepciones
No es obligatorio facturar en las operaciones realizadas por comerciantes minoristas a los que se aplique el régimen de recargo de equivalencia ni en las operaciones exentas de IGIC (salvo servicios médicos) ni en las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IGIC
Facturas recapitulativas
Se pueden incluir en una sola factura las operaciones realizadas en distintas fechas pero para un mismo destinatario siempre y cuando se realicen dentro del mismo mes natural. Deben ser expedidas como máximo, el último dia del mes natural en que se realizaron las operaciones realizadas.
El tique como sustitutivos de la factura
✔ El importe sea inferior a los 3000€, IGIC incluido.
✔ Venta al por menor.
✔ Ventas y servicios en ambulancia y a domicilio del consumir.
✔ Servicios de hostelería, restauración, etc.
✔ Transporte de personas y sus equipajes.
✔ Salas de baile y discotecas.
✔ Servicios de peluquería
✔ Utilización de instalaciones deportivas.
✔ Aparcamientos y estacionamiento de vehículo.
✔ Alquiler de película.
✔ Utilización de autopistas de peaje.
✔ Tintorerías y lavanderías.

Contenido mínimo de los tiques
 Número o serie correlativa.
 NIF, nombre y domicilio o razón social del expedidor.
 Fecha.
 <<IGIC incluido>>.
 Contraprestación total.

Facturas expedidas por el destinario
Estas facturas puede ser confeccionada por el propio destinatario, pero el responsable sigue siendo el empresario
que realiza la operación. Para que esto ocurra se debe cumplir los siguientes requisitos:

 Un acuerdo previo.
 Debe ser aceptada la factura por el empresario en el plazo de 15 días desde la recepción de la factura.
 Las facturas rechazadas dentro del plazo se tienen por no extendidas.
 Estas facturas expedidas por el destinatario deben tener una serie distinta de numeración.

Plazo para la expedición y envío de la factura
Emisión de la e-factura
Pueden enviarse factura por soporte electrónico siempre que permita: constatar la fecha de expedición,
su inscripción en el libro de facturas expedidas y su adecuado archivo.
Debe cumplir unas condiciones: conformidad por parte del destinatario y que los medios electrónicos garanticen su autenticidad

Duplicados y copias de las facturas
Se debe constatar la expresión <<duplicado<< y <<copia>> en la factura. Los duplicados y las copias tienen la mismas eficacia que los originales. Y puede expedir duplicado cuando en una misma operación concurran varios destinatarios y en el supuesto de pérdida del original
Conservación de las facturas
Los empresarios o profesionales deberán conservar, los siguientes
documentos:
1. Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas y las copias
de los documentos sustitutivos expedidos.
3. Las facturas expedidas así como sus justificantes contables.
4. Los recibos tanto el original de aquel, por parte de su expedidor,
como la copia,
por parte del titular de la explotación.
5. Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación.
Los documentos deben conservarse con su contenido original,
ordenadamente
y al menos durante 4 años y con las condiciones fijadas.

Facturación de los gastos suplidos
Los gastos producidos durante la operación (como portes, seguros, etc.) deben ser facturados junto con la operación principal y forman parte de la base imponible. Aunque puede suceder que el propio comprador pague esos gastos suplidos.
Para que existan suplidos debe existir un mandato previo y las facturas deben estar expedidas al nombre del comprador
El descuento en las facturas
Reducen los precios de los productos antes de añadir los gastos. Hay tres tipos de descuentos
 Descuento comercial: Bien por rebaja o por oferta.
Se calcula descontando un tanto por ciento sobre el importe bruto total.
 Descuento por pronto pago: Cuando es al contado.
Se aplica sobre el importe neto que resulte de aplicar el descuento comercial y el rappel si lo hubiese.
 Rapples: cuando se compran grandes cantidades de mercancía o se supera un determinado
volumen de compra en un año. Se aplica sobre el importe neto de los productos .

Nota de gasto
Determinados gastos ocasionados por una compraventa, tales como
embalajes, portes, seguros, comisiones de agentes intermediarios y
otros que puedan surguir pueden ir facturados por separados de la mercancía.
Cuando los gastos se facturan por separado se realiza un documento e
quivalente a la factura, presenta las siguientes características:
✔ Deberá cumplir los requisitos de la factura.
✔ Sus gastos no están gravados con el tipo de impuesto aplicado en la
operación principal.
✔ Los portes y comisiones soportarán el impuesto correspondiente.
✔ Los seguros son una operación exenta del impuesto.
La nota de gastos la emite el proveedor al cliente y la firma el proveedor.


Nota de abono
Cuando un vendedor concede descuentos posteriores a la emisión de la factura, o cuando el comprador devuelve envases reutilizables, el vendedor deberá abonar estos conceptos al comprodor. La nota de abono deberá contener:
1. El membrete: Identificación de la empresa vendedora.
2. La fecha: Día, mes y año de la emisión de la nota
3. Número: La numeración sera correlativa
4. Destinatario: Identificación de la empresa compradora
5. Descripción: Se especifica el concepto de porque se hace el abono.
6. Firma: Del proveedor

El IGIC es un impuesto general sobre las ventas/prestaciones de servicios y constituye un tributo básico de la imposición indirecta canaria.

Este impuesto lo debe presentar las personas o entidades que realicen habitualmente actividades empresariales o profesionales.

El transporte es un servicio que esta sujeto al IGIC. Los tipos impositivos que se han de aplicar son los siguientes:
Periodo de Reclamación
Por vicios o defectos ocultos: 30 dias después a su entrega.
Por vicios o defectos en la calidad o cantidad: Al mismo tiempo de recibir la mercancia o en los 4 dias siguientes a su entrega, si se entrega embalada.
Archivo de los Albaranes
Los albaranes se archivaran de la siguiente manera:
Compras o proveedores
Venta o cliente
Es el documento que acredita legalmente la entrega de bienes y las prestaciones de servicio realizadas.
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