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INFORME DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

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Betty Rdzz Preciado

on 30 October 2013

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INFORME DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
3. Etapas de la Auditoría Operacional.
Levantamiento de información.
Elaboración de cédulas de auditoría.
Verificación de sistemas en vigor.
Evaluación de sistemas en vigor.
Diagnóstico o informe.
Emisión del informe.

2. Concepto y Fundamentos de la Auditoría Operacional.
Es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se consideren necesarias.
1. Los Ciclos de Operación en las Entidades.

La vida de una empresa es, un flujo constante de transacciones o de operaciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. A su vez, los propietarios, los trabajadores, los acreedores y terceros en general con intereses en la entidad, necesitan información sobre lo que ocurre en ella como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo.
Surgen así los ciclos de operación:
Financiero o de Tesorería
Egresos
Producción o Transformación
Ingresos
Información

La auditoría operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales que deben considerarse al realizarla:
1. El examen del flujo de las transacciones debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los métodos y los procedimientos que integran un sistema.
2. La auditoría debe tener un enfoque constructivo. Su finalidad esencial es incrementar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las operaciones.
3. El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseño detallado de los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos.
CAPÍTULO I

LA AUDITORÍA OPERACIONAL

4. La Auditoría Operacional en un Departamento de Auditoría Interna.
La actividad principal de un departamento de auditoría interna debe ser la auditoría operacional o de flujo de transacciones. En ella se localizan los beneficios que espera la dirección de una empresa para justificar los costos que dicho departamento ocasiona.
CAPÍTULO II

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
1.- Levantamiento de Información.
PRIMERA ETAPA
El auditor debe obtener información detallada respecto a las características del flujo de transacciones en el área funcional sujeta a examen.

En ésta etapa la auditoría operacional se basa en las técnicas de:
Entrevistas
Observaciones de campo
2. Elaboración de cédulas de auditoría.
SEGUNDA ETAPA
El auditor prepara papeles de trabajo que contienen los detallar relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área sujeta a examen.
Existen diferentes opciones para estructurar la información:
Cédulas Descriptivas
Gráficas de Flujo
Una combinación de Ambas
La elaboración de sistema de flujo de acuerdo a una simbología de uso uniforme que incluye elementos como los siguientes:
3.- Verificación de sistemas en vigor.
TERCER ETAPA
El propósito fundamental es verificar los procedimientos y los métodos cuyas características han quedado reflejadas en los papeles de trabajo.
CAPÍTULO III
EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL
1.- Puntos que deben de Cumplirse antes de la Preparación del Informe.
Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o supervisor de auditoría.

En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de los métodos, procedimientos y sistemas.

Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observación incluida.

El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto presente y futuro.

Los papeles de auditoría deben incluir no solo descripciones de problemas, sino sugerencias.

El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir problemas detectados.

Es más importante estar convencido de que las sugerencias de auditoría están bien estructuradas y serán de utilidad.

En los papeles de trabajo es esencial quye las sugerencias de auditoría deben ser:

FACTIBLES
ACCESIBLES
OBJETIVAS E INTEGRALES
2.- Secuencia para Preparar el Informe de Auditoría.
Para que las observaciones y sugerencias de auditoría puedan comunicarse a la entidad de manera correcta y oportuna, es necesario que el auditor lleve a cabo las tareas de la quinta fase conforme a los siguientes pasos:

La reunión para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los ejecutivos a cuyo cargo están los departamentos que involucran los hallazgos del auditor.
La discusión debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditoría considerando los siguientes aspectos:
1. El auditor debe lograr que los ejecutivos de las áreas involucradas establezcan y se comprometan a respetar fechas o plazos en los que las recomendaciones aceptadas quedarán cumplidas en forma integral.
Elaboración del Borrador del Informe de Auditoría.
A los atributos que se debe reunir en un reporte de auditoría operacional es necesario analizar cada una de las partes que lo integran:

Discusión de las observaciones y sugerencias.
Iniciar la reunión explicando los objetivos de la auditoría.
Hacer hincapié en que la auditoría operacional tiene propósitos constructivos y no destructivos.
Se debe hacer énfasis para reconocer y agradecer la colaboración de todo el personal.
Comenzar la reunión en su aspecto propiamente técnico.
Enfatizar la mejor disposición en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas.
Hacer hincapié en que las sugerencias propuestas son únicamente el punto de vista de los auditores.
El auditor debe procurar convencer antes que vencer.
Es vital tomar nota de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen respecto a las observaciones de los auditores.
Deben evitarse comentarios irónicos, o tendenciosos.
Cuando procede, se admiten comentarios positivos acerca del desempeño del personal.
El último paso que el auditor debe dar es cambiar su punto de vista o dejarse derrotar por los ejecutivos.
Recopilación de Respuestas a las Observaciones y Sugerencias.
2. De acuerdo con las fechas o plazos fijados por la empresa para cumplir las recomendaciones aceptadas, es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles de trabajo.
3. Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervención de especialistas internos o externos, los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener las autorizaciones de los funcionarios en quienes recaiga esta responsabilidad.
Carátula:
Constituye el encabezado del informe, la cubierta de las páginas que lo integran. Debe ser breve, objetiva y satisfacer los requerimientos obvios del buen gusto y la sencillez profesional.

Dictamen:
-destinatario
-párrafo de alcance
-párrafo intermedio
-párrafo de opinión
-firma
-fecha

Texto con observaciones, Sugerencias y Respuestas:
El texto constituye el contenido medular del reporte de auditoría operacional; su redacción debe ser accesible y en un lenguaje exento de tecnicismo, a fin de que su lectura sea fácil y amena.

3.- Aplicación de Cuestionarios de Control de Calidad.
Permiten al auditor llevar a cabo una supervisión final sobre el cumplimiento de ciertos puntos esenciales de la auditoría:

El borrador.
El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros.
Deben estar convencidos de que midieron la importancia de los problemas detectados.
Asimismo, deben estar seguros de que se han tomado en consideración los problemas adicionales, presentes y futuros.
También deben estar seguros de haber identificado todos los riesgos a que está expuesta la empresa por las anomalías detectadas.
4.- Emisión del Informe de Auditoría Operacional.
La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:

Mecanografía del borrador.

Confronta.

Envío a destinatarios.
CAPÍTULO IV
EJEMPLO DE INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL
¡MUCHAS GRACIAS POR
SU ATENCIÓN!
El informe de auditoría operacional es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad.
CARACTERÍSTICAS

A) Oportunidad.
Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas.

B) Integridad.
Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.

C) Competencia.
Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditoría.



D) Relevancia.
Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área auditada.

E) Objetividad.
Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con evidencia indudable.

F) Convicción.
Hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.

G) Claridad.
Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deberá tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendrá que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.
H) Utilidad.
Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la entidad.

I) Precisión o Corrección.
La precisión está determinada fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado. Entre mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por parte del receptor. La eliminación de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo,bueno, malo, etc.). La conclusión de los detalles significativos.

J) Concisión.
Por concisión se debe entender que cada idea se exprese con el menor número de palabras posible, siempre y cuando ésta quede completa. Ser conciso no implica la omisión de asuntos importantes, pero sí de los que son relativamente importantes. La concisión no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso.
K) Sencillez.
La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditoría adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia.

L) Adecuación.
Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fácilmente lo que se le quiere decir.

M) Cortesía.
Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy común que como resultado dela auditoría algún elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc.Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesía; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades.

N) Originalidad.
Aunque a veces resulte difícil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo.Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
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