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informe de practicas DRSET

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by

vanessa naquira

on 21 January 2014

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Transcript of informe de practicas DRSET

JUSTIFICACIÓN DE PROBLEMA
“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE NOTIFICACIONES
Presentado por:
Vanessa del Rosario Náquira Acero

“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE NOTIFICACIONES DE DOCUMENTOS INTERNOS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN TACNA”
CAPITULO I
2.ALCANCE DEL PROYECTO
CAPITULO IV
2.OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS
I.GENERALIDADES DE LA EMPRESA
DIRECCIÓN REGIONAL SECTORIAL DE EDUCACIÓN TACNA ”
DE DOCUMENTOS INTERNOS DE LA
1.NOMBRE DE LA EMPRESA
“Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna- DRSET”
2 VISIÓN
La Educación en Tacna al 2015 es un sistema Administrativo, descentralizado, lideren los estándares de calidad y equidad educativa a nivel nacional, basado en un trabajo eficiente, equitativo e innovador, democrático y humanista
Formar integralmente nuevas generaciones de ciudadanos con una Educación de calidad, identificados con el progreso personal, orientado al desarrollo social y cultural regional.
3 MISIÓN
CAPITULO I
Incrementar los niveles de calidad y equidad de los servicios educativos a nivel Regional.
Promover el conocimiento y práctica de la ciencia y tecnología, la cultura y los deportes.
Asegurar la implementación de las políticas del Sector en el Gobierno Regional y local con participación de la sociedad civil y el Sector Privado.
4. OBJETIVOS
CAPITULO II
II. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE REALIZACIÓN DE PRÁCTICAS
1.ÁREA DE PRÁCTICAS:
“UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO”
El Área de Tramite Documentario corresponde al Órgano de Dirección que se encarga de la recepción de los documentos que estén dirigidos a la Dirección Sectorial de Educación Tacna procediendo seguidamente a su foliación, clasificación, su registro, distribución y efectuar el seguimiento mediante el sistema informático correspondiente, entre otros.
.Recepcionar, registrar, foliar, clasificar y distribuir la documentación y deriva mediante el sistema informático correspondiente.
Fotocopiar resoluciones directorales, oficios y documentos.
Atender y orientar al público en la presentación de los expedientes y documentos.
Expedir copias certificadas de las
Resoluciones Directorales
que obran como antecedentes en el archivo.
Funciones:
Elaborar la información estadística del movimientos documentario y realiza su evaluación en forma mensual, proporcionando las medidas correctivas a que haya lugar,
Participar en la elaboración de documentos técnicos para la simplificación de procedimientos administrativos.
Funciones:
Despachar con el Director las comunicaciones oficiales (comunes, reservadas y muy reservadas) o de particulares que requieren decisión o informe específico.
Archivar y mantener en buen estado de conservación de las resoluciones emitidas por la Dirección Regional de Educación.
Mantener actualizado el archivo de resoluciones de la Dirección Regional de Educación.
Revisar, Enumerar y registrar las Resoluciones Directorales de la Dirección Regional de Educación.
Otras funciones que le asigne el Director Regional de Educación dentro del campo de su Competencia.
funciones:
PRE-PROFESIONALES
Consolidar los conocimientos adquiridos durante la formación universitaria, así como desarrollar las habilidades y actitudes propias del entorno laboral como practicante.
a.Objetivo General
-Incrementar los conocimientos y destreza en la ejecución de tareas de la carrera.
-Lograr brindar un aporte significativo, contribuir en la optimización de procesos en el área en la que se desarrollan las prácticas.
-Alcanzar un nivel de conocimiento necesario para optar el grado de bachiller.
-Desarrollar el análisis, diseño del Sistema de Gestión de Notificaciones de documentos internos de la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna.
b.Objetivos Específicos
En el tiempo de practicante de la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna se me encargo del Análisis y diseño del Sistema de Gestión de Notificaciones de Documentos Internos, el cual era punto importante para el manejo ordenado de la documentación que maneja el Area de Tramite Documentario
Así tenemos que el aporte que se realizo fue el análisis, diseño sistema que permita registrar, controlar la documentación que sale de la DRSET facilitando consultas de las diferentes oficinas sobre la documentación, hace posible también poder medir el grado de efectividad , rendimiento del personal en los objetivos del área.
3.APORTE DE LAS PRÁCTICAS A LA INSTITUCIÓN
CAPITULO II
2. OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS
PRE-PROFESIONALES
1.HERRAMIENTAS UTILIZADAS
PARA LA ELABORACION
DEL SISTEMA
Es un modelador UML que permite el diseño de sistemas de todo tipo de diagrama UML tipos. También es compatible con amplio manejo de casos de uso, diagrama sysml requerimiento y diseño de bases de datos (con ERD). Convp-UML, El equipo de desarrollo de software puede realizar el análisis y diseño de sistemas con eficacia.
Microsoft SQL Server 2012
CAPITULO III
III. MARCO TEORICO
Es un conjunto completo de tecnologías y herramientas para la empresa que ayudan a obtener el máximo valor de la información con el menor coste total de propiedad.
Disfrute de su excelente rendimiento, disponibilidad y seguridad; apóyese en unas herramientas más productivas de administración y desarrollo y disponga de análisis completos con un entorno de Business Intelligence (BI) en modo autoservicio.
IV.GENERALIDADES DEL PROYECTO
TITULO
CAPITULO IV
El sistema a desarrollar se encargará de Registro, búsqueda , Control , de la Documentación Interna que será destinada a entidades u/o personas fuera de la Institución controlando el estado en el que se encuentran cada documento y su respectiva Notificación del documento.
CAPITULO IV
2. ALCANCE DEL PROYECTO
El sistema a desarrollar se encargará de Registro, búsqueda , Control , de la Documentación Interna que será destinada a entidades u/o personas fuera de la Institución controlando el estado en el que se encuentran cada documento y su respectiva Notificación del documento.
El Área de Tramite Documentario de la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna su mayor prioridad es el manejo de información y los documentos de los cuales se hace cargo de seleccionar y derivar para ellos existe un sistema Lotus Notes versión 6.5 que es de uso exclusivo de documentación que ingresa y que se maneja en la misma entidad, lo cual facilita de gran manera el seguimiento de la documentación generada en la DRSET. Pero este mismo sistema no se encarga de los documentos generados para las instituciones y /o personas dirigidas fuera de la Dirección Regional de Educación esta operación se realiza manualmente utilizando una aplicación de hoja de cálculo lo cual información que solo maneja el Área de Tramite Documentario y las demás áreas solo pueden saber del estado de su documento acercándose a la oficina personalmente y hacer seguimiento de dicho documento, este procedimiento genera interrupción en los tiempos que requiere el área por lo cual es necesario la implementación de un software diseñada para el control de la documentación en mención.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El manejo de documentación interna que tiene el propósito de ser notificada fuera de la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna, ha aumentado considerablemente, esta responsabilidad recae sobre el Área de Tramite Documentario la cual se encarga de registrar y hacer la notificación de lo encomendado por todas las oficinas de la DRSET y que lleguen a su destino para esto se cuenta con personal de notificadores.
El propósito en el planteamiento de generar un Software de notificaciones es el de gestionar óptimamente los recursos y dar cumplimiento en tiempo exactos, también poder delegar la función de hacer seguimiento sobre la entrega del documento sea entregado.
OBJETIVOS

Con el presente trabajo tenemos como objetivo principal la implementación de un Sistema de Gestión de Notificaciones de Documentación interna de la Dirección Regional de Educación Tacna.
a.Objetivo General

Realizar el análisis del Sistema De Gestión De Notificaciones De Documentos Internos De La Dirección Regional Sectorial De Educación Tacna.
Facilitar el seguimiento sobre la documentación por áreas de la Dirección Regional de Educación.
Acortar el tiempo que se dedica en la el registro de la documentación en la Unidad de Tramite Documentario, delegando el registro de dicha documentación
b. Objetivos Específicos
|
8.LIMITACION DEL SISTEMA
El sistema no permitirá ver las notificaciones solo el estado para evitar filtro de información, si una área está interesada en tener información tendrá que solicitarla con un oficio interno.
El resultado de las consultas que se requieran será vistas en pantalla.
9.METODOLOGIA
Metodología Cascada
CAPITULO V
V.ANÁLISIS DEL SISTEMA
1.DETERMINACION DE LA FACTIBILIDAD
a.Factibilidad Técnica
Se ha realizado un análisis tecnológico de los factores que determinan la viabilidad del proyecto, basados en cuatro ámbitos: Hardware, Software, Comunicaciones y Recurso Humano; a continuación se detalla cada uno.
La DRSET cuenta con el presupuesto necesario para realizar el proyecto de desarrollo de software debido a que no se incurrirá en gastos adicionales de mobiliario, instalaciones eléctricas, sistemas de seguridad, o de personal adicional; pues actualmente se cuenta con los insumos suficientes para el desarrollo del proyecto. Además de contar con los recursos a utilizar durante el desarrollo, sean estos recursos de software, hardware, materiales y los costos de capacitación que se encuentran incluidos en el presupuesto para el desarrollo del sistema.
Debido a la naturaleza del proyecto, la institución no invertirá dinero para el desarrollo de éste. Los Costos para el desarrollo los absorberá el equipo de desarrollo, dichos costos ya están debidamente presupuestados y es completamente factible el realizar la inversión.

b.Factibilidad Económica
La factibilidad operativa se midió evaluando el impacto que tendrá el proyecto, en la institución (procedimientos) y en las personas que laboran en ella (impacto sobre las impresiones de cada uno). Esta determinación se observó por medio de entrevistas Se cuenta con la aceptación por parte del Jefe del Área de Tramite Documentario, ya que sabe que este software mejorara y agilizara la labor de gestión de Notificaciones
Cuenta con el apoyo del área informática de la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna.
c.Factibilidad Operativa
3.REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
a.Requerimientos Funcionales
b. Requerimientos no funcionales
El sistema facilitara el trabajo de los usuarios del mismo.
Deberá diseñarse de forma robusta, con el fin de disminuir su mantenimiento o rediseño.
Las interfaces respetaran los colores emblemáticos de la Dirección Regional de Educación Tacna (se usaran los colores pero no necesariamente en toda la pantalla).
Las notificaciones no serán vistas por todo los usuarios de la DRST y solo se dará acceso a administrador.

4.DESCRIPCION DE ACTORES
DISEÑO DEL SISTEMA
a.Diagrama de Paquetes
6. DIAGRAMAS DE CASOS DE USO
b.Gestionar Courier
Diagrama de Casos de Uso
Diagramas de Casos de Uso
6.DIAGRAMAS DE CASOS DE USO
6. DESCRIPCIÓN DE CASOS DE USO
f. Gestionar Documento
6. Diagramas de Casos de Uso
Modificar Documento
Gestionar Destinatario
Diagramas de Secuencia
a.C.U. Validar Usuario
Gestionar Courier
b.CU 003 Registrar courier
c.CU 004 Modificar Courier
d.CU 005 Eliminar Courier
e.CU 006 Buscar Courier
Gestionar Documento
m.e. CU 008 Registrar Documento
n.CU 009 Modificar Documento
o.CU 010 Eliminar Documento
h. CU 011 Buscar Documento
Gestionar Notificación
j. CU 014 Agregar Destinatario
k. CU 015 Eliminar Destinatario
CU 016 Derivar Documento
8.DIAGRAMA DE COMPONENTE
1.DIAGRAMA DE DESPLIEGUE
9.DIAGRAMA DE CLASES
CAPITULO VI
Diagrama Entidad - Relación
CAPITULO VII
VII.ARQUITECTURA DEL SISTEMA
CAPITULO VIII
VIII.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1..- CONCLUSIONES

- El tiempo que se ocupó en el desarrollo de las prácticas pre-profesionales logro incrementar conocimientos en temas quizás no muy estudiados antes, del mismo modo aumento la capacidad de decisión, creatividad e iniciativa del practicante.
-Se aprendió a trabajar en equipo y bajo presión con el fin de alcanzar metas a corto plazo,
-El aporte desarrollado para la Dirección Regional Sectorial de Educación Tacna de suma importancia para el desarrollo óptimo de las actividades encomendadas.
-Se recomienda generar una base de datos con de los docentes a fin de la automatización completa del sistema.
-Se recomienda realizar una reunión con todos los usuarios del sistema con el objetivo de capacitarlos en el uso del sistema a implementar
2.RECOMENDACIONES
ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
La filosofía de procesamiento indica los registros de la documentación (actualización, eliminación, búsqueda etc.) se realizarán en cada computadora, enviando los resultados al servidor para ser almacenados es por esta razón que para el óptimo funcionamiento del sistema propuesto, se recomiendan ciertas características mínimas de hardware:

HARDWARE
- Velocidad de microprocesador 600 mhz o superior
- Memoria 128 MB o superior
- Disco Duro 20 GB o superior
- Software de Modelado de Sistemas.
- Almacenamiento de base de datos.
- Hosting

El servidor actualmente tiene instalado el gestor de base de Datos Microsoft SQL Server 2000, en la actualidad se instalará la base de datos para el nuevo sistema, de esta manera no se incurrirán en gastos de licencias. A la vez se tomarán medidas de seguridad de los datos, para evitar que estos sean corruptos, no tener riesgos de pérdida de información y que éstos sean exactos y confiables.
Solo es necesario un Browser de internet para que el sistema funcione, este puede ser: MS internet Explore o Mozilla FireFox, los cuales ya están instalados y disponibles en los computadores.

SOFTWARE
Para el acceso al Sistema en la DRSET, es necesario que exista una red local y un servidor en donde estará la aplicación. Dicha red ya está instalada, es por ello que no se necesitara alterar ninguna conexión
COMUNICACIONES
El personal que utilizará el sistema tiene los conocimientos necesarios de informática, lo que facilitará el proceso de capacitación; además están conscientes de la necesidad de la herramienta por lo que están dispuestos a los cambios que se realizarán en los procedimientos.
En cuanto a los recursos humanos requeridos para el desarrollo del análisis y diseño se cuenta con un Analista-Diseñador-Programador que se encargara de todas las actividades del proyecto.


RECURSOS HUMANOS
Gestionar Notificación
Gestionar Reporte
i. CU 012 Búsqueda Avanzada
j. CU 014 Agregar Destinatario
m. CU 017 Recibir Documento
Gestionar Notificación
n. CU 019 Concluir Tramite
CU 020 Registrar Acta de Notificación
p. CU 021 Eliminar Acta de Notificación
Gestionar Reporte
q. CU 023 Imprimir Notificaciones
r. CU 024 Generar Reporte
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