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Princípios da Gestão do Tempo

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Grupo EC

on 11 June 2014

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Transcript of Princípios da Gestão do Tempo

Objetivos
No final desta sessão de introdução à temática da Gestão do Tempo, deverá ser capaz de...

Realizar um autodiagnóstico dos seus atuais hábitos de gestão de tempo;
Caraterizar as principais Leis da Gestão do Tempo (e saber ilustrá-las com exemplos práticos!);
Identificar instrumentos facilitadores, para uma melhor utilização do seu tempo.
Principais Leis da Gestão do Tempo...
Síntese Final
Sessão 1 - Introdução à Gestão do Tempo
1. Lei dos 20/80
2. Lei das sequências homogéneas de trabalho

3. Lei de Parkinson
4. Lei da contraprodutividade
5. Lei da alternância
6. Lei dos ritmos biológicos
7. Lei da dimensão subjectiva do tempo
Módulo 1
A Gestão do Tempo
Análise da utilização do seu Tempo

46 - 56 - Gere bem o seu tempo!
35 - 45 - Gere bem parte do seu tempo. No entanto, precisa de ser mais consistente
nas estratégias para não "desperdiçar" tempo. Deve utilizar novas técnicas!
23 - 34 - É, com muita frequência, uma vítima do tempo. Não se deixe dominar pela
má gestão do tempo. Aplique imediatamente as técnicas que aprender.
12 - 22 - Provavelmente é muito desorganizado. Um plano de gestão do tempo,
voltado para prioridades, é necessário já!
0 - 11 - Coloque todas as técnicas em prática!

Teste de diagnóstico

A (Frequentemente) - 4 pontos
B (Às vezes) - 2 pontos
C (Raramente) - 0 pontos
O que entende por Tempo?
E Gestão do Tempo?
“O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…”
(Peter Drucker)
O tempo é...
- Invisível
- Insubstituível
- Consumido logo que se recebe
- Não passível de não se utilizar
- Inesgotável
- Não passível de compra, aluguer, fabricação, reciclagem
Perfecionismo
Querer fazer tudo
Incapacidade de dizer Não
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo
Frequentes interrupções
Adiar o desagradável = procrastinação
Trabalhar sem um plano, sem prioridades
Fadiga e falta de autodisciplina
Cronófagos mais comuns
(Desperdiçad0res de Tempo)
Para uma gestão eficaz
do tempo deve…
Interrupção de um trabalho provoca:
» perda de eficácia
» consumo de mais tempo
20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos resultados.
O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível e não do necessário.
Para além de um certo limite, a produtividade do tempo
investido decresce e torna-se negativa.
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem!
Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos
biológicos.
O tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão subjectiva, que é função do interesse pela actividade exercida.
Eliminar desperdiçadores de tempo
Aprender a dizer "Não!"
Delegar
Pensar e planear em termos de Objetivos
Estabelecer Prioridades, definindo o que é urgente e o que é importante
Delegar
Definir objetivos
«Se não tiveres rumo, nenhum vento te será favorável» Séneca
Estabelecer prioridades
«O essencial leva pouco tempo, o acessório muito tempo»
(Lei de Pareto)
Duas formas para abordar a gestão do tempo:
A abordagem do que é urgente
A abordagem do que é importante
Delegar é atribuir tarefas a uma pessoa ou a uma equipa, dando-lhe a necessária autonomia

• Planear a delegação
• Selecionar a pessoa
• Motivar
• Explicitar objetivos, tarefas, responsabilidades, prazos
• Fornecer informações
• Acompanhar o progresso das tarefas


SMART

Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizáveis)

Tenha em conta a Matriz de Prioridades abaixo e vá preenchendo com as atividades do seu dia a dia de modo a organizar-se mais facilmente.
Tarefas importantes - estão ligadas aos objetivos fundamentais e prioritários.
Tarefas urgentes - não podem ser executadas mais tarde.
Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de
pedras grandes, pedras médias,
uma
porção de areia
e
água
de modo a que tudo caiba lá dentro. Por que ordem introduziria cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto mais facilmente?
Em 1.º lugar?
Em 2.º lugar?
Em 3.º lugar?
Em 4.º lugar?
1º - Pedras Grandes
2º - Pedras Médias
3º - Areia
4º - Água
Após o estabelecer objetivos e prioridades, segue-se o planeamento das
atividades e tarefas.
Planear atividades
Sessão 1 - Introdução à
Gestão do Tempo

Plano de Trabalho
Objetivos/resultados
Atividades
Prioridades
Plano de Tempo
Estimativa de duração
Horários
Flexibilidade
Atividade 1 - Plataforma Colaborativa de Aprendizagem
Os formandos devem descarregar da plataforma documentação contendo informação sobre a forma de elaboração correta de um plano de trabalho / calendarização.
Após a sua consulta, devem preencher o
template
disponibilizado, realizando e submetendo um plano de trabalho semanal na plataforma. Poderão esclarecer eventuais dúvidas numa sessão síncrona, através do Skype.
Nos dois dias seguintes à entrega, deverão consultar os planos elaborados pelos colegas e fazer comentários e críticas construtivas, num fórum de discussão, para que seja possível uma melhoria da organização do tempo (devem fazer pelo menos 2 comentários).
Esta atividade terá um peso de
30 % na nota final
do Módulo 1 e será avaliada tendo em conta os seguintes critérios: cumprimento das regras explanadas na documentação disponível e pertinência dos comentários realizados.

Resumindo, gerir o tempo de forma adequada implica:
- Saber quais os nossos objetivos e prioridades.
- Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.
- Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje.
- Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!
(Na próxima sessão será explicado mais pormenorizadamente como realizar um plano )
Alguma Dúvida?


Questão ???
Resolução
1. g) Lei das sequências homogéneas de trabalho
2. e) Lei dos 20/80
3. b) Lei da dimensão subjetiva do tempo
4. c) Lei da contra produtividade
5. b) Lei da dimensão subjetiva do tempo
6. a) Lei de Parkinson
7. f) Lei dos ritmos biológicos
8. d) Lei da alternância
9. a) Li de Parkinson
10. e) Lei dos 20/80
Exercício 1
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