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ACUERDO 037 DE 2002

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ACUERDO 037 DE 2002
(Septiembre 20)


Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION
En uso de las facultades
que le confieren la Ley
80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley General de
Archivos 594 de 2000 y,
considerando:
ARTICULO 26 DE LA CONSTITUCION :

las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social.

Esto quiere decir que quien considera esto es: el TITULO IV DE LA LEY DE 2000 ESTABLECE LAS NORMAS RELATIVAS A LA "ADMINISTRACION DE ARCHIVOS"

ARTICULO 13:
Dictará que en los casos de
costrucción de edificios
públicos y, adecuacion
de espacios , adquisicion
o arriendo se tengan encuenta LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EXISTENTES SOBRE ÁREAS DE ARCHIVO.

ARTÍCULO 14:
Establece los principios relacionados con la propiedad , manejo y aprovechamiento de los archivos públicos CONSIDERADO POR EL :

PARÁGRAFO 1:
la administración pública podrá contratar con personas públicas o jurídicas los servicios de depósito , custodia ,organización, repografía y conservación de documentos de archivo.


PARÁGRAFO 3:
Establecen Los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios.

El decreto LEY 2527 de 1950en su ARTICULO 5 le da el mismo valor probtorio del original de la copia producida en microfilm

 Que la LEY 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, juridico y fuerza probatoria a los “mensajes de datos”.

 ARTICULO 19 DE LA LEY 594 DE 2000 Se considera opotuno para señalar alineamientos generales para la presentacion de servicios de produccion digital de documentos de archivo


ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO.-
Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:
A) SERVICIOS EN PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS, ELABORACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Y TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL.
 La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o ciencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en
trabajos archivísticos.


 La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con
profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y
será responsable del desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten.
 Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante
certificaciones de prestación efectiva del servicio.

B) SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.
1. EDIFICACION

Características del terreno:
1.1 UBICACIÓN
Sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad
Lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
Que tenga el área suficiente para guardar la documentación con el ambiente acuada
1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES
-La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto
-Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
-Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario
1.3. ÁREAS DE DEPÓSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Debe garantizar:
-Desplazamiento, seguridad y adecuada manipulación de los documentos.

-Adecuación climática.

-Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
1.4. DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS
-Regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales
en las áreas de depósito.
-Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
1. 5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
1.5.1. ESTANTERÍA
-Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá
-Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
-Cada bandeja deberá soportar un peso
mínimo de 100 kg./mt lineal.
1.5.2. MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO Y EN OTROS SPORTES
-El mobiliario se adaptará sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso.
-Debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantería.
1.5.3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN
-Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección
-Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:
2.1. Humedad relativa y temperatura.
Soporte de papel.
Fotografía blanco y negro.
Fotografía a color.
Cintas de audio.
Medios de magético.
Discos ópticos.
Microfilm.
2.2. VENTILACIÓN.
Se debe garantizar la aireación continua.
Los ciclos de renovación del aire
y el caudal de intercambio se
establecerán según las condiciones
ambientales requeridas y las
características espaciales del inmueble.
2.3. FILTARADO DEL AIRE.
Deberá impedir el ingreso de
partículas sólidas y de
contaminantes
atmosféricos.
2.4. ILUMINACIÓN.
-El nivel de luz natural debe ser
menor o igual a 100 lux.
-La radiación ultravioleta no debe
superar los 70 micro vatios/lumen
y su incidencia directa sobre la
documentación y unidades de
conservación.
-Se recomienda el empleo de
sistemas y diseños de
iluminación basados
en luz reflejada
Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, mas aún cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
PARÁGRAFO
2.5. SEGURIDAD
Se debe disponer:

-Extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración
-Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
-Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres.
2.6. MANTENIMIENTO
Es indispensable garantizar:
-Limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
-Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos.
-En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN

PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Las personas naturales que presten
servicios de conservación de documentos, deberán contar con título en Restauración de Bienes Muebles.

Las personas jurídicas que presten servicios de conservación, deberán acreditar que cuenta con profesionales con titulo en Conservación y Restauración de Bienes Muebles, y será quien desarrolle la propuesta de intervención y ejecución en el procedimiento de intervención.

Las personas naturales o jurídicas que presten los mencionados servicios, deberán garantizar la infraestructura, materiales y personal de apoyo quienes deberán acreditar experiencia en el campo.

La experiencia de intervención, se demostrará con certificaciones que expidan las Entidades donde se haya prestado el servicio

PROCEDIMIENTO TÉCNICO DE CONSERVACIÓN
La persona natural o jurídica que preste los servicios de conservación preventiva, conservación y restauración, deberá garantizar la aplicación de principios y criterios mínimos según los siguientes procedimientos:
1. CONSERVACIÓN INTEGRAL
Previo al tratamiento se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los procesos ejecutados, todo esto quedara consignado en la respectiva historia clínica.
Los reportes de tratamiento y la historia clínica, darán cuenta
de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y métodos usados y las recomendaciones para la preservación del bien documental. En ella se consignará el nombre del profesional que ejecutó el procedimiento y con su firma asumirá la responsabilidad de su actuación.

No se podrá intervenir en bienes declarados de interés cultural, sin la autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por profesionales en la materia, acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.

En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración en documentos declarados de interés cultural por profesionales que no cuenten con el título en Conservación y Restauración de Bienes Muebles o fuera de los laboratorios autorizados por el Archivo General de la Nación.

1.1. INTERVENCIÓN

1.1.2. UNIDAD DEL OBJETO DOCUMENTAL.

La originalidad y los valores que ha adquirido el documento
a través del tiempo y del valor legal del mismo, deben ser respetados ya que el documento puede ser de valor testimonial por la información que contenga y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.

El objeto documental puede integrar variedad de tipos documentales, diferentes tecnologías de elaboración y diversos estados de conservación.

Los procedimientos de conservación deben ser realizados a grupos documentales y no al manejo individual y aislado de sólo algunas unidades.

1.1.3. UNIDAD DEL SOPORTE Y DE LA IMAGEN GRÁFICA.
El documento está conformado por elementos gráficos que transmiten la información consignada y un soporte, por lo tanto toda intervención debe preservar intacta la información como el soporte.
Toda intervención respetará las calidades y cualidades materiales de la documentación. Antes de cualquier intervención se debe realizar un análisis de los materiales, para garantizar la perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
1.1.4. INTEGRIDAD FÍSICA DEL DOCUMENTO.
1.1.5. PRINCIPIOS DE INTERVENCIÓN
Se tomarán en consideración, el mínimo tratamiento, la utilización de materiales inocuos y compatibles con la tecnología de elaboración del mismo.

Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y permanecer inalterables a las condiciones ambientales y ser reversibles.
Todos los tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.

1.1.6. VALOR DE USO DE LOS DOCUMENTOS QUE FORMA PARTE DEL PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN.
La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo.

Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación, el tratamiento deberá contar con el análisis profesional que permita y contribuya a su bien cultural.

D) SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
1. MICROFILMACIÓN:
Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de reprografía de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:

 Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos
 Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al menos los siguientes equipos: Procesador de películas, inspectómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación.


 Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y demás documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación.
 Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años.
 Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.
 Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848,10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.
2. DIGITALIZACIÓN:
Las personas naturales o jurídicas que presten
el servicios de digitalización de
Documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:

 Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.
 Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo.
 Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos.


 Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.
 Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo.
 Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas
 archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimiento descriptivos.
ARTICULO SEGUNDO.
La administración pública en sus
diferentes niveles y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique.
ARTÍCULO 3
La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.
ARTÍCULO 4
En ningún caso, la Entidad pública o
privada que cumple funciones públicas
trasladará la responsabilidad de la
gestión de los documentos y la
administración de sus archivos a las
empresas que contrate para la prestación
de los servicios archivísticos y deberán
diseñar mecanismos efectivos
para ejercer control sobre los
documentos y los servicios contratados.
ARTÍCULO 5
El presente Acuerdo rige a partir de
la fecha de su publicación y deroga
expresamente el Acuerdo 05 de
Julio 24 de 1997 y los demás
que le sean contrarios.
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