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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA

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by

Gladys Mendoza Fernandez

on 31 October 2014

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Transcript of SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA

AÑO 2014

CARRERA PROFESIONAL TÉCNICO EN COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

I.E.S.T.P "JUAN VELASCO ALVARADO"
CONSTA DE DOS ETAPAS
PROCESOS DEL ÁREA
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
DIAGRAMA DE CONTEXTO
I.E.S.T.P. "JUAN VELASCO ALVARADO"
ÁREA DE JEFATURA DE CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN
INTEGRANTES:
MENDOZA FERNANDEZ GLADYS
WILSON HUAMÁN PIERINA
TRINIDAD HUARANGA ROSIO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIO
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA
DIAGRAMAS UML
REQUERIMIENTOS ENCONTRADOS
ÁREA DE ESTUDIO
SISTEMA DOCUMENTARIO
DIAGRAMA DEL MODELO ENTIDAD-RELACIÓN
UNIDAD DIDÁCTICA:
METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE SOFTWARE

TEMA:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA

DOCENTE:

JAVIER ALARCÓN

FUNCIONES BÁSICAS
coordinar con la Dirección y a la vez con los docentes de la especialidad a su cargo, a fin de viabilizar el normal desarrollo académico
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Asesorar a los docentes y alumnos de su área.
organización, supervisión, monitoreo y evaluación de actividades, practicas pre profesionales y servicios académicos propios de la carrera y programas a su cargo.
RESPONSABLES DEL ÁREA
Francisco Conde Lapa
Asistente de jefatura

Ser la Institución líder al servicio de la persona humana, la empresa y la comunidad, fomentando profesionales de alta calidad en su personalidad y desarrollo de tecnología y calidez en la atención de los estudiantes, forjando la innovación y creatividad tecnológica a futuro.
VISIÓN
MISIÓN
Somos una Institución óptima y de prestigio formando ciudadanos profesionales eficientes, competitivos y emprendedores, capaces de interesarse con éxito en el mundo laboral y/o empresarial, con responsabilidad, honestidad y solidaridad.

GESTIÓN ADMINIISTRATIVA
GESTIÓN ACADÉMICA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Tramite documentario
Tipos de ejecución:
o Externa: DRELM
o Interna : JEFE DE ÁREA
Tipos de documentos con más frecuencia:
a) FUT(Formulario Único de Trámite)
• Justificación de inasistencia.
• Justificación de tardanzas
b) Informes
c) Memorándum
o Tradicional
o Circular
o Múltiple
d) Oficio
• Asunto con mayor frecuencia es: Presentación de prácticas

Asesoramiento de perfil del proyecto
o Estudiantes
o Egresados
Brindar información básica acerca docente asesor, esquema del perfil del proyecto, otros.

Consejería a los estudiantes
o Tiene como función el acompañamiento y orientación a los estudiantes durante su permanencia en la institución a fin de mejorar su aprendizaje, consiste en brindarles orientaciones adecuadas para contribuir en la solución de sus problemas de carácter intrapersonal e interpersonal (académico, proyecto).
Elaboración de plan de trabajo del área de jefatura.
o Gestión en jefatura
Actividades que se van a desarrollar:
1. Cronogramas de actividades
2. Elaborar portafolio de clases
3. Control y supervisión de horas lectivas y no lectivas
4. Actividades por semana técnica, aniversario y gestión institucional
5. Otros

 Elaborar y presentar el informe de gestión administrativa realizado durante el semestre académico.
­ Gestión académica
Trámite administrativo titulación
1. Verificar que los documentos de la carpeta de titulación del egresado estén completos en su totalidad.
2. Participar como miembro integrante del jurado calificador en el examen de sustentación para titulación en la carrera profesional.
3. Registrar la fecha de la sustentación y si aprobó o no el egresado en el libro de registros de títulos profesionales.

Supervisión académica de jefatura.
 Elaborar y presentar el informe de gestión académica realizado durante el semestre académico.
Programar, ejecutar, supervisar y evaluar el desarrollo de los planes y programas curriculares de la carrera profesional a su cargo.

o Plan de trabajo de capacitación personal docente.
• Capacitación interna
• Capacitación externa con invitación.

o Plan de trabajo de supervisión de prácticas pre profesionales.
o Plan de trabajo de seguimiento a egresados
o Plan de trabajo de investigación académica para el docente.


las medidas de seguridad para la información son escasas: no cuentan con copia de seguridad, plan de contingencias, seguridad informática (antivirus, accesibilidad de los usuarios).
Lentitud en la realización de procesos de trámites documentarios y administrativos.
No se cuenta con ningún tipo de sistema de información automatizado.
El incremento del flujo de ocasiona conglomeraciones de la información, se traspapelarían los documentos y la búsqueda de la información sería más lenta.
ÁREA DE ESTUDIO : JEFATURA DE CONTABILIDAD “J.V.A”
NOMBRE DEL SISTEMA: Sistema de gestión documentaria.
ENTIDADES
Jefe del área de contabilidad.
Directora Elsa Castillo Almeyda.
Estudiante de contabilidad
FLUJOS :
Recepción y atención del documento remitido.
Verificación de validez del documento a tramitar.
Documento solicitado elaborado.
Envió a dirección de los planes de trabajo para su aprobación.
ALMACÉN
Libro de registro de títulos profesionales
Libro de documentos mesa de partes.
PROCESOS ­
Gestión administrativa
Tramite documentario

DIAGRAMA DE CASO DE USO DE NEGOCIOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES "SISTEMA ACTUAL"
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL SISTEMA PROPUESTO
Diagrama De Actividades Del Desarrollo Del Sistema Propuesto
Diagrama de caso de uso de Software
DIAGRAMA DE CLASES
DIAGRAMA DE COMPONENTES
DIAGRAMA DE DESPLIEGUE
DIAGRAMA PADRE
DIAGRAMA DE ESTADOS
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