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Google Apps for Business(0829발표용)

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by

jaemoon kim

on 11 July 2017

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Transcript of Google Apps for Business(0829발표용)

Google Apps for Business
구글앱스로 강소기업 만들기
CBSW Smartwork Consulting Groups
Contents
구글앱스 들여다보기
도입사례 및 시연
CBSW Smartwork Consulting Groups
스마트워크(Smart Work)란 ICT 인프라를 활용해 시간과 장소의 제약 없이 업무를 수행하는 유연한 근무형태로 정의된다.
주로 재택이나 스마트워크센터, 이동근무 등의 형태를 띄게 된다. 기존의 원격근무 개념과 상당히 유사하지만, 스마트워크는 이를 포괄하는 상위 개념으로 파악하는 게 마땅하다. 다양한 정보, 지식의 통합과 활용, 대인간 협력 등을 통한 효율성 개선이란 의미도 함축하고 있기 때문이다.
Smart
Work

클라우드 컴퓨팅(cloud computing)
인터넷 상의 서버에 프로그램을 두고
그때 그때 컴퓨터나 휴대폰 등으로 불러와서 사용하는 인터넷 기반 소프트웨어 서비스.
Cloud
구글에서 제공하는
어디서나 일할 수 있는
웹기반 어플리케이션 서비스이다.
What's
Google Apps

구글앱스를 더욱 강력하게 만들어줄 협업 도구들
Collaboration Tools
앞으로 경제생활에서 우리의 의식을 지배하는 것은 물건에 대한 소유가 아니라 서비스와 경험에 대한 접속이 될 것이다. 소유권의 시대는 막을 내리고 접속의 시대가 올 것이다.
제러미 리프킨의 『소유의 종말』중 (2001)
접속의 시대
- 막강한 스팸필터링과 첨부파일의 바이러스 필터링
- 빠른 메일 검색 : 제목과 내용, 보낸이, 첨부파일까지
- 웹과 스마트폰, 패드 등과 실시간 완벽한 호환 및 동기화
- 라벨, 자동분류(필터링) 메일함을 이용해 메일 관리
- 대화형식으로 메일을 묶어주는 스레드 기능
- 메일보안과 개인정보에 안전
- 주소록, 할일, 캘린더, 토크 등 앱스의 다른 서비스와 호환
Gmail
Calendar
Docs
Groups
Drive
Plus
- 호환 : 다양한 다른 장비, 기능(메일, 그룹스, 전화, 일정 등)과 호환되며 통합됨
- 언제나 실시간 동기화
- 클라우드 서비스(단말기 데이터가 삭제되어도 언제든 계정만으로 가져올 수 있음)
- PC를 이용하여 내보내기/가져오기
- 중복제거 기능
- 편리한 그룹(단체 메일, 단체 SMS)핑, 그룹중복 허용
- 맞춤 설정을 통해 기본필드로 지정되지 않은 정보도 추가할 수 있음
- 구슬 사용자들간 음성/영상 채팅
- 메일 수신시 주소록에 없는 사람이면 주소록 추가 기능을 제공
- 거의 모든 필드에 대한 검색기능 제공
드롭박스란, 컴퓨터에 설치된 프로그램으로 폴더의 형태를 띄고 있습니다. 하지만 폴더에 파일을 넣게 되면 즉시 웹 상의 드롭박스와 싱크로를 이루기 때문에 복잡한 과정 없이 단순하게 드롭박스 폴더에 파일을 넣는 것만으로 웹하드에 보관하는 것과 같은 효과를 보여줍니다.
에버노트는 텍스트 노트와 음성 메모, 각종 파일, 동영상, 웹 클리핑 등 다양한 콘텐트를 저장할 수 있는 서비스입니다
무엇이든 기록하세요

아이디어나 보고 들은 것들,
당신이 좋아하는 것들을 모두 담아두세요.
어디서나 사용하세요

Evernote는 거의 모든 컴퓨터, 휴대폰 및 모바일 기기에서 사용하실 수 있습니다.
빠르고 편리하게 찾아보세요

키워드, 태그 또는 이미지에 있는 손글씨나 인쇄물에 있는 글씨도 스캔하여 검색이 가능합니다.
Address
Book
구글플러스(+)는 구글이 SNS에서의 시행착오를 만회하기 위해 개발된 소셜서비스이다.
페이스북과는 여러가지 측면에서 다른 점이 많은데 구글플러스의 소개에 나오는 내용을 기반으로 구글플러스의 특징은 구글 서비스(메일, 일정, 사진, 메시징 등)의 개인화로 통합하고 있다는 점이며, 10인까지 지원하는 화상대화인 행아웃을 제공하고 있다.
최근에는 대화를 직접 유튜브로 저장하거나 방송할 수 있는 행아웃 온에어서비스를 제공하고 있으며 페이스북 페이지와 유사한 페이지 서비스도 포함하고 있다.
구글 문서도구는 스마트워크를 위한 핵심 기능으로서, 중소기업에서 일반적으로 사용되는 문서를 로컬에서 작성, 저장, 배포하는 방법이 아닌 클라우드 형태의 서비스를 지칭한다.
일반적으로 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 도면으로 구분되며, 각각의 기능에 따라 업무문서를 적용, 작성할 수 있다.
기본 개념은 웹에서 작성, 저장, 공유를 자유롭게 할 수 있다는 것으로 설명할 수 있다.

1. 실시간으로 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식 등의 파일을 작성하고 수정, 공유할 수 있다.
2. 언제 어디서나, 어떤 기기로든 접속하여 편집, 수정, 공유가 가능하다.
3. 기본 용량은 5GB
구글그룹스(Google Groups for Businesss)는 그룹회원관리, 그룹메일 등으로 활용할 수 있는 구글의 다중이메일과 웹게시판이 결합된 형태의 서비스이다.

그룹스를 이용하면 그룹별 게시물작성이나 메일받아보기 등의 권한관리와 동보메일 전송 및 회원관리 기능을 이용할 수 있다. 특히 지메일, 구글드라이브, 구글캘린더, 구글플러스 등과 결합하여 권한관리를 그룹별로 적용할 수 있으므로 별도의 조직관리를 제공하지 않는 구글앱스의 단점을 보완할 수 있는 서비스이다.

무엇보다 이메일을 통해 업무를 수행하는 경우 동보전송과 함께 해당 그룹에 보관되므로 업무의 편리성과 자료의 기록이라는 관점에서 유용하게 사용할 수 있다.
Groups
Plus
Docs
Address Book
Gmail
클라우드 컴퓨팅 = 상수도

집 안 우물에서 길어 먹던 물은 이제 상수도관을 통해 각 가정에 배달되며사용자는 수도꼭지를 통해 상수원에 ‘접속’하기만 하면 된다.
구글캘린더란 구글에서 제공하는 무료 온라인 캘린더로 회사 팀원 간, 가족, 친구 등과 서로의 일정을 공유할 수 있는 서비스이다.
케이블 연결없이 간단한 설정만으로 컴퓨터, 스마트폰 어플과 동기화가 쉽고 언제 어디서나 사용이 가능하다.
Thank You
CBSW Smartwork Consulting Groups
Smart Work
장점
1. 인터넷 환경만 조성되어 있다면, 언제, 어디서나 문서를 작성, 저장, 배포, 공유할 수 있다.
2. 실시간 협업이 가능하다.
3. 거의 대부분의 일반적 업무문서에 맞는 형식을 가지고 있다.
4. 공유문서의 공개범위, 사용자별 권한부여에 대해 취사 선택할 수 있다.
5. 별도의 백업이 필요없을 만큼 실시간 저장 및 백업기능이 강하다.
단점
1. 용량이 큰 워크시트 및 기타 문서들의 편집시 속도가 저하될 수 있다.
2. MS오피스에서처럼 디테일한 기능들을 사용할 수 없다.
3. 온라인상에서 작업한다. (오프라인문서작성도 지원가능)

한계 또는 유의점
1. 용량에 제한은 없으나, 용량이 크면 속도저하 및 작성에 어려움이 생길 수 있다.
2. 권한설정등의 충분한 숙지가 없으면, 보안문제가 생길 수 있다.
상황별 사용 예시

1. 워드프로세스
1) 간단한 문서 작성 및 보고서 작성에 용이

2. 스프레드 시트
1) 실시간 협업으로 워크시트 작성에 용이 (사용자간 작업현황을 실시간 모니터링 가능)
2) 엑셀문서 업로드시 구글스프레드시트형식으로 변환되어 업로딩됨

3. 프리젠테이션
1) 다양한 템플릿 및 일반적 기능(애니메이션기능포함)을 갖추고 있어 일반적 프리젠테이션 작성 가능
2) 특히 구글서치를 통한 이미지삽입기능등은 디테일한 편의성 갖춤

4. 양식
1) 간단한 설문조사, 신청서 작성 등에 용이하며, 수집된 내용을 바탕으로 통계내기에 좋은 도구임.

5. 도면
그룹 유형 : 디폴트는 이메일목록

이메일목록 : 메일링 리스트 그룹에서는 이메일 목록을 사용해서 웹 또는 이메일로 게시할 수 있습니다.

웹포럼 : 웹 포럼은 사용자가 기본적으로 웹 UI를 통해 그룹과 소통하기 위해 설계되었습니다. 웹 포럼에는 웹 전용 기능(예: 게시물의 태그)을 사용하도록 설정되어 있습니다. 웹 UI를 통해 주제를 게시하지만 이메일을 통해 업데이트를 수신할 수 있습니다.

Q&A 포럼 : 질문 및 답변 포럼을 통해 회원은 질문을 게시하고 답변을 확인할 수 있습니다. 우수 답변을 확인할 수 있으며 관심이 있는 질문을 표시할 수 있습니다. 웹 포럼과 마찬가지로 웹 UI를 통해 글을 게시해야 하지만 이메일로 업데이트를 수신할 수 있습니다.

공동작업 받은편지함 : 공동 메시지함을 사용하면 그룹 회원이 그룹 내에서 주제의 작업 상태를 관리할 수 있으며, 그룹마다 고유한 기능과 권한이 부여됩니다. 이 기능을 사용하지 않도록 선택하면 기능을 개별적으로 해제해야 합니다.
업무별그룹이메일로 활용
개요 : 고객지원을 위한 helpdesk나 영업문의를 위한 sales 등의 이메일 아이디는 고객에게 공식적인 고객지원이나 영업담당이라는 것을 알리기에 적합하다. 이렇게 설정된 이메일 주소에 송부되는 이메일은 담당하는 여러사람에게 전달될 필요가 있다.

생성그룹(제안)
고객지원 : helpdesk
영업부서 : sales or marketing
제품지원 : 제품명(예시-golfmeter)
뉴스레터 제공용으로 활용
개요 : 고객이나 협력사 등에 주기적 또는 일시에 메일을 보내고자 하는 경우에 활용이 가능하다
회사나 제품을 홍보하기 위한 고객 안내 메일링 리스트로 활용
회사에서 보유한 고객목록(이메일)을 회원으로 등록함
이메일을 수신한 고객은 언제라도 가입탈퇴 신청을 하여 메일을 받아보지 않을 수 있음
외부 이메일을 등록가능하도록 설정하고 메일작성이나 회원등록은 관리자(담당자)만 수행토록

생성그룹(제안)
뉴스레터 : news
회원탈퇴 안내 송부
권한설정용으로 활용
업무별 권한 설정을 위해 조직구성이 필요하나 구글앱스는 기본적으로 조직구성을 지원하지 않는다.
이를 위해 그룹스의 그룹을 이용하면 권한설정이나 인사이동, 입사/퇴사 등의 경우에 관리가 용이하다.
업무별그룹이메일로 활용
개요 : 고객지원을 위한 helpdesk나 영업문의를 위한 sales 등의 이메일 아이디는 고객에게 공식적인 고객지원이나 영업담당이라는 것을 알리기에 적합하다. 이렇게 설정된 이메일 주소에 송부되는 이메일은 담당하는 여러사람에게 전달될 필요가 있다.

생성그룹(제안)
고객지원 : helpdesk
영업부서 : sales or marketing
제품지원 : 제품명(예시-golfmeter)
비용감소
무엇이
좋아지나?
기업의 비용은 단순히 금전적 지출 뿐만 아니라 업무에 소요되는 시간, 이동, 반복에 따른 비용이 아주 큰 부분임.

인트라넷이나 시스템 구축비용 감소
효율증가
조직 내 외부에 일관되고 정확한 기록에 의한 의사전달(중복, 오해 제거)

언제, 어디서나 소통의 강화(1:1, 1:N, N:N의 소통)

실시간 의사결정
기타효과
철저한 보안 : 작업백업, 데이터 소유 및
통제 권한, 암호화, 지속적 보안 개선

스마트 오피스 실현

소프트웨어 설치, 패치, 업그레이드 불필요

모든 업무 기록, 검색
어떻게
가능한가?
업무에 최적화된 커뮤니케이션 도구 제공(이메일, 화상회의, 음성통화, 메신저, 문서)

업무와 관련된 기존의 전화통화, 이메일, 메신저, 직접 대면하는 여러가지 방식을

이메일 중심으로 체계를 갖추어 통합.

언제, 어디서나, 누구에게나 정확하고 통합적인 의사전달 및 결정

한꺼번에 다수에게 동시에 의사 전달

기록이 남는다.(오해의 여지가 없고, 누락이 없고, 나중에 다시 찾아볼 수 있다)
1.업무 의사소통의 방법의 통합
WHAT
HOW
스마트폰, 스마트패드 등으로 언제 어디서나 업무에 참여

실시간으로 의사 결정 및 전달
2. 스마트장비 제대로 활용
기존에 업무는 개개인마다 자신의 방식으로 처리. 이는 비 효율적이고

사람이 바뀌면 업무를 지속할 수 없고, 공유하지 않고...

업무가 사람에 의존하지 않고 프로세스 중심으로 바뀜

의사소통과 업무 지시 전달 처리 보고 프로세스가 확실히 정리됨

사람이 바뀌어도 프로세스와 기록이 남아 지속 가능함.
3. 업무 프로세스의 체계화
개개인의 업무 방식 변화, 마인드의 변화

실시간 동시 협업과 공유의 경험

각자 자신의 업무를 지속적으로 개선할 방법을 연구
4. 업무에 있어 협업과 공유 일상화
언제
필요한가?
When
고객 미팅중 자료가 필요하다구요?
클라우드와 문서공유 기능으로 고객PC, 태블릿, 핸드폰 어디에서나 자료를 열람하고 공유할 수 있습니다.
고객 주소록이나 중요한 자료가
삭제되었다구요?
클라우드 백업기능으로 자료백업에서 히스토리 열람까지 가능합니다.
외출전에 보낸 메일을 다시 보내달라구요?



(ㅡ,.ㅡ)
첨부파일이 안 열리니
변환해서 보내달라구요?



(ㅡ,.ㅡ)
지금 결정을 해줘야하는데
출장중이라 나중에 확인한다구요?



(ㅡ,.ㅡ)
정말 중요하지만
어쩔 수 없었던 순간들...



스마트한 박대리가
시원하게 해결해드립니다.
구글플러스-서클

구글플러스의 서클과 페이스북의 친구개념은 다르다.
페이스북의 친구가 상호간 승락이 된 상호인정 개념이라면
서클은 자신이 관리하는 그룹개념이다.
일반적으로 여기에 속하는 사람은 구글주소록을 기반으로 한다.

서클을 생성하고 해당 멤버로 기록되어 있으면 자신이 기록하는 내용을 구글플러스, 메일 등의 다양한 방식으로 소식을 전달할 수 있다.

또한 소식을 세부지정으로 원하는 사람에게만 공유할 수 있다.
행아웃&행아웃 온에어

행아웃은 구글플러스의 가장 특징적인 서비스이다. 행아웃은 10명까지 가능한 다자간 온라인 화상대화서비스이며 PC, 스마트폰 등 다양한 기기에서 동작 가능하다.
가상 회의 열기 : 화면 공유 및 Google 문서도구 등의 강력한 도구를 사용할 수 있는 행아웃에서 회의를 진행하여 팀의 생산성을 향상가능

행아웃 온에어 - 전 세계 사용자에게 행아웃 브로드캐스트

간편한 브로드캐스트 : 이제 몇 번의 클릭만으로 실시간 브로드캐스트를 실행

YouTube에 즉시 저장 : 녹화하는 데 별도의 소프트웨어가 필요하지 않고 모든 행아웃 온에어가 YouTube 계정에 자동으로 저장 가능


전 세계와 공유 : 행아웃이 끝난 후 행아웃 동영상이 Google+ 및 YouTube 채널에서 공개적으로 공유되며, 다른 동영상과 마찬가지로 이 동영상을 재공유가능하므로 지속적인 의견교환이 가능
구글플러스 일정

구글플러스와 연계된 일정을 통해 지인과 일정을 공유하고 사진을 공유하는 등의 작업을 진행할 수 있으며, 이는 구글캘린더와 공유된다.

일정에 맞는 테마 선택 : 애니메이션 테마에서 선택하거나 내 사진 중 하나를 선택하여 맞춤 테마를 만들 수 있다.
파티 모드에서 바로 공유 : 일정 중에 휴대전화로 사진을 찍고 참석한 사용자들과 실시간으로 공유가능하며 일정기간에 속하는 시간에 촬영된 사진은 자동등록 기능 제공
한곳에서 참석자 모두의 사진 확인 : 참석자에게 사진을 달라고 하지 않아도 공유된 사진 컬렉션에 자동으로 수집 가능한 앨범기능 제공
다음 행아웃 일정 계획 : 일정을 만들 때 'Google+ 행아웃' 옵션을 선택하여 사전에 친구와 영상 채팅 계획 가능. 행아웃이 시작될 때가 되면 모든 참석자에게 일정 페이지로 이동하여 행아웃에 참여하라는 알림이 전송.
구글플러스 사진

사진관리서비스로써 각종 스마트기기에서 카메라롤에 저장된 사진을 자동으로 등록시켜주며, 촬영시간과 관련된 일정이 있는 경우 자동으로 연결시켜줄 수도 있으며 저장공간이 무제한으로 무료 제공된다.
휴대전화의 모든 사진 저장 : 자동 업로드를 사용하면 휴대전화의 사진과 동영상을 Google+ 비공개 앨범에 자동으로 업데이트하여 언제든지 볼 수 있다.
마음에 드는 모습으로 사진 보정 : 효과와 필터를 추가하여 사진이 마음에 들도록 자르고 다듬을 수 있다.
구글플러스 로컬

Zagat 점수 및 친구가 작성한 리뷰 보기 : 구글지도나 검색에서 서클 사용자가 남긴 리뷰와 사진을 확인 가능하며, 신뢰하는 사용자를 추가하여 Google+, 또는 검색 및 지도에서 추천 내용을 가져올 수 있다.
Zagat 리뷰 보기 : Zagat의 사용자 리뷰 요약과 음식, 서비스, 데코, 가격별 점수를 보고 어떤 장소가 좋을지 확인 가능하며 자신이 리뷰도 남길 수 있다.
모바일 지원

모바일 지원으로 이동 중에도 행아웃에 참여하고 사진을 올리고 친구가 무엇을 올렸는지 확인이 가능하며 +톡을 사용하면 빠르고 간편하게 그룹 채팅을 하여 여러명과 동시에 의견을 교환할 수 있다.
구글플러스 페이지

구글플러스 페이지로써 제품이나 회사에 대한 소식을 모아만든 제품(회사)용 SNS서비스라고 할 수 있으며 그 기능은 페이스북 페이지와 유사하다.

여러개의 페이지를 만들 수 있으며 자신이 소유한 페이즈를 한 곳에서 관리 가능하다.
1강
. 구글앱스 적용사례와 반응

. 구글앱스의 실무적용 미리보기

. Cloud와 Smartwork
구글앱스 맛보기
2강
3강
. 중소기업형 스마트워크 개요

. 무엇이 언제 어떻게 좋아지나?

. 구글앱스 개요 및 세부 기능 들여다보기
. 구글앱스 도입 사례

. (시연)설문/양식의 활용 실제

. Q/A
구글앱스 적용사례와 반응
구글앱스의 실무적용 미리보기
중소기업형 구글앱스의 적용
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