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Aplicación De Los Estándares De Control Y Seguridad A Partir De La Gestión De Riesgos

Asociados de Negocio y Personal.

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Transcript of Aplicación De Los Estándares De Control Y Seguridad A Partir De La Gestión De Riesgos

Para los Asociados de Negocio no BASC, requisito escrito de criterios de seguridad equivalentes a BASC

Demuestren que están cumpliendo con los criterios de seguridad de BASC.
Declaración por escrito del asociado demostrando su cumplimiento con los criterios de seguridad de BASC o de un programa de seguridad equivalente.
Completar y presentar un cuestionario de seguridad.
Verificación de cumplimiento con los criterios de seguridad de BASC (Según el análisis de riesgos). Documentación BASC exigida para Asociados del Negocio

Certificado de BASC.


ALGUNAS PRACTICAS:

1. Comprobar validez del certificado.

2. Verificar número de código y alcance del certificado (Sede y razón social). ALGUNAS PRACTICAS:

3. Verificar los datos del Asociado de Negocio
Nombres y apellidos o razón social del cliente.
Número del documento de identificación o NIT.
Domicilio y residencia.
Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales.
Cuando se trate de sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes legales.
Actividad económica.
Capital social registrado.
Número de declaración de Importación y Exportación tramitada al cliente, descripción resumida de las mercancías objeto de trámite.
El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior. ALGUNAS PRACTICAS:

1. Definir mecanismo de mercadeo para la consecución de clientes:
Recomendados
Ferias
Gremios

2. Identificar el perfil del cliente:
Trayectoria
Persona Natural o Jurídica
Tipo de servicio a prestar
Clientes (Referencias)
Tiempo de constitución BASE DE DATOS: World BASC Organization, Inc. (www.wbasco.org) BASE DE DATOS: World BASC Organization, Inc. (www.wbasco.org) BASE DE DATOS: World BASC Organization, Inc. (www.wbasco.org) BASE DE DATOS: World BASC Organization, Inc. (www.wbasco.org) ALGUNAS PRACTICAS:

1. Análisis de balances o estados Financieros (Solvencia económica, capacidad de pago, capital de trabajo acorde a su crecimiento y a las actividades desarrolladas)

2. Solicitud de referencias bancarias.

3. Solicitud de referencias comerciales (Trayectoria y reconocimiento en el medio). * Aplica principalmente a Operadores Logísticos, Agentes de Aduana, Transportadores. Los requisitos internos deberían ser dirigidos contra un proceso basado en riesgo. Procedimiento para revisar a los clientes*

Requisitos internos.
Solidez financiera.
Capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales de seguridad.
Habilidad para identificar y corregir deficiencias. BASE DE DATOS: Contraloría (www.contraloriagen.gov.co) BASE DE DATOS: Contraloría (www.contraloriagen.gov.co) BASE DE DATOS: Lista Clinton – Lista OFAC (www.wbasco.org) Contaduría General De La Nación
www.contaduria.gov.co BASE DE DATOS: World BASC Organization, Inc. (www.wbasco.org) BASE DE DATOS: Contraloría (www.contraloriagen.gov.co) BASE DE DATOS: Procuraduría (www.procuraduria.gov.co) Contaduría General De La Nación
www.contaduria.gov.co BASE DE DATOS: Contaduría General De La Nación Información documentada necesaria de sus asociados, en la cual se evidencie la existencia y legalidad de los mismos. ALGUNAS PRACTICAS:

4. Solicitar los documentos legales como:
Cámara de Comercio (Por cada sede).
Rut
Certificados que legalizan la operación (En lo posible).
Certificaciones o constancias de productos, servicios (transporte, empaque, vigilancia).

5. Hacer la verificación respectiva en:
Centrales de Riesgo.
Bases de datos. VIDEO ¿Con quién voy a trabajar?
Procesos escritos y verificables para la selección de Asociados de Negocio, incluso transportistas, otros fabricantes, proveedores y vendedores de productos (Proveedores de partes y materias primas, etc.). La clasificación por criticidad se determina a través de la Matriz de Riesgos y se facilita cuando ésta se realiza por procesos. CRITICOS

Es el cliente o proveedor que tiene una alta incidencia en la materialización de los riegos asociados a actividades ilícitas.


NO CRITICOS

Es el cliente o proveedor que tiene una baja o no tiene incidencia en la materialización de los riesgos asociados a actividades ilícitas. Emitida por el Departamento del Tesoro de EEUU BASE DE DATOS: Lista Clinton – Lista OFAC (www.wbasco.org) BASE DE DATOS: Lista Clinton – Lista OFAC (www.wbasco.org) Narcotráfico Trafico de Influencias Contrabando Fraudes Celebración Indebida de Contratos Suplantación de Marca Financiación de Terrorismo Lavado de Activos COMERCIAL
VENTAS
MERCADEO Narcotráfico Trafico de Influencias Contrabando Contaminación Celebración Indebida de Contratos Suplantación de Marca Financiación de Terrorismo Lavado de Activos COMPRAS
ABASTECIMIENTO

Acuerdos de seguridad. ALGUNAS PRACTICAS:

Visitas periódicas a las instalaciones del Asociado de Negocio

Verificar que tengan claro el punto de origen teniendo en cuenta los términos de negociación.

Verificar que controles tiene la empresa desde ese punto de origen (Cumplimiento de estándares BASC).

Verificar que esté de acuerdo al análisis de riesgos. Estructura, Responsabilidad y Autoridad:
Manual de funciones.
Perfil de Cargo.
Representante de la dirección.
Jefe de seguridad


Retiro de Personal y Acceso Denegado
Retirar la identificación.
Permiso para ingreso a las instalaciones.
Permisos para acceder a los sistemas. VIDEO VIGILANTE Selección y Mantenimiento:

Pruebas de alcohol y drogas para personal crítico.
Control de entrega de dotación.
Entrenamiento y Capacitación. Sentido de pertenencia (Concientización consumo alcohol y drogas, competencias del personal, amenazas, cadena de suministro ).

Aplica para personal que desempeña
cargos críticos. ALGUNAS PRACTICAS:

Oportunidades de educación.
Servicios de consulta.
Difusión de materiales de texto. ALGUNAS PRACTICAS:

2. Visitas a las instalaciones.
Verificar las operaciones que realiza, especialmente aquellas realizadas para usted.
Verificar la información sobre la composición de la Organización (socios, Representante Legal, etc.)
Hacer recorrido por las instalaciones y verificar la seguridad física.
Recomendar buenas practicas. * Aplica principalmente a Operadores Logísticos, Agentes de Aduana y Vigilancia Privada Ofrecer oportunidades de educación en los requisitos de seguridad BASC*

Asegurarse que los criterios de seguridad BASC estén disponibles, para los clientes exportadores e importadores y en general a todos los actores de la cadena de suministro a los cuales les presta servicio. BASADO EN EL RIESGO Verificación procedimientos de seguridad en punto de origen

Procedimientos de seguridad compatibles con los estándares BASC.

Evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los Asociados de Negocio. Documentación exigida para los Asociados de Negocio de participación en programas extranjeros

Certificado del Programa.


ALGUNAS PRACTICAS:

Comprobar validez del certificado. * Aplican las mismas bases de datos utilizadas para los Asociados de Negocio Selección y Mantenimiento:

Verificación para pre-contratación (Antecedentes* y referencias)
Contratación (Registros de afiliación a seguridad social).
Visitas domiciliarias (Periódicas, con énfasis en seguridad).
Actualización de archivo fotográfico, firmas y huellas dactilares. SEGURIDAD DE PERSONAL Estafa Espionaje Desacierto Encubrimiento Error Concusión Infiltración Actos Mal Intencionados GESTIÓN HUMANA
TALENTO HUMANO
DESARROLLO HUMANO RIESGOS EN PROCESO DE APOYO RIESGOS ASOCIADOS A PROCESOS PRINCIPALES RIESGOS ASOCIADOS A PROCESOS PRINCIPALES MONITOREO DE LAS ENTREGAS

Revisión periódica de paquetes y correo. IDENTIFICACIÓN EMPLEADOS

Documentar procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso.

Controlar la entrega y devolución de carnés de empleados, visitantes y proveedores.

Control sobre llaves y dispositivos de acceso a zonas sensibles.

Acceso solo a las zonas que requiere para realizar su labor. ALGUNAS PRACTICAS

Aplicación de controles de acceso que impiden la entrada no autorizada a las instalaciones y que protejan los bienes de la organización (Cercado, puertas de ingreso, estructura de edificios, parqueaderos, lockers, iluminación)
Identificación de zonas sensibles (Plano).
Control de cerraduras y llaves.

Asegurar que la información recibida de los asociados de negocio sea completa y clara.
Coherencia entre la información trasmitida a las autoridades a través de los sistemas y los documentos de exportación.
Procedimientos para reporte de errores en documentos enviados a las autoridades. Así como faltantes y sobrantes de carga.
Verificar la carga contra la información en el manifiesto.
Acuerdos con el generador de carga para apertura y cierre de contenedores en puerto. Transportista Terrestre

Capacitación y entrenamiento de los conductores para inspección de vehículos.
Vigilancia del cargue y descargue (Impedir material no declarado).
Almacenamiento seguro de remolques.
Control de sellos en ruta.
Control de carga consolidada (LTL) Transportista Terrestre

Verificar que la documentación de cada despacho este completa y clara (Correspondencia con unidades de transporte y sellos).
Realizar inspecciones aleatorias al vehículo después de que el conductor ha realizado la inspección (Evitar conspiraciones).
Notificación a las autoridades sobre cambios estructurales en vehículos. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL DE DESPACHOS

Procedimiento para el personal subcontratado (Solicitar listado de contratista, proveedores o vendedores, último recibo de pago EPS y ARP, dotar de elementos de protección personal) ALGUNAS PRACTICAS

Disponibilidad de sistemas de alarma y videocámaras de vigilancia.
Personal de seguridad (Propio o contratado), con sistemas de comunicación y respuesta las 24 horas.
Aplicar simulacros de evacuación y de seguridad. ALGUNAS PRACTICAS Transportista Terrestre

Mantener la integridad de transporte en ruta (Monitoreo y seguimiento).
Rutas predeterminadas y revisiones aleatorias (Notificación de demoras en ruta).
Reporte de anomalías encontradas en revisiones regulatorias del Gobierno.
Uso de lista de chequeo para inspección de vehículos (Entrenamiento de conductores). Inspección entrando y saliendo de patios. VIDEO
AEROPUERTO Diario con el registro de los visitantes.

Todos los visitantes deben ser acompañados y exhibir en un lugar visible su identificación temporal.

Procedimiento para enfrentar y retirar personas no autorizadas y no identificadas. IDENTIFICACIÓN VISITANTES

Los visitantes tienen que presentar una identificación con foto al momento de ingresar a la instalación. Alarmas y Videocámaras Puertas y Control de Acceso Barreras Perimétricas Zonas Sensibles
INTEGRIDAD DEL CONTENEDOR EN EL PUNTO DE LLENADO ALGUNAS PRACTICAS Generador de Carga
Controlar materias primas y material de empaque:

Diferencias entre el material de empaque nacional y de exportación

Revisión antes del uso y control de inventarios

Control de sustancias precursoras
Garantizar consistencia entre los libro de control de acceso y la documentación del control de la carga (En las instalaciones del Cliente).
Verificar que la documentación de cada despacho este completa y clara (Correspondencia con unidades de transporte y sellos).
Exigir integridad del contenedor en punto de llenado. Vigilancia y Seguridad Privada Agente de Aduana y Agente de Carga OBJETIVO Una adecuada gestión de riesgos es el principal factor de éxito para el control y seguridad en la organización, por lo cual es importante lograr entender cómo los estándares contribuyen al tratamiento del riesgo, con el fin de garantizar que su aplicación realmente agregue valor a la organización. CONTENIDO Fundamentos de seguridad.
Gestión del riesgo.
Tratamiento de los riesgos, a partir de los estándares de control y seguridad.
Seguimiento y medición de la gestión del riesgo. Indicadores de gestión con énfasis en seguridad. SEGURIDAD

El término seguridad proviene de la palabra “securitas” del latín.
Cotidianamente se puede referir a la seguridad como la ausencia de riesgo o también a la confianza en algo o alguien. Nivel aceptable de riesgo Definición de la Seguridad En una hoja escribir
¿Qué es para usted la seguridad? FUNDAMENTOS DE SEGURIDAD Según la norma BASC:

La seguridad es un conjunto de actividades encaminadas a conseguir la protección y prevención de los riesgos a que están expuestos personas, activos y proceso de la organización. ¿CONTRA QUÉ SE PROTEGE?

La organización se debe proteger para evitar la materialización de los riesgos.Un riesgo es la posibilidad de que suceda un evento indeseable. TALLER

"Para entender el concepto, vamos a identificar los riesgos asociados a los procesos que realizamos en la organización" Aplicación De Los Estándares De Control Y Seguridad A Partir De La Gestión De Riesgos RIESGOS FINANCIEROS

Riesgo de Crédito (Cartera)
Riesgo de Mercado (Productos)
Riesgo de Tasa de Interés (Créditos tasas variables)
Riesgo de Tasa de Cambio TIPOS DE RIESGOS ETAPAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO RIESGOS ECONÓMICOS

Posibilidad de pérdida por:
Riegos de liquidez (Cartera)
Riesgo del valor de mercado (Recursos propios)
Riesgo Geopolíticos (País) RIESGOS AMBIENTALES

Ruido
Temperatura
Vibración
Iluminación
Químicos
Vapores RIESGOS TECNOLÓGICO

Virus
Intrusión
Perdida de información
Espionaje
Colapso
Sabotaje RIESGOS NATURALES

Sismo
Inundación
Tsunami
Tornado
Huracán RIESGOS DE LABORALES

Accidente
Enfermedad Laboral

RIESGOS PSICOLOGICOS

Estrés RIESGOS DE IMAGEN

Reputación
Imagen
Buen nombre

RIESGO SOCIAL

Narcotráfico
LA/FT
Secuestro
Robo RIESGOS DE IMAGEN

Reputación
Imagen
Buen nombre IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO Define la relación entre la organización y su entorno (DOFA).

Incluye los aspectos financieros, operacionales, competitivos, políticos, sociales, del cliente, culturales y legales.

Indica las partes interesadas internas y externas y considera su percepción. Norma ISO 31000:2009, Gestión de riesgos - Principios y directrices. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS EJEMPLO EVALUACIÓN DEL RIESGO R = P*C La calificación del riesgo se basa en el uso de las tablas de Frecuencia e Impacto Octubre de 2012 TRATAMIENTO DEL RIESGO Y APLICACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE SEGURIDAD Aplicación De Los Estándares De Control Y Seguridad A Partir De La Gestión De Riesgos Aplicación De Los Estándares De Control Y Seguridad A Partir De La Gestión De Riesgos SEGURIDAD DE ASOCIADO DE NEGOCIO SEGURIDAD FÍSICA SEGURIDAD DE PROCESOS SEGURIDAD INFORMÁTICA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLANEAR POLÍTICA EN CONTROL Y SEGURIDAD
Establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar la Política de Seguridad.
Debe estar orientada a la prevención de actividades ilícitas.
Sirve como base para determinar los objetivos de seguridad, los cuales deben ser medidos a través de los indicadores de gestión.



OBJETIVOS DEL SGCS
Los Objetivos deben ser establecidos y revisados por la Alta Dirección en los niveles pertinentes de la organización, deben ser coherentes con la política de gestión y deben permitir su medición a través de indicadores. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO MONITOREO Y MEDICIÓN

Indicadores y metas de gestión que permitan medir y monitorear el logro de los objetivos y el cumplimiento de la política de seguridad.

Pueden definirse a partir del análisis de riesgos y del control operacional. SIMULACROS

Poner a prueba los controles de seguridad y los planes de continuidad, con el fin de validar su eficacia. Los simulacros pueden ser:

Prácticos
De escritorio AUDITORÍA INTERNA

Evaluación periódica de todos los elementos del sistema de gestión.

Mínimo anual.
Realizada por auditores competentes e independientes. PREGUNTAS Y SUGERENCIAS Claudia Ortiz B. Los indicadores son los criterios utilizados en la medición del objetivo y que permiten controlar y hacer seguimiento al mismo. CONSTRUCCIÓN DE OBJETIVOS MEDIBLES: Debe existir un método o procedimiento para medir,conservar y hacer seguimiento a la acción o comportamiento relacionado con el objetivo.

ESPECÍFICOS: El objetivo debe relacionarse con un comportamiento observable ó un logro que pueda vincularse con un número, % ó frecuencia.

TIEMPO: El objetivo debe establecerse en términos de tiempo,debe ser oportuno, definiendo el período de tiempo en el que debe alcanzarse la meta.

ALCANZABLES: Los objetivos deben ser establecidos acorde con las personas y los recursos disponibles para alcanzarlos. Deben ser retadores para que las personas se sienta motivada a lograrlos.

SIGNIFICATIVOS: Es necesario que la meta sea importante y alcanzable (capacidad y habilidad) por el individuo pero a la vez debe ser relevante para la organización. REDACCIÓN DE OBJETIVOS Video TALLER TALLER TALLER
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