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ACUERDO 004 DE 2013

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Carolina Henao Vivares

on 15 September 2014

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ACUERDO 004 DE 2013
design by Dóri Sirály for Prezi
por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental
las tablas de retención y las tablas de valoración documental de las entidades del orden nacional, de las gobernaciones y distritos, de sus entidades centralizadas y descentralizadas autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamento, fueron concebidas en el marco normativo colombiano instrumentos archivisticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental
Articulo 9: Publicación. las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán publicarse en la respectiva pagina web de las entidades publicas y mantenerse en dichos sitios web permanentemente, la publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que trata el articulo 5 del presente acuerdo
TITULO III PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN
articulo 1: ámbito de aplicación. las entidades del estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el archivo general de la nación.
TITULO I DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 5: Elaboración. las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el " instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental" aprobado por el archivo general de la nación

Articulo 6: Criterios para la elaboración. en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:
TITULO II ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
CAROLINA HENAO VIVARES
las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y de su aprobación requiere ser mas eficiente con miras de evitar la perdida del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los archivos del estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública
los cambios en la estructura del estado y las directrices que en materia de buen gobierno esta formulando el gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las tecnologías de la información en todas las entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboración , evaluación e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el archivo general de la nación, a las nuevas exigencias de la administración pública
Articulo 2: Alcance. las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos fisicos como electrónicos de conformidad con lo establecido en el decreto 2609 de 2012. las tablas de valoración documental se deben elaborar y aplicar para la organización de fondos acumulados.

Articulo 4: Cuadros de clasificación documental. la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad

Parágrafo 2: los tiempos de retencion consignados en dichos instrumentos archivisticos, deben definirse por series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales de la misma serie o subserie. No podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales, independientemente que se trate de documentos físicos o electrónicos almacenados en forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.
a. idoneidad: las tablas de retencion documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idoneo y altamente calificado.
b. analisis conceptual: el proceso de evaluación de documentos debe considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro.
c. trasabilidad y control: las entidades de que trata el articulo primero del presente acuerdo, deberan conservar de manera permanente todos los soportes e informacion que sirvieron de base para la elaboracion de las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental
Articulo 8: Aprobación. las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el comité institucional de desarrollo administrativo en el caso de las entidades de orden nacional y por el comité interno de archivo en el caso de las entidades de nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta de dicho comité
Articulo 10: Presentación revisión y ajustes: el procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas de retención y valoración documental son:

a. dentro de los 30 dias siguientes a su aprobacion el secretario general, o quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital, o municipal presentara las tablas de retencion o valoracion documental con todos sus anexos, al comité evaluador de documentos del archivo general de la nación o al consejo departamental o distrital de archivos, según el caso, para su evación tecnica o convalidacion.
b. dentro de los 30 dias siguientes a su evaluacion tecnica o convalidacion, el secretario general o quien haga sus veces, solicitará la inscripcion de las tablas de retención o valoración documental en el "registro unico de series documentales" del archivo general de la nación
c. si el concepto técnico emitido por el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación o del consejo departamental o distrital de archivo, determina que las tablas de retención o valoración documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el archivo general de la nación, se solicitara a la entidad que las aprobó , que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento; la entidad tendrá un máximo de 30 días para realizar los ajustes solicitados y remitirla nuevamente al consejo departamental o distrital de archivos
d. si el organismo cuya tabla de valoración o retención documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el consejo departamental o distrital de archivo notificará al archivo general de la nación para determinar la aplicación de las sanciones de que trata el articulo35 de la ley 594 del 2000
e. trascurridos 90 días , desde la presentación de las TVD y TRD, a los consejos departamentales o distritales de archivos o al archivo general de la nacion, sin que dichas instancias se hayan pronunciado,, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación
TITULO IV EVALUACIÓN TÉCNICA Y CONVALIDACIÓN
Articulo 11: evaluación técnica y solicitud de ajustes: el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación, y los consejos departamentales o distritales de archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdicción tendrán un plazo máximo de 90 días contados a partir de su recepción, para evaluar las tablas de retención y valoración documental aprobadas por las instancias señaladas en el presente acuerdo con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivisticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente
Articulo 12: Obligatoriedad para la realizacion de ajustes. Los ajustes y modificaciones solicitados por el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación o de los consejos departamentales o distritales de archivo , son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad receptiva.
TITULO V IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Articulo 13: Implementación. una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de que trata el articulo 11 del presente acuerdo, las entidades deberán proceder a su implementación , si no se ha cumplido este proceso la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el articulo 35 de la ley 594 del 2000
Articulo 14: Actualización. las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos:
a. cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad
b. cuando existan cambios en las funciones
c. cuando la entidad sufra procesos de supresión , fusión, escisión o liquidación
d. cuando se produzcan cambio en el marco normativo del país
e. cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos
f. cuando se generen nuevas series y tipos documentales
g. cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos

Articulo 15: Eliminación de documentos: la eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención o valoración documental, deberá ser aprobada por el correspondiente comité institucional de desarrollo administrativo o el comité interno de archivo según sea el caso
TITULO VI DISPOSICIONES FINALES
Articulo 16: Inspecciones y vigilancia. archivo general de la nación cuando así lo considere, podrá revisar las TRD y las TVD en cualquier momento aun después de aprobadas por el comité interno de archivo y convalidadas por el consejo departamental o distrital de archivos cuando a su juicio existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del país , solicitar ajustes a las mismas y así mismo, realizará inspección sobre su plan de implementación
Articulo 18: Uso de tecnologías de la información. las entidades publicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización tablas de retención documental, de forma que se facilite su interoperabilidad con el "registro único de series documentales" y otros sistemas de información de cada entidad
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