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Conservación y Preservación Documental

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Jonathan Linares

on 28 March 2014

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Conservación y Preservación Documental
Conservación Documental
Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico.
Desastres:

A las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del país, se suma el alto riesgo de perdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).
El deterioro de un documento puede ser más lento si aplicamos una serie de medidas que incidan en su conservación.
Un aspecto fundamental es el buen acondicionamiento de los depósitos con unas medidas ambientales de luz, calor y humedad, la limpieza de los mismos y un equipamiento adecuado.
Normatividad
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública
deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean
acogidas por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser
copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General
de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de
archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio"
Art. 59 Conservación preventiva. Conservación doc.
Art. 60 Conservación Integral de doc. de Archivos
Art. 61 Condiciones de edificios y locales .
Art. 62 Responsabilidad de la información
Art. 63 Sistema de almacenamiento y depósito
Art. 64 Prevención de deterioro de los doc.
Art. 65 Conservación de documentos originales
Acuerdo 011 de 1996, Criterios de conservación y
organización.
NORMATIVIDAD SOBRE PREVENCIÓN Y
CONSERVACIÓN
Acuerdo 005 de 1997
por el cual se establecen requisitos para personas
naturales o jurídicas que presten los servicios de
organización de archivos.
LEY 594 del 14 de julio de 2000 Ley General de
Archivos.
Titulo IV Administración de Archivos
Titulo XI Conservación de Documentos
Art.. 46 - 47 - 48 - 49
PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:

Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo y control de los principales factores externos de deterioro que interactúan entre si y que inciden en la conservación del material de archivo. Estos factores son los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogénicos.
Ambientales:

Involucran elementos como la temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes atmosféricos y el polvo, los cuales por la acción permanente o por las fluctuaciones degradan los diferentes soportes.
Bióticos: Interactuando con los anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes,galerías, cavernas, entre otros.
Interactuando con los medios-ambientales, propician la aparición de todos estos agentes biológicos que alteran y deterioran el material documental.

Antropogénicos:

Se constituye en el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorante involucran todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente, dados durante los procesos básicos de organización, manipulación y depósito.
Los deterioros son debidos principalmente al uso indiscriminado de deficientes medios de agrupación (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.)
Unidades de conservación:

9.1 Las carpetas






Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensando o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio. La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña. Tiene una capacidad máxima para 100 documentos.
Los legajos





Son dos tapas de cartulina con gancho legajador para asegurar los documentos.
Las bolsas

Llamadas también sobres o fundas. Su uso esta determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más usan tienen separadores o compartimiento dentro de ellas. Se elaboran en plásticos, cartón, tela, y hule.

Las cajas


Las cajas son un instrumento que nos permite la conservación de los documentos, cuando son las adecuadas, estas vienen con un proceso de desedificación la cual se le realiza al material en el cual esta elabora, en este caso el cartón. Son de gran utilidad en el archivo Central e Histórico.
CONDICIONES AMBIENTALES


Material Documental: Soporte en papel.

- Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4 C.

- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía.


§ Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 C.
Humedad relativa de 40% a 50%

§ Color: Temperatura menor a 10 C.
Humedad relativa de 25% a 35%

§ Grabaciones: Temperatura 10 a 18 C
Humedad relativa de 40% a 50%

§ Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 c
Humedad relativa de 40% a 50%

§ Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 C.
Humedad relativa de 35% a 45%

§ Microfilm: Temperatura 17 a 20 C.
Humedad relativa de 30% a 40%
Preservación Documental
Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la
preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos
Medidas de preservación de los documentos

Causas de deterioro ambiental
El deterioro de un documento puede ser más lento si aplicamos una serie de
medidas que incidan en su conservación.
Un aspecto fundamental es el buen acondicionamiento de los depósitos con unas
medidas ambientales de luz, calor y humedad, la limpieza de los mismos y un
equipamiento adecuado.
Los factores climatológicos combinados son causantes de reacciones de degradación
del material que ha un plazo largo tienen un fuerte impacto en el mismo. Las
condiciones óptimas de estos dos factores serían unas temperaturas comprendidas entre
los 16 0C y los 2l 0C, y humedad relativa entre 40 % y el 60 %. Siendo de gran
importancia no someter a los materiales a una oscilación fuerte en un periodo corto de
tiempo. Debe tenerse en cuenta que las películas y las cintas magnetofónicas requieren
temperaturas y niveles de humedad relativa sensiblemente menores.
Por otra parte la luz como energía que con el tiempo provoca la descomposición
química de los materiales orgánicos que son los documentos., además de que su
exposición es acumulativa, por lo que se recomienda que el nivel de exposición a la luz
no sea superior a los 50 lux.
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