5W2H

VANTAGENS

O 5W2H se destaca das demais metodologias de gestão por ser uma ferramenta ao mesmo tempo simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois permite ajustes e modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática.

Não só para empresas, essa técnica pode ser utilizada também de forma individual, com foco profissional e em outras áreas. A teoria básica do 5W2H é que qualquer planejamento precisa ser fragmentado para uma ampla compreensão e, a partir deste conceito, é possível estruturar uma simples ideia e transformá-la em um plano analisado e preparado para a sua execução.

OBS: Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

fERRAMENTA 5W2H

PARA QUE SERVE?

Ajuda na execução, elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade e, também, no controle das tarefas da sua empresa o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos. Tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. E o resultado, além da economia , é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

HISTÓRIA...

A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante os estudos sobre a qualidade total. Devido ao seu envolvimento com a gestão da qualidade, sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo será realizado, qual área da empresa é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita.

A qualidade total foi uma nova filosofia que surgiu durante as décadas de 50 e 60, época em que ocorreu a mudança no pensamento de que a qualidade era um problema da empresa e não unicamente derivado da produção, ou do produto.

A premissa básica da qualidade total é de que o sucesso de uma organização decorre do nível de qualidade que ela oferece ao cliente, integrando a produção e todos os processos que lhe dão suporte aos procedimentos da qualidade.

O que é o 5W2H?

É uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações. Basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa.

aPLICAÇÃO DA fERRAMENTA

COMO APLICO O 5W2H?

Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta. Exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.

COMO UTILIZAR?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

- Antes tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;

- Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;

- É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

IMPORTÂNCIA

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

EM QUAL MOMENTO DEVO CONSIDERAR APLICAR O 5W2H?

Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. Estes são outros casos em que o 5W2H pode ser usado:

- No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;

- Realizar um planejamento escolar;

- Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria;

- Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal.

FONTES:

http://www.novaescolademarketing.com.br

http://www.venki.com.br

http://www.sobreadministracao.com

http://www.prolucroconsultoria.com.br

http://www.projectbuilder.com.br

http://www.prolucroconsultoria.com.br