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Transcript

* Toda adquisición debe ser realizada y negociada exclusivamente por el departamento de compras y deberá ser autorizada antes de hacer cualquier compromiso de compra.

* Toda solicitud debe ser elaborada a través del usuario por medio de una requisición de compra con toda la información necesaria y específica (Cantidad, descripción, especificaciones técnicas, condiciones especiales, etc.) para la solicitud de cotizaciones.

* Para cada compra de sustancias químicas se deberá de solicitar la hoja de datos de seguridad del ítem comprado, la cual se deberá presentar como parte de la documentación para el ingreso por parte de almacén.

* En caso de tratarse de un proyecto, la requisición deberá venir acompañada por el formato de “Autorización de Proyectos” debidamente autorizada.

* Una vez cotizado los bienes ó servicios, el departamento de compras deberá informar al usuario/solicitante el precio, tiempo de entrega y condiciones especiales.

Toda cotización mantendrá su carácter confidencial, quedando prohibido su divulgación a personas ajenas al negocio.

* El responsable del Centro de Costo debe asegurarse que la cuenta contable registrada en la requisición de Compra, a la que serán cargados los gastos generados por la adquisición.

* Toda adquisición debe estar previamente autorizada por el jefe inmediato y de acuerdo con la Política de Autorizaciones por la Dirección Adjunta y/ó Dirección General.

* Los empleados deben garantizar que las adquisiciones estén basadas en una evaluación equilibrada de calidad, oportunidad, servicio y costo

* Se dará preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o representantes directos de los mismos productos.

* Al momento de colocar una orden de compra el Coordinador de Compras debe hacer el seguimiento hasta la recepción de los bienes y/o servicios y verificar que estos son aprobados y validados por el solicitante/usuario.

* Se buscara que la adquisición de los bienes, insumos, suministros y servicios sea oportuna evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario.

* La recepción de los bienes o servicios se realizara única y exclusivamente a través del almacén.

* Solo se recibirá mercancía de proveedores que estén de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.

* No se recibirán mercancías de los proveedores que no vengan acompañados de su factura original y orden de compra correspondiente debidamente autorizada.

* En caso de que los bienes y/o servicios no cumplan con lo establecido, no se realizara el pago de los mismos, dando aviso al área de cuentas por pagar para su consideración.

* El trámite y los requisitos de las facturas del proveedor deben apegarse al procedimiento de Cuentas por Pagar

* El departamento de compras dará aviso del status de las órdenes de compra a través de un correo electrónico, comunicando la fecha compromiso de entrega.

* Se prohíbe establecer relación comercial con cualquier proveedor que implique un conflicto de intereses entre los empleados, personal temporal y cualquier colaborador de Chemical & Schutz High Performance Lubricants

* Es responsabilidad del área de compras mantenerse a la vanguardia en procesos de selección y desarrollo de proveedores.

* Todas las compras se realizaran de acuerdo con el procedimiento vigente de compras y las recepciones de acuerdo con los procedimientos vigentes de almacén.

* En caso de realizar compras con proveedores exclusivos, éstas deberán ser revisadas periódicamente con el fin de evitar que la empresa quede desprotegida ante eventuales problemas de los mismos.

* Las ordenes de compras de básicos y aditivos usados para la fabricación de productos de línea serán autorizados por la Gerencia de Cadena de Suministros y por Dirección.

* Todas las requisiciones y órdenes de compra de bienes, insumos y servicios deben ser autorizadas por el jefe inmediato y por la Dirección Adjunta.

* Las compras que superen los $10,000.00 y hasta $99,999.00 deberán ser autorizadas adicionalmente por el Gerente Administrativo.

* Las compras superiores a los $100,000.00 y proyectos deberán ser autorizadas adicionalmente por el Gerente Administrativo y la Dirección General.

* Es facultad del Director autorizar precios que estén fuera de contrato, autorizar compras especiales, autorizar anticipos y pagos extraordinarios.

* Es facultad del Gerente de Cadena de Suministros autorizar el alta de un proveedor, vetar ó sancionar a algún proveedor.

* Toda compra de equipos y/o proyectos superiores a los $50,000 será obligatorio la generación de un contrato para asegurar y proteger los bienes y servicios adquiridos.

* El área de compras deberá proporcionar la información comercial (Precio, tiempo de pago, garantías, capacitaciones, condiciones especiales, etc.) de los proyectos al Gerente Administrativo para que sean incluidos en los contratos.

* El área administrativa será la responsable de la elaboración de los contratos y deberá dar aviso al área de compras para citar al proveedor para la firma de este.

* El resguardo de los contratos será a través del área administrativa.

Política de Autorización de Requisiciones y Ordenes de Compra

Lineamientos

Contratos

Consideraciones Importantes

Propósito y Alcance

Lineamientos

Establecer los lineamientos que permitan alcanzar el logro de los objetivos y salvaguardar los intereses en todas las operaciones directa e indirectamente relacionadas con la adquisición de bienes o servicios.

Política de Compras

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