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Copy of Acta de Protocolización

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ingrid roxana arevalo melgar

on 30 August 2013

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Acta de Protocolización
Tema polémico debido a que nos encontramos con un acta que va en el protocolo "escritura-acta"
Pérez Fenández del Castillo "La protocolización de documentos es una de las actuaciones notariales más frecuentes que por su nombre provoca confusión. Históricamente la protocolización es una reminiscencia del derecho español, cuando el notario encuadernaba como parte del protocolo los expedientes instruidos ante la autoridad judicial".
Definición.
Son aquellas "en las que el Notario da fe de la entrega de un documento y de su incorporación al protocolo".
Documentos que pueden Protocolizarse
Art. 63 Código de Notariado.
1. Los documentos o diligencias cuya protocolización esté ordenada por la ley o por tribunal competente.
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
Protocolación y Protocolización se utilizan como sinónimos.
I. Neri "deriva del verbo protocolizar, y éste a su vez, del sustantivo protocolo, y como vocablo según la acepción académica equivale a la acción y efecto de protocolizar, lo cual significa estrictamente, operar en el protocolo y para el protocolo.
Requisitos
Redactarse en el folio que preceda a aquel en que va a quedar intercalado el documento.
La diferencia entre el acta notarial y la de protocolización es que ésta última se redacta en el protocolo, por lo tanto no es acta notarial.
Sería más adecuado denominarla escritura de protocolización.
Las actas de protocolización documentan una declaración del Notario respecto de la actividad -activa- suya: el recibo del documento y una incorporación al protocolo. <González Palomino>
Protocolizar es incorporar al protocolo documentos públicos o privados.
Sirven para incorporar al protocolo uno o más documentos públicos o privados, o de una y otra clase a la vez, bien sea por disposición de la ley, mandamiento judicial o administrativo o rogación de los particulares.
Es la incorporación material y jurídica que hace un notario en el protocolo a su cargo de un documento público o privado, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal competente.
La incorporación es material, debido a que el documento pasa materialmente a formar parte en uno o más folios del protocolo; y jurídica debido a que esa incorporación se hace por medio de de un acta -escritura-de protocolización. Si únicamente se hiciera en forma material, no habría una explicación del porqué se interrumpió la numeración fiscal del papel sellado de protocolo y parecería o sería un atestado, que según la ley guatemalteca debe ir al final y no entre los instrumentos.
Una vez incorporado el documento o protocolizado, van íntimamente unidos, pasan a ser uno solo -acta y documento- y así deben reproducirse al extenderse el testimonio o las copias.
En opinión de Nery Muñoz es más apropiado utilizar el término protocolización o protocolizar.
En los documentos del inciso 1 la protocolación la hará el notario por sí y ante sí; en el caso del inciso 2 bastará la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribió el documento; y el en el caso del numeral 3 es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.
acta de matrimonio y los documentos provenientes del extranjero; proyecto de partición de herencia aprobada por juez.
Art. 64 Código de Notariado
1. Número de orden del instrumento.
2. Lugar y fecha.
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial.
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la primera y última hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario.
Notario otorgante: POR MI Y ANTE MI; firman los solicitantes: ANTE MI. -29-
CASO ESPECIAL
ART. 65- Cuando en una escritura pública se convenga la protocolización de documentos o diligencias relacionadas con ella, se protocolicen en una cláusula de la escritura.
EFECTOS
Oscar A. Salas expresa que la protocolización no cambiaría la naturaleza y efectos del documento privado, pero si le da fecha cierta y asegura su conservación y custodia.
TRES (3).- En la ciudad de Chimaltenango, el día veintisiete de octubre de dos mil doce, YO: Víctor Manuel Castillo Mayen, Notario, POR MI Y ANTE MI, en cumplimiento de la ley procedo a protocolizar el acta notarial de matrimonio del señor Pedro Picapiedra y la señorita Vilma Traca, que autoricé el día veintiseis de octubre, en esta ciudad. El acta está contenida en dos hojas de papel bond y pasarán a ocupar los folios del registro notarial a mi cargo números ocho y nueve, quedando comprendidos entre las hojas de papel de protocolo número de orden M tres millones setecientos cuarenta y cuatro mil doscientos veintinueve y M tres millones setecientos cuarenta y cuatro mil doscientos treinta; y de registro diez mil novecientos ochenta y uno y diez mil novecientos ochenta y dos , respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo.
POR MI Y ANTE MI.
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