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El área de grupos y convenciones esta conformado por un gerente y dos o tres coordinadores, lo cual varia de acuerdo al tamaño del hotel.
De acuerdo a la fecha de arribo, la terminología es la siguiente:
La terminología que se maneja en este departamento es principalmente la de los grupos que se les presta un servicio:
De acuerdo a la finalidad del grupo
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Resuelve los problemas relacionados con la elección del lugar sede, los hoteles y su clasificación, los servicios que dispone cada lugar, así como sus principales características, en este sentido a los participantes se les ayuda con todo lo referente a:
1. Alojamiento
2. Instalaciones y servicio
3. Localización
4. Contratación
5. Organización.
BANQUETES
Un producto turístico es un conjunto de componentes tangibles e intangibles que incluyen recursos y atractivos, equipamiento e infraestructuras, servicios y actividades recreativas e imágenes y valores simbólicos.
A)ventas
B) ventas nacionales
C) ventas internacionales.
D)grupos y convenciones.
COOPERACIÓN INTERDEPARTAMENTAL
La cooperación entre el departamento de ventas y otros departamentos del hotel es fundamental para la entrega correcta de los servicios vendidos. A largo plazo la reputación por una entrega infalible es el mayor activo del departamento de ventas.
División de cuartos
La relación es muy estrecha y en apoyo constante.
(reservaciones, recepción , ama e llaves, y teléfonos).
Reservaciones
Se apoyan para los bloqueos tanto de habitaciones, como de espacios para eventos especiales.
(banquetes, congresos y conferencias).
Director de ventas.
En una empresa, el Director Comercial es el máximo responsable del departamento comercial. En dependencia directa del Director General del hotel, el Director Comercial es responsable del cumplimiento de los objetivos de ventas del mismo.
Asistente.
Un asistente de ventas es la persona responsable de la coordinación de las distintas actividades de ventas de la empresa. Por tanto debe ser muy organizada con el fin de ser eficaces en el trabajo. El área de ventas incluye a muchos perfiles, como el gerente de ventas, los encargados de los departamentos de marketing, promoción y pública, por ello, la función de este profesional es crucial para engranar todas las piezas con éxito.
Gerente de relaciones publicas.
Su función es crear y mantener una corriente de buena voluntad entre empresas, consumidores y todo tipo de instituciones y la empresa que representa. Generalmente representa a su empresa en todo tipo de eventos y a veces en nombre del director o gerente general. Tiene que llegar a viajar bastante y dominar más de un idioma.
Gerente de ventas de convenciones.
Este puesto tiene la responsabilidad de desarrollar cuentas de catering, según las condiciones en que fueron vendidas, y de ex clientes con la finalidad de lograr las metas de ingresos estimadas para el catering y las habitaciones relacionadas que se establezcan en el Plan de Negocios del hotel.
Ejecutivo de ventas.
Vender y gestionar eventos de catering y grupales que reúnan los requisitos según el criterio de venta selectivo de habitaciones y espacio de reunión, que no superen las 75 habitaciones durante las noches de mayor ocupación ni las 150 personas por evento.
Ejecutivo de ventas.
El ejecutivo en ventas tiene a su cargo un plantel de vendedores, al que él les tiene que dar las indicaciones de lo que deben hacer, hacerse responsable de lo que cada uno de sus empleados hagan e inclusive si tienen un cliente importante él debe hacerse cargo junto a su empleado para no perder la cuenta.
El Gerente de Mercadotecnia
monitorea la situación presente del mercado y pronostica su
futuro, considerando las características y expectativas de los usuarios de los productos, canales de distribución, proveedores, competidores y asociaciones comerciales
Ofrecen diferentes tipos de servicio en beneficio del cliente, que va desde la reservación del transporte, el alojamiento en hoteles, hasta la programación de tours y el arrendamiento de autos.
Gerente General
AGENCIAS DE VIAJES
El objetivo del Departamento de Grupos y Convenciones es apoyar a las empresas en la planeación y desarrollo de sus viajes, los cuales tienen como finalidad lograr un mejor desempeño de su personal en distintas áreas como productividad, planeación, capacitación, ventas, calidad, etc
Para facilitar la identificación de las funciones de este departamento,el proceso de atención se ha dividido en tres etapas:
Hoy en día los hoteles cuentan con un departamento que se dedica exclusivamente al manejo de grupos y convenciones, de hecho recibe este mismo nombre.
para ofrecer una atención adecuada es necesario conocer la naturaleza del grupo, el cual puede ser:
Se enfoca en proporcionar servicios a grandes corporaciones o asociaciones que deseen realizar eventos de actualización o capacitación.
No importa el tipo de evento, es indispensable proporcionar al cliente un servicio integral, desde la planificación , hasta el termino del mismo.
El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de habitaciones, instalaciones y servicios del hotel así como en ocasiones de eventos que complementan la estadía de los huéspedes. Este departamento está encabezado por un Director de Ventas siendo éste responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-áreas en las que se divide la función de ventas