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Terminología que se maneja en el departamento de grupos y convenciones

En este departamento también se organizan los viajes de familiarización o fam trips para aquellos contactos que potencialmente traerán un grupo al hotel y que desean probar las instalaciones y servicios.

El área de grupos y convenciones esta conformado por un gerente y dos o tres coordinadores, lo cual varia de acuerdo al tamaño del hotel.

FUNCIÓN

De acuerdo a la fecha de arribo, la terminología es la siguiente:

La terminología que se maneja en este departamento es principalmente la de los grupos que se les presta un servicio:

  • De acuerdo a la fecha de arribo
  • De acuerdo a la finalidad del grupo
  • De los grupos prospectos
  • Grupos definitivos
  • Grupos del día
  • Grupos de casa
  • Grupos de salida

De acuerdo a la finalidad del grupo

  • Fam Trip.
  • Site Inspection Group
  • Very Important People
  • Agrupaciones por incentivos
  • congresos
  • convenciones

VIDEO

Resuelve los problemas relacionados con la elección del lugar sede, los hoteles y su clasificación, los servicios que dispone cada lugar, así como sus principales características, en este sentido a los participantes se les ayuda con todo lo referente a:

Terminología de los grupos prospectos:

  • Grupos posibles
  • Grupos de cancelación

1. Alojamiento

2. Instalaciones y servicio

3. Localización

4. Contratación

5. Organización.

  • venta de agencias de viajes: Vender y gestionar eventos de catering desde una agencia de viajes y grupales que reúnan los requisitos según el criterio de venta selectivo de habitaciones y espacio de reunión, que no superen las 75 habitaciones durante las noches de mayor ocupación ni las 150 personas por evento.
  • Venta de banquetes: dar a conocer la comida brindada en un hotel promocionándola y llamando la atención del cliente
  • Relaciones publicas: A través de las relaciones públicas la empresa busca un posicionamiento en el terreno de la imagen, persiguiendo siempre la máxima aceptación social.
  • Bodas: al cliente se le ofrece u paquete especial de bodas para que en este día en especial su familia pueda acompañarla. Se le ofrece a los novios habitaciones, el salón de eventos y todo incluido.

FUNCIONES

Descripción de cada área.

Tipos de ventas

  • Dirección de ventas: se encarga de verificar que cada área esta cumpliendo con lo que debe de hacer, como también es responsable del cumplimiento de los objetivos del mismo.
  • Venta de grupos y convenciones. Departamento especializado en la gestión de grupos, en la logística de los eventos que se llevan a cabo al interior del hotel y de los servicios utilizados.
  • Venta de locales concesionados: es la encargada de hacer publicidad en cuanto a los locales disponibles que se encuentran en el hotel.

QUE ES EL PRODUCTO TURÍSTICO

BANQUETES

  • Determina el tamaño y la estructura de la fuerza de las ventas.
  • Calcula la demanda y pronostica las ventas.
  • Compensa, motiva y guía las fuerzas de las ventas.
  • Conduce el análisis de costos de ventas.
  • Evaluación del desempeño de la fuerza de las ventas.
  • Elaborar estrategias de publicidad y promoción.
  • Buscar clientes potenciales.
  • Costos y presupuestos de las ventas.
  • Estudio del mercado al que se pretende llegar.
  • Planeamiento de ventas.
  • Relaciones con los distribuidores y minoritas.

Un producto turístico es un conjunto de componentes tangibles e intangibles que incluyen recursos y atractivos, equipamiento e infraestructuras, servicios y actividades recreativas e imágenes y valores simbólicos.

  • Ventas a grupos y convenciones
  • Ventas a agencias de viajes.
  • Ventas a banquetes
  • Ventas locales en general

División de operación del departamento de ventas.

A)ventas

B) ventas nacionales

C) ventas internacionales.

D)grupos y convenciones.

Áreas relacionadas con este departamento

COOPERACIÓN INTERDEPARTAMENTAL

La cooperación entre el departamento de ventas y otros departamentos del hotel es fundamental para la entrega correcta de los servicios vendidos. A largo plazo la reputación por una entrega infalible es el mayor activo del departamento de ventas.

División de cuartos

La relación es muy estrecha y en apoyo constante.

(reservaciones, recepción , ama e llaves, y teléfonos).

Reservaciones

Se apoyan para los bloqueos tanto de habitaciones, como de espacios para eventos especiales.

(banquetes, congresos y conferencias).

Actividades Administrativas

  • Asignar cuota de ventas a cada vendedor.
  • Crear paquetes o tarifas especiales para efectos promocionales.
  • Organizar directorio de clientes a fin de enviarles información por correo, acerca de los servicios del hotel.
  • Supervisar la correcta presentación del departamento de ventas.
  • Organizar sistema de registros de clientes potenciales.
  • Presentar su reporte de gastos y el de sus vendedores.

funciones

Director de ventas.

En una empresa, el Director Comercial es el máximo responsable del departamento comercial. En dependencia directa del Director General del hotel, el Director Comercial es responsable del cumplimiento de los objetivos de ventas del mismo.

Asistente.

Un asistente de ventas es la persona responsable de la coordinación de las distintas actividades de ventas de la empresa. Por tanto debe ser muy organizada con el fin de ser eficaces en el trabajo. El área de ventas incluye a muchos perfiles, como el gerente de ventas, los encargados de los departamentos de marketing, promoción y pública, por ello, la función de este profesional es crucial para engranar todas las piezas con éxito.

Gerente de relaciones publicas.

Su función es crear y mantener una corriente de buena voluntad entre empresas, consumidores y todo tipo de instituciones y la empresa que representa. Generalmente representa a su empresa en todo tipo de eventos y a veces en nombre del director o gerente general. Tiene que llegar a viajar bastante y dominar más de un idioma.

Gerente de ventas de convenciones.

Este puesto tiene la responsabilidad de desarrollar cuentas de catering, según las condiciones en que fueron vendidas, y de ex clientes con la finalidad de lograr las metas de ingresos estimadas para el catering y las habitaciones relacionadas que se establezcan en el Plan de Negocios del hotel.

Ejecutivo de ventas.

Vender y gestionar eventos de catering y grupales que reúnan los requisitos según el criterio de venta selectivo de habitaciones y espacio de reunión, que no superen las 75 habitaciones durante las noches de mayor ocupación ni las 150 personas por evento.

Ejecutivo de ventas.

El ejecutivo en ventas tiene a su cargo un plantel de vendedores, al que él les tiene que dar las indicaciones de lo que deben hacer, hacerse responsable de lo que cada uno de sus empleados hagan e inclusive si tienen un cliente importante él debe hacerse cargo junto a su empleado para no perder la cuenta.

El Gerente de Mercadotecnia

monitorea la situación presente del mercado y pronostica su

futuro, considerando las características y expectativas de los usuarios de los productos, canales de distribución, proveedores, competidores y asociaciones comerciales

servicios que ofrece el departamento de grupos y convenciones

Objetivos

  • Persuadir a la agencias de viajes para que incorporen al hotel en sus paquetes.
  • Motivar al personal para que vendan reservaciones para el hotel o recomienden a otros.

¿Qué Ofrecen las Agencias de Viajes?

OBJETIVO

Ofrecen diferentes tipos de servicio en beneficio del cliente, que va desde la reservación del transporte, el alojamiento en hoteles, hasta la programación de tours y el arrendamiento de autos.

Gerente General

AGENCIAS DE VIAJES

GRUPOS Y CONVENCIONES

El objetivo del Departamento de Grupos y Convenciones es apoyar a las empresas en la planeación y desarrollo de sus viajes, los cuales tienen como finalidad lograr un mejor desempeño de su personal en distintas áreas como productividad, planeación, capacitación, ventas, calidad, etc

  • Es responsable de definir e interpretar las políticas establecidas por la dirección.
  • Aplicar y mejorar las políticas de la empresa.
  • Tener una buena comunicación con sus subordinados.
  • Motivar a sus empleados.
  • Desarrollar y dirigir la organización funcional de la agencia y establecer los deberes y responsabilidades del personal.

DEPARTAMENTO DE GRUPOS Y CONVENCIONES.

Para facilitar la identificación de las funciones de este departamento,el proceso de atención se ha dividido en tres etapas:

Hoy en día los hoteles cuentan con un departamento que se dedica exclusivamente al manejo de grupos y convenciones, de hecho recibe este mismo nombre.

PERSONAL DE VENTAS

para ofrecer una atención adecuada es necesario conocer la naturaleza del grupo, el cual puede ser:

  • Una buena presentación
  • Ser una persona dinámica y sociable
  • Escolaridad mínima de nivel medio superior que implique una carrera técnica en hotelería.
  • Dominio del idioma inglés y facilidad de palabra.

Se enfoca en proporcionar servicios a grandes corporaciones o asociaciones que deseen realizar eventos de actualización o capacitación.

turísta

profesional

convivencia

Responsabilidades

INTRODUCCIÓN

  • Planeación de ventas.
  • Normas de ventas.
  • Presupuesto de ventas.
  • Cooperación interdepartamental.

Departamento de ventas

No importa el tipo de evento, es indispensable proporcionar al cliente un servicio integral, desde la planificación , hasta el termino del mismo.

El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de habitaciones, instalaciones y servicios del hotel así como en ocasiones de eventos que complementan la estadía de los huéspedes. Este departamento está encabezado por un Director de Ventas siendo éste responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-áreas en las que se divide la función de ventas

DEPARTAMENTO DE VENTAS

INTEGRANTES:

  • Karen Anahí Pech Cab
  • Goretti del carmen quiñones peraza
  • Nicte
  • Leslie
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