ABASTECIMIENTO DIANA

1.Generación de Pedidos

Definido el presuspuesto en base a las ventas futuras que obtendrá el producto se determina el volumen del proceso productivo,

Esto genera el procesamiento de pedidos que origina los movimientos de materias primas necesarias para que se de tal proceso.

Gestión de Inventarios

Determinados los materiales en el proceso productivo incluida la mano de obra, como no es posible producir y vender de manera inmediata, se define la cantidad óptima de inventario, y los métodos de entradas y salidas de materias primas, basados en la previsión de la demanda.

Almacenamiento

Incluye todas aquellas actividades relativas a la recepción, comprobación y transmisión de órdenes de compra. Ubicación de los productos (materias primas, productos semiacabados y productos terminados) de los almacenes en los que se deben guardar los productos.

Las variables dimensión y diseño del almacén, los recursos disponibles para la manipulación en el mismo y el movimiento de materiales, son puntos claves para una buena gestión logística del almacén.

Manejo de Materiales

-Elección de los medios de manipulación (carretillas, transpaletas, apiladoras, cintas transportadoras, etc) y de los procedimientos para mover los productos dentro y entre almacenes y locales de producción y venta.

-Preparación de pedidos.

-Recuperación de mercancías entre almacenes y locales de venta de la propia empresa.

Embalaje

• El producto terminado se prepara para su futuro transporte con la documentación necesaria.
• Elección de los sistemas y formas de protección y conservación de los productos: papel, plástico, cajas de cartón, cajas de madera, etc, para evitar roturas, mermas, deterioro, suciedad, incendios, robos.

Transporte del producto

• Determinación de los medios materiales (camión, ferrocarril, avión, barco, etc.) a utilizar y plan de rutas a seguir para mover el producto desde el punto de origen al del destino.
• La decisión del medio utilizado para el transporte se determina en función del peso, volumen, plazo de entrega y destino final del producto.

Control de Inventario

• Determinación de la política de stocks tanto a nivel de materias primas como de producto final.
• Determinación de las cantidades de productos que el vendedor debe tener disponibles para su entrega al comprador.
• Establecimiento de la periodicidad con la que han de efectuarse los pedidos.
• Definición de las estrategias de entrada-localización-salida de productos del almacén.

Servicios al Cliente

Establecimiento de los puntos de servicio, medios materiales y personas para recibir y atender al cliente, así como para entregar y cobrar el producto.

Los requerimientos de calidad son cada día mayores, los tiempos de entrega son variables, y los costos varían en función de variables externas e internas.

Preparación de pedidos

• Recogida, comprobación y transmisión de las órdenes de compras.
• Relación entre la gestión de pedidos y la gestión de stocks.
• Establecimiento de métodos de transmisión de información sobre los pedidos.
• Establecimiento de las reglas para la confección de los pedidos.
• Establecimiento de sistemas de control.

Gestión de la Información

Se analiza y utiliza la información que se ha registrado para la toma de decisiones de gestión para la mejora de prestaciones y servicios.

Por ejemplo:

El aumento del volumen de carga tendrá como consecuencias:

• La disminución del costo de transporte
• La posibilidad de aumentar el espacio de almacenamiento (lo cual aumentará los costos de almacenamiento).

Un aumento de los lotes por fabricar:

• Lo cual reducirá el costo de la planificación y del control de la producción.

Una reducción del número de pedidos:

• Lo cual ocasionará una disminución del costo del tratamiento de los pedidos

Un aumento del nivel promedio de los inventarios:

• Lo cual generará gastos suplementarios de almacenamiento.

ERRORES MÁS FRECUENTES EN LOGÍSTICA

En la función logística existen una serie de errores comunes, los cuales atentan contra el objetivo de tener las mercancías en el sitio justo y al menor tiempo posible.

1. No informar a tiempo al operador logístico que el despacho de la mercancía llegó al puerto.

2. No realizar la revisión previa a los documentos de rigor, por parte de las sociedades de intermediación aduanera.

3. Enviar las mercancías a otros destinos.

4. Las demoras del contenedor en el puerto.

5. El incumplimiento de los transportadores.

6. Almacenamiento:

7. El robo de mercancías en las bodegas de almacenamiento:

8. La inexactitud de los inventarios de la mercancía almacenada.

9. El almacenamiento de material inservible.

10. La falta de planeación.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.IMPORTANCIA

• En él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos indispensable para la producción de bienes,o para su venta.
• Este departamento puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos.

2. Objetivos del Departamento de Compras

• Comprar y tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
• Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
• Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
• Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

3.Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1.LA CALIDAD

No se mide por el precio; comprar tantas veces a un mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2.EL PRECIO

El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.

3.FUNCIONALIDAD:

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.

Esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

4.POLÍTICAS DE COMPRAS

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa.

1. Deben estar claramente expuestas.

2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

3. Indicar los factores limitativos y determinantes.

4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Funciones del Departamento de Compras

Para entender mejor cuál es el rol del departamento de compras, considera algunas de las funciones que realiza.

1.ADQUISICIONES

Uno de los roles del departamento de compras es provisionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa.

• Guarda y Almacenaje

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

• Proveer a las demás áreas

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

• Evaluación de precios.

Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las ganancias.

• Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales; con ayuda de la contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente, flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.

• Cumplimiento de políticas

El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las políticas de la empresa.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

• Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos.
• Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios
• Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en la fluidez del capital.

¿Por qué es tan importante encontrar un punto óptimo en el inventario?

Es esencial en la gestión de inventarios lograr el nivel óptimo de existencias: aquel que minimizando los costos, garantice un buen respaldo para enfrentar la demanda

Los niveles de existencias oscilan entre dos extremos:

- Un nivel elevado, que implica altos costos de mantenimiento del inventario.

- Un nivel inconveniente, que dificulta afrontar las demandas de la producción o las ventas.

Entonces, ¿Cuál es el nivel ideal?

Será aquel que minimizando los costos, garantice un buen respaldo para enfrentar las expectativas de la demanda.

La gestión de los inventarios debe trabajar sobre cuatro variables para establecer el "momento" y la "cantidad" que se debe comprar:

El stock máximo

El Stock de seguridad

El punto de pedido

El lote económico.

De esta forma tu empresa se puede aproximar al nivel óptimo de existencias, logrando los costos más eficientes en relación al inventario.

• Conceptos básicos que se debe tener en cuenta para encontrar el nivel ideal de stock en una empresa:

1. Stock máximo y stock de seguridad

• El stock máximo es la cantidad total de existencias que se puede almacenar, aunque en la práctica esto posiblemente implique capital ocioso.

• El stock mínimo o de seguridad representa la cantidad imprescindible que debe existir en los almacenes para evitar "quiebres de stock", es decir, desabastecimiento e imposibilidad de satisfacer a los clientes.

¿Qué pasa si se vende más que lo estimado o el proveedor se demora en exceso?

En pocos casos es posible que los clientes encarguen un producto y regresen luego; en la mayoría de las situaciones un stock insuficiente implica la pérdida de la venta.

2. PUNTO DE PEDIDO

El punto de pedido te indica "cuándo" debe realizarse una nueva solicitud de mercadería.

Toma en cuenta el stock mínimo, la demanda esperada y cuánto tardará la mercadería en llegar a los depósitos, para evitar en ese tiempo quedar por debajo del stock de seguridad.

Entonces, si la demanda real coincide con la esperada, entre el pedido y la recepción de la mercadería, el nivel de inventario se mantendrá dentro del stock de seguridad.

La cuestión de cuándo se debe comprar se vincula de manera estrecha con la cuestión de cuánto. Las alternativas obvias son: ahora o después.

3.LOTE ECONÓMICO

Se trata de la cantidad o el volumen que debés solicitar en cada pedido para lograr costos mínimos de inventario

Los costos de "pedir" son menores mientras menos pedidos realices

Pero si realizás grandes pedidos, serán altos los costos de almacenar las mercaderías compradas

La idea del lote económico es encontrar el equilibrio entre los costos de pedir y los costos de almacenar la mercadería.