Encargado de Caja
CAJA
Pertenece al área de Administración y Finanzas y al departamento de Administración
Descripción del puesto
El encargado de caja
Reporta
le reporta al Notario, Administrador, Abogados, Compliance, Coordinador de
Protocolo y RSGC Auxiliares de Abogados.
LE REPORTAN: Indirectamente: Coordinador de Impuestos, Coordinador de Previos y Gestoría
El proposto general del puesto es:
Recibir, custodiar y canalizar el dinero en efectivo o en cheques y demás documentos de valor como consecuencia
de las operaciones de la Notaría.
Propóstio general
Objetivos
y funciones
Objetivos
y
Funciones
1. Recibir y captar los recursos económicos de la Notaría.
1
Funciones:
Recibe el numerario en efectivo o cheques de anticipos, imprimiendo los recibos provisionales correspondientes, sellándolos y firmándolos de pagado, registrándolos en el sistema y en el corte de caja.
Recibe, controla y procesa los balances de los gastos previos, donde registra (físicamente y en el sistema) los ingresos de los anticipos a
cuenta de las erogaciones de los servicios proporcionados por la Notaría, así como los balances previos a los que se les autorizo
crédito, entregando copia de estos al Administrador.
Procesa y controla los recibos provisionales que se le entregan para las operaciones de la Notaría.
Recibe el numerario en efectivo o cheques del pago de instrumentos y otras operaciones, imprimiendo las facturas correspondientes,
sellándolas y firmándolas de pagado y registrándolos en el sistema y en el corte de caja.
Recibe, controla y procesa los estados de cuenta de los instrumentos, donde registra (físicamente y en el sistema) los ingresos de los pagos por impuestos, derechos, erogaciones, gasto y honorarios de las escrituras y actas, sellándolos y firmándolos de pagado.
Procesa y controla las facturas para las operaciones de la Notaría.
Registra en la libreta de efectivo las cantidades que en este conceptorecibe.
Imprime y envía vía correo electrónico al cliente las facturas de los instrumentos para el trámite de pago, siguiendo las instrucciones del Abogado o Notario y controla su emisión recabando el acuse de recibido correspondiente (en caso de que sea solicitada por el
cliente).
Ordena el depósito de cheques (previa copia) y efectivo en Bancos.
Realiza el corte de caja de las operaciones del día y se lo pasa al Administrador junto con la documentación soporte para su revisión y
remisión a Contabilidad, marcando una copia al Notario.
2. Realizar los pagos a proveedores y empleados y controlar los egresos para el pago de impuestos, derechos y erogaciones.
2
Funciones:
Recibe, controla y entrega los cheques para el pago de proveedores,
recabando la documentación soporte (pólizas y facturas), revisándola
para entregársela al Administrador para su revisión y remisión a
Contabilidad.
Recibe, controla y entrega los cheques y numerario a gestores, para
el pago de impuestos, derechos y erogaciones de los clientes,
revisando la correcta aplicación del dinero entregado, recabando la
documentación comprobatoria, revisándola para entregársela al
Administrador para su revisión y remisión a Contabilidad.
Registra en el sistema y en los estados de cuenta de los gastos
previos, los egresos de los anticipos a cuenta de las erogaciones de
los servicios proporcionados por la Notaría.
Registra en el sistema y en los estados de cuenta de los
instrumentos, los egresos de los pagos por impuestos, derechos,
erogaciones y gastos de las escrituras y actas.
Solicita al administrador con la autorización del Notario, la adquisición
de formas pre-pagadas de los trámites que así lo requieran.
Recibe, controla y realiza el pago de la nómina a los empleados que
no se encuentren inscritos en el sistema de nómina electrónica.
Recibe, controla y gestiona la caja chica de efectivo de la Notaría,
recabando la documentación soporte y enviándola al Administrador
para su revisión y remisión a Contabilidad
3. Coadyuvar a las áreas de Administración y Contabilidad en diversas funciones administrativas.
3
Funciones
Apoya en el corte de las cuentas para el pago de los honorarios de los abogados y auxilia en el pago, recabando la documentación soporte y remitiéndola a la administración para su revisión y remisión a Contabilidad.
Auxilia en la determinación de los sobrantes en el pasivo de los clientes para realizar las devoluciones que correspondan informando al Notario.
Realiza un reporte de las erogaciones realizadas en determinados estados de cuenta o previos, como verificación de diferencias, antes de que las Secretarias o Abogados realicen las entregas de testimonios y en las cancelaciones de expedientes
Objetivos comunes
Diarias
Actividades
Recibe, controla, archiva y procesa el balance previo de los anticipos de la Notaría y de los créditos que otorga.
Recibe, controla, archiva y procesa los estados de cuenta de las operaciones de la Notaría.
Recibe, controla, archiva y procesa las facturas que se le entregan para las operaciones de la Notaría.
Recibe el numerario en efectivo o cheques de anticipos y emite los recibos provisionales correspondientes,
registrándolos en los cortes de caja.
Recibe el numerario en efectivo o cheque de pago de instrumentos y operaciones, emitiendo las facturas
correspondientes, registrándolos en los cortes de caja.
Ordena el depósito de cheques (previa copia) y efectivo en bancos.
Emite facturas para enviarlas a su trámite de pago, siguiendo las instrucciones del abogado y Notario.
Controla la libreta de efectivo las cantidades que recibe.
Registra en los estados de cuenta previos y definitivos los egresos y verifica la correcta aplicación del dinero
entregado a gestores recabando la documentación soporte y revisándola.
Recibe y controla las cantidades de caja chica.
Recibe y controla los cheques para pagos a diversos proveedores.
Realiza el corte de caja de las operaciones del día.
Realiza un reporte de las erogaciones realizadas como verificación antes de las entregas de testimonios y en
las cancelaciones de expedientes.
Utiliza y coadyuva a mantener actualizada la información y documentación de la lista maestra de documentos,
Sistema de Gestión Notarial DBA, Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Información Notarial
(SIN) y los modelos y plantillas
Semanales
Participa en los cursos de inducción y capacitación del personal en el Sistema de Gestión de Calidad.
Recibe y proporciona capacitación técnica a los integrantes de la Notaría
Auxilia a determinar los sobrantes en el pasivo de los clientes para realizar las devoluciones por estos conceptos.
Auxilia a revisar el consecutivo de balances previos a los que se les autorizo crédito y verifica que sean saldados
Mensuales
Auxilia a realizar una revisión anual del pasivo de los clientes.
Anuales
Especiales
Revisión de protocolos para encuadernación, cierres, entregas definitivas e inspecciones, coadyuvando al
Coordinador de Protocolo