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IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL DE INVENTARIO DE UN METODO TRADICIONAL A UN METODO DIGITAL EN FARMACIA BARRIENTOS

Guatemala, 22 de Abril de 2020

María José Barrientos 062-12-1064

Sergio Abimael Uz 062-19-19518

Nery Salvador Cabrera 062-08-4600

Resumen Ejecutivo

1. Resumen Ejecutivo

La presente investigación tiene como objetivo el control de inventarios en Farmacia Barrientos. El cambio de procesos surge con el propósito de mejorar el control de inventario y proponer un programa digitalizado adecuado que mejore su funcionamiento, cambien los procesos de manera tradicionales como lo son las hojas de cálculo a procesos digitales que ayuden a agilizar el sistema administrativo y minimizar las pérdidas de tiempo y económicas.

María José

Antecedentes

2. Antecedentes

Farmacia Barrientos es una empresa familiar creada en el 2002 por Patricia Escalante y Rudy Barrientos esta empresa con más de 18 años en el mercado surge con el objetivo de ayudar a la población y satisfacer a las necesidades médicas del sector. En el transcurso de los años ha ido creciendo actualmente en el lugar existe médico general, laboratorio clínico y clínica dental.

Farmacia Barrientos busca mejorar sus procesos administrativos cambiando de un sistema tradicional a un sistema digital.

Al implementar este sistema se busca mejorar el control de inventario y procesos administrativos.

María José

Diagnostico

En el mercado laboral existen soluciones tecnológicas de gestión de inventario que permiten evitar incremento en costes directos de mano de obra, costes de logística en la preparación de pedidos además de incrementar la capacidad de gestión de almacenaje disminuyendo por lo tanto los costes en general.

Estas herramientas suelen ser aplicaciones que no solo permiten gestionar y controlar el inventario, además integran diferentes módulos relacionados con los procesos de negocio básicos de las compañías. Gestión de compras, ventas, fabricación, entre otros, todos ellos sincronizados con el módulo de inventario en tiempo real.

3. Diagnostico

a continuación, se muestra un diagnóstico de la situación actual del negocio familiar:

Sergio

Complicaciones en tiempo de reabastecimiento con los proveedores

Complicaciones en tiempo de reabastecimiento con los proveedores

No tomar en cuenta el tiempo que tarda el proveedor en entregar el producto puede causar que, en caso de escasez del producto, de una demanda extraordinaria y otras situaciones la farmacia pueda quedarse sin el producto y no poder cumplir con el cliente, lo que redituaría en una pérdida de venta, mala imagen y posiblemente perder clientes por no tener la capacidad de respuesta.

Administrar los productos de la misma manera

Administrar los productos de la misma manera

Es importante gestionar el inventario diferenciando los productos, ya que esto permite contar con metas de ventas realistas para cada uno de los productos ofrecidos, también permite un mejor enfoque en los artículos que generen mayor utilidad y evita tener costos extras.

Falta de automatización

Falta de automatización

Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y capacitar al personal para utilizarlos, puede brindar herramientas muy valiosas con lo cual se podrá llevar una administración y planeación de las mercancías de manera más eficiente y, sobre todo, con una visión completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnología, permitirá que el equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear mejor y generar estrategias.

Esquema actual de inventario

Esquema actual de inventario

Fuente: Elaboración Propia

Esquema de inventario con sistema digital

Esquema de inventario con sistema digital

Fuente: Elaboración Propia

Análisis comparativo de tiempos

Análisis comparativo de tiempos

Al contar con un sistema digital que ayude al control de inventario se logra reducir el tiempo invertido en esta tarea, ya que la aplicación necesita solo 2 horas de tiempo invertido desde un área específica sin interferir en el trabajo de los colaboradores. A continuación, se presenta una gráfica que muestra la disminución del tiempo:

GRAFICA

Fuente: Elaboración Propia

Planteamiento del Problema

4. Planteamiento del Problema

El uso adecuado del control de inventarios es importante porque mantiene un orden en las entradas y salidas de productos, es importante considerar en el control de inventarios que más del 30% de los ingresos por ventas son destinados a la compra de diferentes tipos de materiales que son requeridos para las actividades rutinarias.

Por ello es muy importante mantener un manejo adecuado en el control del inventario y tomar en cuenta los distintos puntos en los que se aplicara desde la compra de productos para la venta así como los de consumibles de la empresa.

El uso de la tecnología ayuda en gran parte a que se lleve un orden de los productos y que estos estén accesibles en cualquier momento.

María José

¿Qué se desea realizar?

¿Qué se desea realizar?

Se busca proponer e implementar un control de inventarios de manera digital que ayude a mejorar los procesos de ingresos y salidas de medicamentos, stock mínimo para realizar un pedido y que este sistema digital ayude a minimizar las perdidas por el manejo del sistema tradicional.

¿Cómo se llevará a cabo?

¿Cómo se llevará a cabo?

La inversión inicial será por parte de los dueños de la empresa, posteriormente se realizará un préstamo bancario para implementar el modelo digital y capacitar al personal.

¿Por qué se realizará el proyecto?

¿Por qué se realizará el proyecto?

La transición de un modelo tradicional a un modelo digital se realizará para minimizar las perdidas en tiempo, costo y ventas que se realizan en Farmacia Barrientos, actualizando el sistema de negocio en el que se trabaja actualmente.

Desafíos Estratégicos

Desafíos Estratégicos

  • Económicos: Inversión inicial con bajos intereses.
  • Procesos: Creas fases para cada etapa de la implementación del sistema.
  • Paradigmas: El cambio de manera de pensar de los métodos tradicionales a un método digital.

Objetivo General

5. Objetivos

Implementar un modelo de inventario digital que agilice y mejore los métodos tradicionales que se utiliza en Farmacia Barrientos utilizando un programa especializado.

Nery

Objetivos Específicos

Específicos

  • Instalar un programa que ayude a mejorar los procesos internos de la Empresa.
  • Realizar un inventario de las existencias de Farmacia Barrientos.
  • Efectuar un informe del detalle de los productos que se encuentran listo para la venta como lo que están en bodega.
  • Realizar capacitaciones constantes al talento humano, con el fin de optimizar las actividades internas y externas de la empresa
  • Mejorar el método de ingreso de mercadería.

Situación Esperada

6. Situación Esperada

En esta fase se decide en qué tecnologías deberían o no invertir en la farmacia Barrientos es difícil, por decir lo menos. Por un lado, se desea innovación y el crecimiento dentro de la farmacia. Pero tampoco se quiere que sea un proyecto fallido. Entonces, ¿vale la pena arriesgar una inversión en software ERP? Para averiguarlo, se analizan los indicadores actuales y se realiza un resumen de que produce la implementación del proyecto.

A continuación se presenta un resumen de que produce la implementación del proyecto:

Nery

Calendario de eventos y sus fases

Calendario de eventos

Costos de TI enfocados

Costos de TI enfocados

Aunque ERP es a menudo una gran inversión, puede unificar sus costos de TI y mejorar la eficiencia. En lugar de gastar recursos en múltiples sistemas que necesitan personal dedicado, infraestructura, equipos de soporte y licencias, puede concentrar todos estos costos en un solo ERP.

Además, si gasta más en sistemas dispares de lo que gastaría en un ERP centralizado, incluso podría ahorrar en costos de TI en general.

Visibilidad Total

Visibilidad Total

Este beneficio de ERP es uno de los mayores puntos de venta para el software. ERP permite el acceso total a todos los procesos importantes en su negocio al hacer que los datos de cada departamento sean fácilmente accesibles para usted y su alta gerencia.

Por ejemplo, puede monitorear los niveles de inventario diariamente, incluidos los envíos futuros que aún no se han recibido y el inventario actualmente en tránsito.

Informes y planificación mejorados

Informes y planificación mejorados

La implementación de una suite ERP en todos los departamentos significa que su organización tiene un sistema de informes único y unificado para cada proceso. Al tener una única fuente de verdad, un sistema ERP puede generar fácilmente informes y análisis útiles en cualquier momento.

Este software le brinda la capacidad de analizar y comparar funciones entre departamentos, sin la molestia de múltiples hojas de cálculo y correos electrónicos.

Matriz del Tiempo

Matriz de Tiempo

Estudio de Mercado (Benchmarking)

7. Estudio de Mercado

Los estudios de benchmarking farmacéutico permiten aprender de los mejores y de las mejores estrategias, al comparar de una forma sistemática y organizada nuestros procesos comerciales, productos, estrategias de venta, etc. con los respectivos de las empresas que consideramos excelentes en esa área concreta.

Se realiza un benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.

María José

Área de Operaciones

Área de Operaciones

En Guatemala existe una empresa que se llama Softland, esta empresa es la encargada de brindar control y eficiencia a las empresas.

Softland incluye los módulos asociados a la parte operativa de la empresa, es decir, de su funcionamiento. Una de sus principales funciones consiste en administrar todos los recursos requeridos para producir los bienes y/o servicios que vende la empresa.

El control detallado de los inventarios permite llevar un orden en las distintas bodegas, de las entradas y salidas de mercadería; maneja adecuadamente los niveles de inventario y entrega toda la información para su debida administración.

Caso de Éxito

En el año 1999 necesitaban empezar a cambiar su infraestructura en sistemas, en ese tiempo tenían desarrollo de aplicaciones internas, pero tenían soluciones separadas y no integradas, como lo era contabilidad, cuentas por pagar, todas las aplicaciones estaban separadas pero aún no estaban listas para el cambio, entonces empezaron a buscar una solución y con la fusión de La Torre y EconoSuper era el momento ideal para mejorar y realizar el cambio de tecnología y de software.

Modulos

En 1999 se adquirieron 7 módulos:

• Administración de sistemas

• Contabilidad General

• Cuentas por cobrar

• Cuentas por pagar

• Control Bancario

• Control de inventarios

• Compras

La implementación fue rápida alrededor de 4 meses.

Ventajas

  • Como se inició con el cambio de una empresa nueva y la información que se tenía que migrar era muy poco lo que hizo más fácil el proceso.
  • Velocidad, confiabilidad e integridad de datos.
  • La integridad de los datos ayudo a que tuviera un control adecuado de la información. Se hicieron cambios en la tecnología, pero no los cambios de los procesos.

Actualidad

Estudio Técnico

Farmacia Barrientos se encuentra ubicada en la zona 18 de la ciudad de Guatemala, específicamente en la colonia La alameda II. A continuación, se presenta el análisis de la ubicación del proyecto:

8. Estudio Técnico

Sergio

Hitos

Hitos

Diagramación

A continuación, se presenta una serie de diagramas e información que se necesita para la creación de un espacio dedicado al control y manejo de inventario dentro de la Farmacia Barrientos:

Caracteristicas e Información

Caracteristicas

Es necesario contar con un equipo lo suficientemente bueno para que las aplicaciones o programas corran de forma adecuada, aunque no es necesario contar con máquinas dedicadas a la programación, de tal forma que se necesita una computadora con las siguientes características:

Equipo de Computo

Sistemas

Sistemas

La implementación de programas o aplicaciones puede generar una mejora ante la problemática existente dentro de la organización, además, brinda una ventaja ante la competencia existente en el entorno que rodea a la farmacia.

A continuación, se presenta una serie de aplicaciones y programas especializados en el manejo y control de inventario:

Sistema Mónica ERP

Sistema Mónica ERP

MONICA es el programa de computador ideal para los negocios. Es un programa hecho en Estados Unidos, totalmente en español, permite realizar facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener archivos de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad de la empresa.

ABC Inventory

ABC Inventory es la mejora de Almyta Control System. La versión gratuita, para un usuario, permite gestionar múltiples almacenes, números de serie, garantías y muchos otros datos relacionados con el stock.

ABC Inventory

Canvus

Es un software de gestión de inventarios dirigido específicamente a pequeñas empresas. Su sistema de gestión de inventarios, llamado Stockpile, ofrece al usuario la posibilidad de aceptar devoluciones, registrar ventas y artículos dañados y supervisar la rotación de productos.

Canvus

Delivrd

Es una solución de gestión de inventarios y ejecución de pedidos basada en la nube. Ofrece dos planes: uno gratuito y otro de pago, con un precio de 50 dólares mensuales. El plan gratuito ofrece una ubicación y 25 SKU, o códigos de referencia

Delivrd

Odoo Inventory

Odoo es gratuito para dos personas que usen la opción en línea. Odoo ha sido ideada como solución ERP, pero gracias a su diseño de aplicación con complementos se puede adaptar a las necesidades de diferentes negocios, por pequeñas o grandes que sean.

Odoo Inventory

Organigrama

Organigrama

Tabla Comparativa

Ventajas y Desventajas

Implementación

Implementación

En la primera fase, se trabaja mano a mano con la farmacia para identificar las necesidades individuales que el sistema resolverá, el programa es amigable con el usuario y permite que su instalación, aprendizaje y aplicación al negocio sea de forma rápida. El sistema digital elegido cuenta con un servicio técnico vía Skype, teléfono y correo electrónico, durante 24 horas lo que permite responder a los problemas de forma rápida.

Días para la aplicación del nuevo sistema digital

Tabla de aplicación

Perfil Profesional

Se presenta el perfil de la persona que estará a cargo de este nuevo departamento, se realiza con el fin de dejar establecidos los parámetros para la búsqueda del nuevo integrante:

Perfil Profesional

Estudio Ambiental

9. Estudio

Ambiental

El estudio ambiental se centra en el impacto del proyecto sobre el medio ambiente, esto con la finalidad de minimizar deterioros causados por el proyecto y el análisis del efecto de entorno sobre el proyecto.

María José

Cualitativos

Cualitativos

Al cambiar el sistema de manejar los inventarios de manera tradicional a manera digital tendrá un impacto positivo sobre el medio ambiente, porque se minimizara el número de hojas escritas a mano a libros de cálculo y con el programa que automatizara el sistema se gastarán menos recursos desechables.

Cuantitativos

Cuantitativo

Al implementar un programa que automatice el control de inventario en Farmacia Barrientos se incrementaran los gastos operativos al principio por la compra de equipo adecuado (computadora, impresora, entre otros), se tendrá un beneficio en el ahorro del tiempo, mejor atención a clientes y proveedores, control inmediato de los productos en stock lo que ayudara a mantener un orden en la administración de los medicamentos.

Caratula de ingreso de instrumentos ambientales

Caratula

Fuente: Elaboración propia con formulario de MARN

Ventajas al utilizar un ERP En Farmacia Barrientos

Ventajas

Al tener un control adecuado del inventario de medicamentos, se realizará una programación para evitar la pérdida de medicamentos por vencimiento.

La mayoría de droguerías, casa farmacéuticas y distribuidoras de productos farmacéuticos tienen entre sus políticas y reglas, que si el producto se entrega con 2 meses antes de la fecha de vencimiento, este mismo se cambiara sin costo adicional, por un producto nuevo, al mejorar el control de inventario se programara un módulo de productos en el que avise con anticipación para poder hacer el cambio de los medicamentos, incluso hay medicamentos que por su bajo movimiento en las ventas son dados a consignación.

Análisis de inversión de Farmacia Barrientos

10. Estudio Económico

En tecnología, se podría pensar que la manera que actualmente funciona (con poca tecnología) hace pensar que ahorra dinero en la superficie, pero si mira un poco más profundo, probablemente esto tenga un coste para farmacias Barrientos.

El hardware obsoleto lo ralentiza, tanto en el tiempo de procesamiento como en el tiempo que le lleva arreglarlo constantemente. Además, la percepción es una realidad como dicen, por lo que si la tecnología de su farmacia parece obsoleta, es probable que los clientes perciban que su farmacia está desactualizada.

Nery

Costos

Costos

Estructura de Costos

Estructura Del Costo

Evaluación Financiera

11. Evaluación Financiera

Los fondos para que la empresa realice el cambio de sistema administrativo del inventario se realizada por 2 medios diferentes financiamiento propio y financiamiento Bancario.

Sergio

Financiamiento Propio

Propio

Los patrocinadores amortizaran un 42% del costo económico que representa Q33,750.00 estos costos se han venido acumulando hace aproximadamente año y medio desde que se empezó a planear el cambio de sistema.

Financiamiento Bancario

El 55% (Q 46,250.00) restante de los fondos se realizará por un préstamo bancario a un banco de primer piso Banco Industrial con un interés de 10.39%.

Bancario

Calcular Valor Presente Neto y Tasa Interna de Retorno

VAN Y TIR

Beneficios Empresariales

12. Evaluación Socio Economica

Al cambiar el sistema de manejo de inventarios de manera tradicional a digital uno de los beneficios principales es la optimización de los recursos tanto físicos como económicos.

El tiempo es uno de los factores que se mejorara en un 100%, debido a que la automatización será digital y el programa ERP realizara gran parte de los procesos que se realizan de forma manual.

Nery

Beneficios al utilizar un ERP

Beneficios al utilizar un ERP

  • Optimización de los procesos de gestión
  • Mejora el proceso de toma de decisiones
  • Seguridad de datos
  • Modularidad y Escalabilidad
  • Adaptación a las necesidades reales
  • Mayor control y trazabilidad
  • Automatización de tareas

Costos con el Proyecto

En un inicio los costos de implementación serán altos por la compra de equipo de cómputo, estudio de mercado, site check, planificación, ejecución y mantenimiento.

Se tiene un estimado de Q80,000 para todo el proceso de reestructuración del manejo del inventario.

Costos sin el Proyecto

Costos sin el Proyecto

Actualmente el inventario por su manejo tradicional no tiene mayor costo económico, pero si un costo elevado en el tiempo, perdidas de medicamentos por mala organización, lo cual genera pérdidas económicas a largo plazo.

Conclusión Financiera

13. Conclusiones

Como se puede observar en los cuadros anteriores, el resultado del valor actual neto (VAN) supera a la inversión inicial, esto nos indica que se logra generar ganancias así que el proyecto se puede aceptar porque es viable. También se logra apreciar que el proyecto es factible porque la tasa interna de retorno (TIR) es mayor que la tasa de descuento.

PORCENTAJE INICIAL: 10%

TIR: 25%

De tal forma que el proyecto es rentable antes del 25%. Estas fórmulas financieras ayudan a entender que la inversión del proyecto es viable y nos ayuda a minimizar el riesgo durante su ejecución.

María José

Conclusiones del Proyecto

Conclusiones del Proyecto

Contar con un software de control de inventarios en la empresa es de gran ayuda para mantenerlo en orden, cumplir en tiempo y forma con los pedidos de los clientes. Tal como se menciona anteriormente, el inventario es una de las partes más importantes de la empresa ya que de él depende la rentabilidad de esta.

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