Secretaria de RPP

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Objetivo : Llenar apropiadamente los formatos de avisos y otros documentos registrales a fin de lograr un trámite y presentación de los mismos sin contratiempos y verificar la revisión y validación del llenado de los mismos.

Funciones:

• Llena con los datos apropiados los formatos de solicitudes de entrada y trámite, formas pre codificadas y otros, cerciorándose del armado, sellado y firma de aquellos y de los documentos, instrumentos, medios magnéticos y copias que deben ir anexos a los mismos, cumpliendo con los plazos prefijados o determinados por el Abogado o el Notario, la ley o las autoridades, a fin de lograr un trámite y presentación de los mismos sin contratiempos.
• Canaliza los formatos debidamente llenados con sus elementos para ser revisados y validados por el Revisor de Calidad de Documentación, como corresponda, cuidando que se verifique esta acción en los tiempos prefijados o determinados por el Abogado o Notario, la ley o las autoridades.
• Al ser revisado el llenado de los formatos para obtener su validación realiza las correcciones al mismo que le indica el Revisor de Calidad de la Documentación, Auxiliares de Abogados, Abogados y Notario.
• En caso de que el cúmulo de trabajo lo demande, puede auxiliarse en el llenado de los formatos con los Oficiales de Protocolo y Documentación.

Objetivo: Coadyuvar al registro oportuno de las suspensiones y/o aclaraciones del servicio en la Libreta de Suspensiones y/o Aclaraciones y en la Libreta Negra

Funciones:

• Para un mejor control de los testimonios suspendidos o denegados comunica y proporciona a la Secretaria del Notario los datos necesarios para que los registre oportunamente en la Libreta de Suspensiones y/o Aclaraciones y en la Libreta Negra y lo informe al Notario.

Objetivo : Elaborar las notas complementarias de los datos de inscripción de los distintos Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.

Funciones: Elabora las notas complementarias relativas a los datos de inscripción de los testimonios en los distintos Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.

Objetivo: Coadyuvar a compilar los datos de Registro Público de la Propiedad y de Comercio.

Funciones:

Coadyuva a compilar para su archivo y consulta toda la información recabada durante el proceso de inscripción de las escrituras en los distintos Registros Públicos de la Propiedad y del Comercio en particular deberá conservar a) Las solicitudes o volantes de entrada y trámite; b) Los escritos de aclaraciones, suspensiones o denegaciones y los recursos administrativos o judiciales; c) Copia de los datos de inscripción, de las inscripciones telemáticas o constancias de finalización de trámite; d) Copia de las formas pre codificadas (en su caso); e) Los comunicados de conclusión de asiento.

Objetivos Comunes

• Participar en los cursos de inducción y capacitación del personal en el Sistema de Gestión de Calidad.
• Proporcionar y recibir capacitación y actualización de conocimientos técnicos para la prestación de un mejor servicio.
• Mantener actualizada la información y documentación de la lista maestra de documentos, Sistema de Gestión Notarial DBA, Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Información Notarial (SIN) y los modelos y plantillas
• Coadyuvar a la debida integración del protocolo.
• Coadyuvar a mantener en perfecto estado de mantenimiento y limpieza los equipos, instalaciones, áreas y mobiliario de las oficinas (incluidas macetas, jardines y jardineras)
• Coadyuvar a mantener integra, completa, verdadera, reservada y custodiada la información y documentación del cliente, sus operaciones y sus datos.

Actividades Anuales

Participa en las verificaciones de calidad así como en sus revisiones, a través de las auditorias del SGC por

tercera parte.