P-RE-01 Verificación y actualización legal

Responsabilidades

Es responsabilidad del Gerente de Asuntos Regulatorios en asocio con el Encargado de Salud, Seguridad y Ambiente llevar a cabo la identificación, actualización y verificación de los requisitos legales u otros requisitos suscritos y aplicables.

Es responsabilidad de la Gerente de Asuntos Regulatorios, mantener al día, los requisitos aplicables a los registros de los productos agroquímicos que se comercializan por intermedio de la empresa.

Los regentes, tanto el químico como el agrónomo, deben cumplir con los requisitos definidos para sus posiciones, de conformidad con lo que se establece en las leyes de sus colegios profesionales y que rigen su actividad.

Identificación y Legislación

Para establecer los requisitos legales y otros requisitos relevantes se utiliza cualquiera de los siguientes medios:

Página web de la Procuraduría General de la Republica.

Información legal provenientes de Ministerios (MAG www.protecnet.net, SFE, MINAE, MEIC, Salud), Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales.

Regulaciones específicas de otros países, en materia de registro de productos y donde se deseen comercializar fertilizantes y plaguicidas.

Colegios Profesionales y sus comunicados a sus agremiados en materia legal.

Información contenida en los contratos con clientes y proveedores.

Acuerdos, convenios o cartas de intención documentadas, con grupos de interés u organismos colaboradores de la organización.

Dicha información se recopila de modo que sea accesible al personal que la requiera.

Análisis de Aplicabilidad

Se cuenta con una matriz de requisitos legales, el documento T-RE-01-00-01 Evaluación Cumplimiento Legal, donde se determinan los requisitos legales aplicables a aspectos de ambiente y riesgos laborales (leyes, decretos, permisos y otros) de la organización.

Además, con el documento T-RE-01-00-02 Otros Requisitos Suscritos, se definen los otros requisitos aplicables por temas de convenios con clientes y temas de salud, seguridad, ambiente y calidad, para lo cual se analizan los requisitos suscritos contenidos en contratos, convenios, acuerdos y/o cartas de entendimiento, así como la comunicación vía correo electrónico.

Documentos Regulatorios de Clientes

Los documentos técnicos, especificaciones que envíen los clientes sobre los productos para los cuales solicitan procesos de re-envase o re-empaque, que se les re-envasen y/o re-empaquen, se consideran como otros requisitos suscritos y son de cumplimiento obligatorio.

Verificación de Cumplimiento

Cada año como mínimo, el Gestor del SGI, junto al Gerente de Asuntos Regulatorios verificará el cumplimiento de los requisitos relevantes contenidos en la matriz T-RE-01-00-01 Evaluación Cumplimiento Legal.

A criterio del Gestor del SGI, pueden hacerse revisiones antes del plazo mencionado anteriormente.

En caso de detectarse algún incumplimiento se establece un plan de acción para su corrección de acuerdo al procedimiento P-SG-06 Hallazgos del SGI.

Producto de estas revisiones se debe dejar un reporte de la revisión efectuada la cual se debe consignar en el documento T-RE-01-00-03 Evaluación de cumplimiento legal-resumen.

Comunicación de los Requisitos Legales

Producto del informe de revisión, se determina quién debe conocer los diferentes requisitos legales y se les comunica a través de un memorando. También a través de capacitación a todo el personal, si así se requiere.