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El Archivo General de Protocolos fue creado según el Decreto 257 que contenía la “Ley Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios.
Actualmente el Archivo General de Protocolos, se encuentra regulado en el Código de Notariado, bajo el Decreto 314 del Congreso de la República de Guatemala, promulgado en la ciudad de Guatemala, el 10 de diciembre de 1946. Este código entró en vigencia el 1 de enero de 1947 y hasta la fecha es el que rige la actuación notarial y del de el funcionamiento del Archivo General de Protocolos, el cual se encuentra regulado el título Xl, Articulo 78.
El Archivo General de Protocolos tiene como funciones organizar, controlar y supervisar el ejercicio del notariado en toda la república, a través de la recepción de testimonios especiales, avisos trimestrales e índices y la actualización constante de firmas y sellos de los notarios en ejercicio; así como la inscripción de poderes. Archivar y resguardar protocolos, expedientes de jurisdicción voluntaria notarial y demás documentos notariales.
El Código de Notariado, Decreto 314, Artículo 78
- Mandatos judiciales.
- Expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria.
- Testimonios especiales de las escrituras públicas.
- Protocolos.
- Notario colegiado activo y habilitado.
- Período no menor de cinco años.
- Nombrado por el Presidente del Organismo Judicial.
Decreto 314, Artículo 78
- Tomar posesión de su cargo, inventario, levantará un acta, suscrita por el Director saliente y el entrante, Corte Suprema de Justicia (copia).
- Testimonios de los instrumentos públicos.
- Practicar la inspección.
- Exigir entrega de los protocolos.
- Guardar y conservar bajo su responsabilidad.
Decreto 314, Artículos 79 y 81.
La Ley del Organismo Judicial regula otras funciones del Archivo General de Protocolos, Artículo 38 y 189
- Rendir a los tribunales los informes.
- Sean empastados.
- Extender recibos.
- Registrar los poderes (libro especial).
- Anotar al margen de los instrumentos.
- No permitir que sean extraídos.
- Dar parte a la Corte Suprema de Justicia de cada infracción al Artículo 37.
- Poner la razón de cierre y elaborar el índice
1) Subdirección encargada de la unidad de testimonios especiales
- Recepción de testimonios especiales.
- Recepción de avisos de cancelación de instrumentos públicos.
- Recepción de avisos trimestrales.
- Recepción de testimonios de los índices.
- Expedir certificaciones.
- Recepción de testimonios especiales en plica.
- Apertura de plicas
3) Subdirección encargada de la unidad del registro electrónico de poderes y unidad del registro electrónico de notarios.
- Unidad del registro electrónico de poderes
- Registro de poderes y sus modificaciones.
- Emisión de certificaciones de poderes registrados.
- Información verbal de poderes registrados.
2) Subdirección encargada de la unidad del registro electrónico de poderes y unidad del registro electrónico de notarios.
- Recepción de protocolos.
- Consulta y/o exhibición de protocolos notariales.
- Reproducción de instrumentos públicos notariales.
- Extiende testimonios de escrituras públicas debidamente autorizadas.
Sedes del departamento de Guatemala
GUATEMALA
Sede Central:
0 calle 15-46,zona 15 , Colonia El Maestro, Niveles 7 y 8
Edificio de los Profesionales
Ciudad de Guatemala
Delegación Archivo General de Protocolos
7 av. 9-20 zona 9 1er nivel
Delegación Registro General de la Propiedad 9 Av. 14-25 zona 1 Ciudad de Guatemala Tel. 24981111 ext. 9193
Registro Mercantil 7A Avenida 7a. Av. 7-61, Z. 4 Guatemala Ciudad de Guatemala
Edificio CANG Zona 10 15 Calle 1-91 Zona 10 Ciudad de Guatemala PBX 23237575 ext.
DEPARTAMENTALES
SEDES DEPARTAMENTALES
PUERTO BARRIOS, IZABAL 13 Calle y 6ta. Avenida Esquina, 2do. Nivel Edificio Banco Inmobiliario RETALHULEU, RETALHULEU 8a. Avenida 6-60 zona 1, 2do. Nivel, Frente al MP Tecnológico, Santa María.
QUETZALTENANGO, QUETZALTENANGO 1 Diagonal 10, 0-34 zona 6 1er nivel Edificio Penal Centro Regional de Justicia Quetzaltenango, Guatemala Tel. 79226598 QUETZALTENANGO, QUETZALTENANGO 2 5ta. Calle 8-03 Zona 1
SACATEPEQUEZ, ANTIGUA GUATEMALA
3ª. Calle Poniente No. 31, Callejón Cofiño
MAZATENANGO, SUCHITEPEQUEZ
5ª. Ave. 3-52, Zona 1, 2do. Nivel
HUEHUETENANGO, HUEHUETENANGO
4ª. Calle 6-81 Zona
1
ESCUINTLA, ESCUINTLA
Kilómetro 53.5, Antigua Carretera a Escuintla
Complejo Regional de Justicia
Delegaciones Regionales Están a cargo de un subdirector, los cuales deben poseer las mismas calidades que el Director del Archivo General de Protocolos, en virtud de que tienen asignadas las mismas funciones que el Código de Notariado le asigna al Director a excepción de la de destrucción de hojas de papel sellado especial para protocolos que regula el Acuerdo 40-2002 de la Corte Suprema de Justicia, ésta únicamente le corresponde al Director del Archivo General de Protocolos. Existen delegaciones regionales o departamentales en los siguientes departamentos:
Chiquimula: Escuintla , Alta Verapaz
Quetzaltenango. Huehuetenango.
En conclusión es importante resaltar las actividades de los notarios que realizan para. El Archivo General de Protocolos, realiza dos tipos de inspección y revisión de protocolo a los Notarios, la inspección y revisión ordinaria que se hace cada año y la extraordinaria cuando lo mande la Corte Suprema de Justicia. Todos los Notarios colegiados activos, están sujetos a la obligación de permitir al Archivo General de Protocolos, la revisión e inspección del protocolo a su cargo, acompañando para ello, los comprobantes, de los actos autorizados por él, debiéndose practicar la inspección y revisión en presencia del Notario.
El protocolo es la colección ordenada de escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta ley. Artículo 8 Código de Notariado
Art. 12 CN "El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice...
La fecha de autorización del primer instrumento público debe ser posterior o coincidir con la fecha de pago dle derecho de apertura.
1.- Unidad de Registro Electrónico de Poderes Acuerdo 38-2004 de fecha 1/09/2004
2.- Unidad de Registro Electrónico de Poderes Acuerdo 38-2004 de fecha 1/09/2004
3.- Unidad de Testimonios Especiales
4.- Unidad de Testimonios Especiales
5.- Unidad de Protocolos Notariales
1.- Inscripción de Poderes
2-. Certificaciones de Poderes Inscritos
1 Registro de firma y sello de Notarios
2 Apertura de Protocolos
3 Auténtica de firmas de Notarios
4 Recepción de avisos (fuera del país, cambio de depositario etc.)
5 Certificaciones y constancias
6 Creación de usuarios de consulta a distancia
7 Requerimiento de protocolo de Notarios Fallecidos
1. Recepción de testimonios especiales
2. Recepción de avisos de ampliación
3. Recepción de avisos trimestrales y avisos de cancelación
4. Recepción de avisos de protocolaciones
5. Recepción de plicas
6. Aperturas de plicas
7. Microfilm (Certificaciones de Testimonios Especiales, avisos, etc.)
Clases de Revisiones
Art. 86 CN
1. ORDINARIA (cada año)
2. EXTRAORDINARIA (CSJ)
3. ESPECIAL
4. POST MORTEM
Clases de observaciones que se derivan de la revisión:
1. Observaciones sin intervención Judicial
2. Observaciones con intervención Judicial
3. Observaciones para remitir a la Corte Suprema de Justicia
Clases de entrega:
1. Fallecimiento
2. Voluntaria
3. Inhabilitación
4. Ausencia.
Requisitos de entrega:
1. Certificación de la partida de defunción del Notario en original extendida por el Registro Nacional de las Personas
2. Documento personal de identificación de la persona que realiza la entrega
3. Llenar un formulario "de entrega de protocolos" que se proporciona en la Unidad de Protocolos Notariales o se puede descargar en formularios de Protocolos Notariales.
A continuación se asigna fecha para la entrega del Protocolo.
Si la entrega la hace el propio notario, Requisitos de entrega:
a. Documento Personal de Identificación
b. Carne de colegiado activo
c. LLenar formulario provisional de entrega voluntria de Protocolo.
Posteriormente se asigna fecha para la entrega deel Protocolo
Art. 78 CN " Al Archivo General de Protocolos dependencia de la presidencia del Organismo Judicial, le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los Notarios del país y los protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario respectivo.
Art 84 CN "El Director del Archivo General de Protocolos tiene a su cargo la inspección y revisión de los protocolos..."
Art 85 CN "La inspección y revisión tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley..."
Art 86 CN "La inspección y revisión ordinaria se harpa cada año y la extraordinaria cuando lo mande la Corte Suprema de Justicia. Para el efecto el notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia ."