Nuevo Reglamento de Calificaciones, Indicadores de control de gestión. JUNAEB

Algunas reflexiones

Estamos insertos en una cultura donde el logro de objetivos se ha convertido en una presión diaria a la que debemos hacer frente, donde cada día nos vemos obligados a hacer demasiadas cosas y tomar demasiadas responsabilidades.

"¡No tengo tiempo!" parece ser el grito desesperado con el que nos encontramos más a menudo en la sociedad actual.

La gestión eficaz del tiempo

• Malgastamos nuestra energía cada vez que nos obsesionamos con la eficiencia y la productividad, sin preguntarnos acerca de la importancia de las tareas que realizamos.

• Desde este punto de vista, el mayor problema que genera la cantidad abrumante de actividades a las que estamos enfrentados día a día se refiere a la fuerza que tiene para quitarnos nuestra posesión más valiosa: nuestra atención.

¿Qué es lo importante?

¿Cómo programar el tiempo?

Lo primero es definir cuáles son mis objetivos:

• ¿Quiero equilibrar mi tiempo entre el trabajo y mi vida personal? (pasar más tiempo con los hijos, descansar, estudiar, etc.)

• ¿Quiero lograr obtener mi mejor rendimiento en el trabajo?

• ¿Realmente quiero alcanzar los objetivos que deseo?

Distractores de nuestro tiempo:

Solución: generar espacios propicios para la comunicación, hacer cosas que te gusten, y atención plena.

Internos:

-Preocupaciones y emociones que están pendientes ni resueltas

-

Solución: poner tiempos con ayudas de avisos, recordatorios, focalizar la atención al celular.

Externos:

-Redes sociales

-Manejo de celular

-Lugar

-

Son todas las actitudes, acciones o factores que nos dificultan atender las actividades que demandan nuestra atención.

Podemos agrupar los distractores en dos:

• Internos
• Externos

Administración del tiempo e impactos en el trabajo cotidiano

Matriz de Eisenhower

Cuadrante l:

Nos encontramos con actividades que son importantes y que por dejarlas a un lado además, se convierten en urgentes.

Éstas, nos generan una gran cantidad de estrés, habitualmente no se pueden delegar y como han tomado carácter de urgente tendremos que dedicarles tiempo dejando otras actividades sin atender, las que podrían convertirse en importantes y urgentes también.

Cuadrante ll:

En esta categoría podemos encontrar actividades imprevistas y que debemos atender inmediatamente.

Reuniones inesperadas, accidentes, nuevas demandas no programadas, etc.

Al ser actividades no previstas nuestros planes deben ser flexibles para poder hacerles frente

Cuadrante lll:

Son actividades previsibles a las que nos debemos enfrentar, por lo tanto tienen características y plazos conocidos.

Ejemplo: elaborar y enviar un informe de avance sobre un proyecto.

Nuestro plan de gestión del tiempo se centrará en estas actividades.

Cuadrante IV:

Corresponde a actividades que son menos importantes y poco urgentes, pero necesarias para poder atender los otros tipos de tareas.

Ejemplo: conocer el nivel de combustible del vehículo y de ser necesario abastecerlo para poder desplazarse a las reuniones de trabajo o ir a tiempo a la oficina.

Les dedicaremos tiempos no asignados en nuestro plan de acción.

Enfoque “lo importante”

La excelencia y efectividad requiere del equilibrio entre roles y actividades.

• Las cosas que importan más, no pueden estar a merced de las que importan menos.
• Enfocarse en lo verdaderamente importante y decir no a lo no importante.
• Enfocarse en las actividades de Cuadrante II.
• Planee semanalmente y actúe diariamente basado en la misión personal, roles, metas y prioridades.

Enfoque “lo importante”

Para Gestionar de forma efectiva es importante:

• Planificar para comenzar por las tareas importantes.
• Haga lo más desagradable primero.
• Aprenda a decir no.
• Planee cambios.
• Si está muy ocupado, pregúntese ¿Cuál es mi objetivo?¿Qué es esencial?
• La espera es inevitable, planifíquela.
• Delegue si es posible.
• Use nombres especiales (rótulos).
• Termine las tareas con rapidez, optimice su tiempo.
• Haga una cosa a la vez.
• Deshágase de la tiranía de lo urgente.
• Deje a otros tomar decisiones pequeñas.
• Modele, pregunte y observe.

Gestione Cambios

Si lo que estás haciendo no te da resultados… ¡Prueba algo distinto!

Anomalía: se refiere a la diferencia que existe entre lo que se está haciendo y lo que se percibe que debe hacerse.

Detectar cuales son las anomalía que nos afectan.

1.- Determinar como esta interfiere en nuestro trabajo.

2.- Relación que tiene la anomalía con el desempeño eficaz:

- Entorpece el desempeño

- Obstaculiza el alcanzar nuestras metas

3.- Al detectar la anomalía y compararla con nuestra forma de trabajar logramos:

- Poner a prueba nuestras formas de trabajo.

- Comparar nuestro método de trabajo con el de otros y de esa forma enriquecer nuestros procedimientos.

- Motivarnos a superarla y a ejecutar el trabajo de otra manera.

En definitiva la anomalía nos permite innovar

Plan de acción:

Se sustenta en el principio de que el 80% de los beneficios que obtenemos en una tarea es producto de apenas el 20% de las acciones que la componen; al mismo tiempo, el 80% de las acciones de un proceso generan el 20% de sus beneficios.

• Lo primero es fijar objetivos realistas y alcanzables a través de la planificación de mis actividades.

• Una vez definidos, los jerarquizamos según su importancia.

• Listamos todas las actividades que involucran un periodo de tiempo (1 día, 1 semana, etc.).

• Categorizamos las actividades según su importancia y urgencia.
• Definimos los tiempos necesarios para realizar cada actividad.

• Priorizamos las actividades importantes según el principio de Pareto.

• Definimos los tiempos muertos para dedicarnos a las minucias.

• Evaluamos nuestra planificación y procuramos sea flexible para enfrentar posibles urgencias.

Cuando haces una lista, lo más probable es que te dediques a invertir la misma cantidad de esfuerzo en todas las tareas de la misma. Pero esto no es productivo, porque hay tareas de más importancia y productividad que otras, a las que por defecto sí se le deben invertir más minutos.

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

En primera instancia, existe una situación actual (base), la cual genera conflicto, por lo que diseñamos metas para intervenir esta situación y dar solución, obteniendo logros con esta efectiva intervención. Cuando aún no se implementa la intervención, cuando tenemos la situación base es cuando se diseña el indicador. Y las metas se fijan o se determinan de acuerdo a los diagnósticos que hemos realizado y a las líneas bases que hemos calculado. Finalmente, se controla para conocer los resultados y los análisis.

ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

Nombre

Es una breve descripción que da cuenta del aspecto a medir. Su estructura debe ser tal que la denominación sea clara, precisa y auto explicativa. Debe indicar la periodicidad de la medición.

ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

Dimensión del Indicador

Eficacia. Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos. Es posible obtener medidas de eficacia, en tanto exista la claridad respecto de los objetivos de la institución.

Eficiencia. Describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un producto y los insumos o recursos que se utilizan para alcanzar ese nivel de producto. En otros términos, se refiere a la ejecución de acciones, beneficios o prestaciones del Servicio utilizando el mínimo de recursos posibles. Algunas aproximaciones a este concepto son gasto por unidad de producto, producción en relación a la dotación de personal, etc.

Economía. Este concepto se relaciona con la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión institucional. Ej: capacidad de autofinanciamiento, su capacidad para ejecutar adecuadamente su presupuesto o su nivel de recuperación de préstamos, entre otros.

Calidad de Servicio. La capacidad de la institución para satisfacer necesidades implícitos o explícitas de los(as) ciudadanos(as) usuarios(as)/ clientes/ beneficiarios(as) referidas al cumplimiento de requisitos de los bienes y servicios públicos. Son elementos de la calidad factores tales como: oportunidad, accesibilidad, resolución de denuncias/reclamos, calidad del bien o servicio y satisfacción de usuarios(as)/ clientes/ beneficiarios(as) a través de información de percepción de la ciudadanía, etc.

ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

Ámbito

a) Proceso: Se refiere a actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes y/o servicios), incluyen actividades o prácticas de trabajo tales como procedimientos de compra, procesos tecnológicos y de administración financiera.

b) Producto. Se refieren a los bienes y/o servicios producidos o entregados a los/as clientes, usuarios/as o beneficiarios/as, como primer resultado de la acción de un programa e idealmente considerando un cierto estándar de calidad.

c) Resultado. Este tipo de indicador puede darse en dos niveles:

• Resultado Intermedio. Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificación de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o servicios de un programa o acción pública.

• Resultado Final o Impacto. Son resultados a nivel del fin de los bienes o servicios entregados e implican un mejoramiento en las condiciones de la población objetivo atribuible exclusivamente a la entrega de éstos.

Pasos para la construcción de Indicadores

Fuente: Indicadores de Desempeño en el Sector Público, Boneffoy y Armijo, ILPES, 2005

Pasos para la construcción de Indicadores,

otra definición del ámbito de los Indicadores

Fórmula de Cálculo

Es la expresión matemática que permite cuantificar el nivel o magnitud que alcanza el indicador en un cierto período (anual, semestral, etc.), considerando variables que se relacionan adecuadamente para este efecto.

Tipo de fórmula

Permite seleccionar la fórmula de cálculo del Indicador. Ej.: porcentaje, promedio anual, tasa de variación, etc.

Concepto A y Concepto B

Nombres de las variables con las cuales se construye el indicador. Ej: si el indicador es “% de beneficiarios/as respecto del total de la población objetivo”. Concepto A: Nº de beneficiarios Concepto B: total de la Población objetivo.

Unidad

M$,%, días, meses, etc.

Decimales. 0, 1, 2 etc.

Notas al Indicador

Cuando corresponda, incorporar precisiones que clarifiquen la medición de las variables del indicador, esto es: definición de aspectos técnicos o siglas señaladas en el nombre y/o fórmula de cálculo, descripción de metodología de cálculo y de recopilación de la información, identificación de componentes y/o exclusiones, fuentes de los datos, normas que regulan, entre otros de similar naturaleza que permita clarificar el ámbito y alcance del proceso incluido en la medición.

La sección nota no es para señalar “supuestos” porque pueden restringir el alcance de la meta comprometida, ni para realizar descripciones del contexto en cual se circunscribe el indicador.

En el caso particular de mediciones basadas en encuestas, se debe señalar:

• Si la medición es realizada por externos o por el Servicio. En algunos casos parte del proceso es realizado internamente y otra por externos, debiendo detallarse esta situación.

• Aspectos metodológicos (dimensiones que cubre el estudio, Escala de evaluación aplicada, Tipo de instrumento aplicado, entre otros)

• Características de medios de verificación.

A considerar en la construcción de indicadores

Fuente: Indicadores de Desempeño en el Sector Público, Boneffoy y Armijo, ILPES, 2005

Análisis de Resultados

Metodología SMART

Comunicar e Informar

Respecto a la comunicación de los indicadores, la experiencia revisada señala tres aspectos básicos a tener en cuenta:

Los indicadores y sus resultados alimentarán el proceso de retroalimentación, como eje central del mejoramiento del desempeño individual, objetivando los análisis de resultado.

La retroalimentación como proceso continuo y

de valor en la gestión del desempeño individual

Indicadores y retroalimentación

La correcta formulación de indicadores de desempeño y el análisis de los resultados obtenidos durante el período, alimentan la retroalimentación, lo que permitirá:

Fuente: Gestión del Desempeño en Servicios Públicos. Dirección Nacional del Servicio Civil. Junio 2011