Introducing
Your new presentation assistant.
Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.
Trending searches
Logística de eventos
23
Logística de eventos
Organización
Generalidades
Stephen Robbins (1996). Como una unidad social conscientemente coordinada, compuesta por dos o más personas, que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958). Afirman que las organizaciones son un ensamble de seres humanos que interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen algún sistema de coordinación central.
Organizar
Organizar
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
“Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades”. (Martín, 2002).
Organización de eventos
Organización de eventos
Asociación de personas reguladas por un conjunto de normas en función de un fin común.
Se caracterizan por no ser actividades rutinarias y que cada uno es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento.
Incluyen elementos intangibles y elementos tangibles.
Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003)
Tipos de eventos y su protocolo
Tipos de eventos
A través de la historia, los banquetes han sido celebrados de maneras muy distintas en prácticamente todos los países y culturas.
Y hay formas diferentes de organizarlos.
Y las razones para organizarlos también pueden ser diversas; Los banquetes han tenido tal importancia a lo largo de la historia que a menudo los encontramos en todo tipo de obras que reflejan momentos históricos
Desayuno
Desayuno
Los desayunos más habituales que se sirven en estos casos son el continental y el americano.
El desayuno continental es el que se sirve en la mayoría de los países europeos y consiste en tostadas de mermelada y mantequilla, bollería, café, zumos, embutidos, cereales, etc.
El desayuno americano contiene alimentos como café, huevos, bacon, tortitas, tostadas francesas, etc.
Coffe-break
Coffe
Es un evento que suele realizarse a media mañana y consiste en realizar una pequeña pausa en la sesión de trabajo. Uno de sus objetivos es fortalecer las relaciones entre empleados y mejorar el ambiente laboral.
Se utiliza también mucho en charlas y eventos de exposiciones, para aprovechar el descanso y hacer networking. Los alimentos que se suelen servir son café, té, zumo, repostería, fruta, etc.
Brunch
El brunch es la unión perfecta del desayuno y el almuerzo, un evento que se suele celebrar en sábados, domingos o festivos y en el que se sirven alimentos característicos del desayuno, pero también de un tentempié de media mañana.
Brunch
Puedes acudir a un restaurante o incluso en una reunión de trabajo.
La hora estimada a la que se suele realizar son las 11 de la mañana, suele tener una duración de una hora y media y el servicio suele ser tipo buffet con alimentos como café, zumo, bollería, embutidos, sándwiches, huevos, etc.
Cóctel
Es un evento de carácter social y elegante al que suelen acudir una gran cantidad de invitados, mismos que se encuentran de pie durante todo el evento y la comida se sirve en mesas auxiliares.
Cóctel
En un cóctel el servicio suele dar comienzo con las bebidas, posteriormente se servirían algunos snacks y canapés fríos seguidos de los alimentos calientes y, para concluir, algo dulce como postre, todo en pequeñas presentaciones.
Vino de honor
El vino de honor es un evento complementario a otro acto, ya que se suele celebrar después de una inauguración, un acto militar, etc., y puede ser a media mañana (11.30 h a 12.30 h) o a media tarde (18 h a 19 h).
Vino de honor
Se suelen ofrecer vinos dulces y alimentos tanto fríos como calientes, pero las cantidades no suelen ser muy grandes, ya que posiblemente después los invitados sigan con la celebración en una comida o cena privada.
Cena o comida de negocios
Suele realizarse en un restaurante, con una o varias personas que no forman parte de tu equipo y con las que quieres negociar cualquier aspecto relacionado, por ejemplo, con ventas.
En todo caso el anfitrión debe realizar la reserva con antelación, enviar la ubicación a sus invitados, acudir vestido de manera formal y, por supuesto, pagar la cuenta.
Negocios
Conclusión
Conclusión
- Una fiesta es la culminación de preparativos y expectativas que se disfrutan en pocas horas.
- El organizador de un evento debe estar perfectamente interiorizado de la preparación general. Debe tener nociones básicas de gastronomía, de arte, cultura, diseños y estilos.
Características
Características
Las principales características de los eventos
- Creatividad
- Dinamismo
- Buena organización
- Protocolo marcado
- Conocimiento de los asistentes
- Calidad
Clasificación los eventos gastronómicos
Planeación
- Mega eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes.
- Grandes eventos: De característica local, convocan un número de participantes o asistentes.
- Medianos eventos: De carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas.
- Por el lugar de desarrollo: Siendo estos al aire libre, lugar cerrado o en provincia.
- Por la zona de localización y alcance: De acuerdo la ubicación y el alcance del evento a nivel geográfico.
- Por su tipo: De acuerdo al objetivo que tengan entre los que destacan los eventos sociales, masivos, populares, religiosos, culturales, deportivos, empresariales o corporativos
Por acceso: Si son eventos de acceso publico sin restricciones o privados.
Por el valor del ingreso: Si se paga por ingresar o son gratuitos
Por su complejidad: Depende de la cantidad y tipo de tareas a desarrollarse, así como el número de responsables de cada área.
Por su financiamiento: Si son auto gestionados (en algunos casos el organizador busca patrocinios) y cuando es financiado por terceros (el cliente)
El ceremonial, la etiqueta y protocolo
El ceremonial se refiere al conjunto de formalidades que deben aplicarse ante la realización de cualquier evento formal.
La etiqueta se define como el conjunto de reglas del decoro que guía en el comportamiento humano en actos o eventos sociales. En la práctica suele traducirse en las formas correctas de vestirse y de llevar la ropa de acuerdo a la ocasión.
El protocolo se refiere al conjunto de normas de comportamiento social establecida para actos y eventos públicos y privados formales. (cortesía, urbanidad, orden de preferencia).
Eventos Sociales
Reunión de personas para celebrar algún suceso o recreación con el objeto de divertirse con alguien especial o como expresión de afecto.
Son aquellos que reúnen a un determinado número de personas y cuya trascendencia en la mayoría de los casos no va más allá de los límites de quienes fueron invitados. Generalmente son de carácter festivo.
CARACTERÍSTICAS:
- Son de carácter festivo
- Se desarrollan en la misma jornada
- Hay un tema central de la celebración
- Giran en torno a AA&BB y música
Ejemplos: Bodas, XV años, bautizos
Planeación de la logística de eventos
Organización
- Realización de cronograma
- Selección del lugar
- Reserva del lugar
- Propuesta
- Presupuesto
- Contrato
- Conograma de trabajo por comisiones
- Planimetria
- Detalles de la ejecución (antes-durante-después)
- Reporte de consumos
- Alternativas de acción en caso de contingencias y soluciones.
- Evaluación de satisfacción
La decoración
Decoración
Los estilos que se eligen para un evento son muy variados, pues están íntimamente ligados a:
- Gusto de los organizadores
- Costumbres,
- Creencias,
- Estilo de vida
y deberán de conservarse las normas básicas del buen gusto y de la armonía, sin importar la gama de colores elegida y el estilo en general.
Los blancos
Blancos
Como parte de la decoración de un evento se deben de tomar en cuenta los blancos que se van a utilizar, sus colores, el tipo de tela, la selección de este dependerá de el estilo de la fiesta, del menú y el entorno en genera.
Entre los materiales más usados están: shantu, raso, satén, organza de polyester, organza de poliéster bordada, organza de algodón, encaje, tafeta, tafeta corrugada, tergal, damasco, dublín, lino, yute, deshilados
Blancos
- Manteles: deben de cubrir por completo la mesa, por lo que debe de hacerse a la medida del mobiliario, si se le coloca un cubremantel o camino encima es preferible usar colores neutros o blancos y lisos.
- Cubremanteles: estos pueden ser mas cortos que el mantel, deben de guardar la misma forma de la mesa, si se ocupa para la decoración este deberá ser de un color diferente al mantel base y del mismo color que la servilleta
- Caminos de mesa: estos se colocan atravesando la mesa en diferente direcciones, los colores deben de distinguirse del mantel. No necesariamente debe esta estirado y perfecto
- Servilletas: es un atractivo especial dentro del servicio de mesa. La forma en la que se exhibe una servilleta puede ser un elemento decorativo mas que realce el diseño. A estas se le puede sumar un objeto decorativo, llamado servilletero
Blancos
- Manteles para buffet: la mesa donde se sirve el buffet debe tener una mantelería acorde al resto de las mesas, si se encuentra cerca del área en donde son colocadas las demás mesas, si se ubica alejada puede tener una mantelería neutral.
- Manteles para carritos o mesas auxiliares: son de color blanco, y las telas deben ser 100% polyester, ya que están en mayor contacto con la comida y pueden mancharse. Estos deben ser cambiados en la medida en la que se ensucien
- Servilletas para meseros y servicio: deben de ser de color blanco y de fácil reposición para que estén impecables en la mano del mesero.
- Paños para la cristalería: deben ser telas blancas, que no dejen pelusas, pues con estos se lustran artículos de vidrio.
- Cubresillas: pueden ser de la misma tela que el mantel base, don de colores blancos o neutros, deben de cubrir por completo la silla, pueden ser hechos a la medida o un paño redondo o cuadrado el cual se sujeta al respaldo con una banda de tela.
COMPLEMENTARIOS
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
SHOWS Y ANIMACIONES
- Efectos especiales
- Shows en vivo: musicales, humorísticos, juegos, caricaturistas, etc.
- Clases de baile
Mensajes grabados
OTRAS OPCIONES
- fuegos artificiales: flamas, profesionales, normas de seguridad (RENAR)
- pirotecnia fría: papelitos, humo.
- show de flair: color, movimiento, luz y música, barman show
Pasos para la venta
- Entrevista con el cliente
- Brief: Ficha técnica para recabar información.
- Planificación: Plan general de trabajo.
- Diseño y ambientación - Decoración: Tipo y estilo de evento, cantidad y perfil de los invitados, presupuesto, accesibilidad, capacidad eléctrica, refrigeración/calefacción.
- Calendarización: Organización de las actividades, tiempos, recursos, responsables.
- Timing: Cronograma detallado de cada una de los momentos de la fiesta..