Registro y ventanilla electrónica E.O.I.

REGISTRO ELECTRÓNICO

Alumnado

Ayuntamiento

Delegación

E.O.I.

Otros organismos

REGISTRO EN PAPEL

REGISTRO ELECTRÓNICO

¿Quién puede grabarlos/verlos desde Séneca?

- Perfil de Dirección

- Perfil de Administración

SECCIONES

x

SECCIONES

Clases de documento

Procedencias/Destinos

x

SECCIONES

Libro de entrada

Libro de salida

Adjuntos opcionales

x

MENSAJE DE CAUCE - Registro electrónico

- El registro electrónico de Séneca simplemente sirve para realizar los apuntes de entrada o salida que se realizan en el centro dejando la constancia de la fecha y numeración secuencial de entrada/salida y la información relativa al documento que entra o sale del centro.

- El archivo electrónico es un paso más dentro del registro electrónico en el sentido de que no sólo se realiza el apunte de entrada/salida, sino que además se escanean los documentos y se anexan en PDF a dicho asiento de registro electrónico.

El uso del registro electrónico de Séneca es necesario y obligatorio para los centros en el ámbito del avance de la digitalización del centro y el impulso de la administración electrónica.

El uso del archivo electrónico de los documentos anexos al registro electrónico no es obligatorio, aunque mejora sustancialmente la gestión documental del centro y la accesibilidad al documento que ha entrado o salido del centro, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Sellos automáticos registros Entrada / Salida

MENSAJE DE CAUCE - Registro electrónico

El Libro de Registro de cada centro tendrá la finalidad de mantener la constancia de los  documentos administrativos que hayan entrado o salido en el propio centro. 

Entre los medios de recepción o de envío aparece el correo electrónico.

En el caso de las facturas electrónicas, dichas facturas ya tienen de forma implícita un registro telemático de entrada en la Junta de Andalucía (Aries).

En ningún caso se debe dar entrada en el registro de entrada el documento de conformidad de dicha factura que se firma por el director del centro. Como se menciona anteriormente, el documento de conformidad de las facturas son documentos de gestión “interno” del centro y por lo tanto no procede a registrar de entrada dicho documento de conformidad.

SECCIONES

Registros auxiliares

x

SECCIONES

Gestión de registros auxiliares

Importación

Asientos de

entrada/salida

Asentar

x

MENSAJE DE CAUCE - Registro auxiliar

El registro auxiliar está enfocado para algunos procedimientos o casos puntuales en el proceso de gestión del centro donde la entrada de documentación se produce de forma masiva y, por el propio interés de la gestión del centro, se necesita tener una numeración alternativa y una agrupación de estos asientos como otro elemento de gestión. Ejemplo: Escolarización

¿Qué justificante/sello se le debe dar a las familias?

A la copia del documento de admisión de la persona interesada (Anexo III) se le pone un SELLO DEL CENTRO con la fecha del día y, opcionalmente, si el centro lo desea, con el número que se le ha dado en el registro auxiliar.

VENTANILLA ELECTRÓNICA

Alumnado

Ayuntamiento

Delegación

E.O.I.

Otros organismos

¿Quién puede grabarlos/verlos desde Séneca?

- Perfil de Dirección

- Perfil de Administración

PASOS VENTANILLA ELECTRÓNICA

Crear la comunicación

Adjuntar documentos (opcional)

Tramitar (pasar a pendiente de firma)

Enviar a bandeja de firma

Firmar digitalmente

(automáticamente se envía y registra de salida)

PASOS VENTANILLA ELECTRÓNICA

ESTADOS VENTANILLA ELECTRÓNICA

1) Borrador => Aún sin tramitar

2) Pendiente de firma => Aún sin tramitar

3) Pendiente de recepción => Tramitado

A) Recepcionada => Leída sin acción

B) Cerrado sin tramitar => No procede

C) Solicitud de información => Intervención centro

D) Tramitada => Estado finalista