Introducing 

Prezi AI.

Your new presentation assistant.

Refine, enhance, and tailor your content, source relevant images, and edit visuals quicker than ever before.

Loading content…
Loading…
Transcript

Oppgavestyring og samhandling i Integrasjonssenteret

- kan dette brukes i andre seksjoner?

Kathrine W. Krokeide /

Helse Vest IKT

12/02/2019

Utfordringer

Utfordringer

Integrasjonssenteret har hatt en stor økning i antall ansatte, og omfang av ansvarsområder siden etableringen startet i 2012.

Som en konsekvens av dette trengte vi en bedre oversikt over pågående oppgaver både innen forvaltning, prosjektoppgaver og frittstående forespørsler.

Vi ville forsikre oss om at vi har kontroll på status på en oppgave og tilhørende informasjon.

Integrasjonssenteret består av leveranseteam og fagteam (forvaltning, arkitektur, test, prosjektledelse, utvikling).

Disse teamene skal samhandle tett og ha kontroll på oppgavene uavhengig av person og tilgjengelighet.

Hva vi ville oppnå

Hva ville vi oppnå?

Med bakgrunn i utfordringene vi opplevde som følge av vekst i antall ansatte og ansvarsområder, ville vi derfor:

  • Mer effektive leveranseløp, og å utnytte vår kompetanse og kapasitet mer effektivt.

  • Dette for å kunne levere mer, til lavere kost, med god nok kvalitet til foretakene, på et område som er særdeles viktig for dem.

Målsetning

Målsetning

  • Opprette en oppgave én gang, konfigurere verktøyet slik at den dukker opp i flere visninger(bruk av SAFe-rammeverket: porteføljenivå, prosjekt og fagteam).

  • Enklest mulig retningslinjer, slik at alle blir med

  • Verktøyet kan kun understøtte arbeidsprosessene – derfor:

1. Analysere /optimalisere disse før det implementeres i et verktøy.

2. Ha en plan for selve innføringen og bruke god nok tid på den.

3. Tenke kontinuerlig forbedring etter at endringen er innført – ikke tenke at det er «Ferdig», men at det tar tid å endre arbeidsrutiner.

Før-situasjon

- Utgangspunkt:

"Situasjonen i dag er at vi har helt individuelle oppgavetavler pr. team."

-Behov for å se helt nytt på hvordan vi kan oppnå helhetlige og omforente oppgavetavler i Integrasjonssenteret på tvers av team og ansvarsområder og innføre de endringer som er nødvendig. "

Før-situasjon

1

Hovedmål for forbedringsprosjektet

"Helhetlig og omforent bruk av oppgavetavler i Integrasjonssenteret"

Hovedmål

- Alle teamene i Integrasjonssenteret får dekket sitt behov for oppgavetavler.

- Helhetlig oversikt over oppgaver på tvers av teamene pr. aktivitetsområde(Prosjektaktiviteter, arbeidsoppdrag, Integrasjonsleveranser, Forbedringsaktiviteter, Assyst saker).

- Etablerte rutiner for bruk av oppgavetavlene som dekker følgende områder: Ansvar, Struktur og oppsett, Innhold,Statusinformasjon.

- Metodikk og verktøystøtte for styring av antall samtidige oppgaver pr. ressurs

- Synliggjøre nytteeffekter

2

Gevinster

  • Synliggjøring av arbeidsoppgaver

  • Transparent på tvers av team hvem som jobber med hva.

  • Status pr. oppgave er tilgjengelig. Dette kan gjøre rapportering enklere.

  • Mulighet for å vite status på/evt. overta oppgaver selv når ansvarlig person er borte.

  • Unngå ansvarspulverisering.

  • Kompetanseoverføring

Gevinster

3

Veien vår hit

-Definert som internt forbedringsprosjekt.

- Fokus på delaktighet og eierskap til løsning hos hver enkelt.

- Avsatt tid til aktiviteter som analyse av nåsituasjon, beskrivelse av behov, grunnleggendeopplæring i agil metodikk for alle, hands-on opplæring i verktøyet gruppevis.

- Felles evaluering av innføringen underveis.

Opplæring

1

Opplæring

- Grunnleggende opplæring i Lean og agil metodikk

- Hands-on opplæring i prosjekt og team

- Alle har fått samme opplæring før det de får tilgang til Jira/Confluence.

- Støtte underveis til praktiske spørsmål, tips og triks.

Valg av verktøy

Verktøy

- Valgt ut fra behov fra fagteam i Integrasjonssenteret ( bruk av personas, brukerhistorier, prosesskartlegging).

- ROS analyse

- Skulle kunne implementere en forenklet SAFe-modell

3

TFS

2

TFS

- Verktøyet gjorde at vi hadde et utgangspunkt

- Konvertering av oppgaver fra TFS (Team Foundation Server).

- Gjorde at vi fikk en gjennomgang og kvalitetssikring av det som lå der fra før.

Pilot

3

Pilot

- Pilot for FERD før sommeren til august.

- Viktig erfaring for å se hvordan vår implementering av SAFe-rammeverket fungerte i praksis.

- VIKTIGST:

Alle har bidratt for at vi sammen skulle få dette til!

Dagens situasjon

Hva har vi levert på

- og hvordan vi gjorde det

Dagens

situasjon

Prosesser

Prosesser

- Valg av modell for å kunne visualisere kompleksiteten - portefølenivå, prosjekt og fagteam.

- SAFe = Scaled Agile Framework - "a set of organization and workflow patterns intended to guide enterprises in scaling lean and agile practices".

- Implementering av denne i Jira

* eksempel etterpå

1

"SAFe promotes alignment, collaboration, and delivery across large numbers of agile teams."

Double click to edit

SAFe

https://en.wikipedia.org/wiki/Scaled_agile_framework

SAFe i Integrasjonssenteret

Forenklet

Endringsledelse

- Endring av arbeidsvaner avgjørende for å lykkes med endringen - ikke undervurdere!

- Søren Kierkegard: "For å endre et menneske må man først forstå hvor mennesket er og begynne der" (fritt oversatt)

- Viktig med eierskap til endringen hos den enkelte - og her er vi ikke bedre enn det svakeste ledd - krever teamarbeid.

- Verktøyet viser kun det vi putter inn av informasjon.

- Brukt ADKAR-modellen for endringsledelse

https://www.prosci.com/adkar/adkar-model

Endrings-ledelse

2

Implementering

- Implementering i Jira utfra de behov som ble synliggjort i analysen av nåsituasjonen.

- Alle prosjektene og fag-teamene er kommet over i Jira (i litt ulik grad), slik at det også kan rapporteres fra verktøyet på porteføljenivå.

- I tillegg har vi LIBRA- prosjektet som (tar av med ny funksjonalitet og) går litt foran nå.

3

Fremover

- Kontinuerlig forbedring

- Selv om endringen er innført, betyr det ikke at vi kan "slippe det"

Fremover

Fokus

Fokus på:

- Mer enhetlig bruk av tavlene i de ulike prosjektene,

slik at ressursene som jobber på flere prosjekter skal kunne gjøre ting på mest mulig lik måte i de ulike prosjektene.

- Gode rapporteringsmuligheter både for progresjon i prosjekt og arbeidsmetodikk.

Utvidelse

Utvidelse

- Verktøyet gir muligheter for utvidet bruk av funksjonalitet.

- Vi har en logg for ønsker til utvidelser og endringer fra brukerne.

- Viktig å huske på prinsippene vi hadde for innføringen - verktøyet er kun en visualisering av arbeidsprosesser.

- Samme informasjon til alle.

Muligheter

Muligheter

- Site-lisens opprettet for helsevestikt.atlassian.net

- Åpner opp for mulighet for oppgaveflyt på tvers av avdelinger(f.eks. Test-oppgaver).

- Anbefaler et lignende innføringsløp.

Verktøy

Verktøy

*Eksempel fra hvordan de ulike nivåene er implementert i Jira for Integrasjonssenteret(krever pålogging):

- Porteføljenivå:

https://helsevestikt.atlassian.net/secure/RapidBoard.jspa?rapidView=33&projectKey=ISFL

- Prosjektnivå:

https://helsevestikt.atlassian.net/secure/RapidBoard.jspa?projectKey=LIB&rapidView=56

- Fagteam:

https://helsevestikt.atlassian.net/secure/RapidBoard.jspa?rapidView=42&projectKey=INTF

Learn more about creating dynamic, engaging presentations with Prezi