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coordinador rpp
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Coordinador RPP
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Pertenece al área de prestación del servicio y al departamento de Registro Público
Descripción del puesto
¿?
Le reporta directamente al Notario, Abogados, Compliance, Coordinador de Protocolo y RSGC.
Le reporta indirectamente a Administración y Caja.
Le reportan : Auxiliar de Registro Público, Secretaria de Registro Público y Gestor.
P
ropósito general
Propósito General
Coordinación, control y administración de las actividades de a) Precalificación de los instrumentos a inscribir en los diferentes Registros Públicos de la Propiedad y Comercio; b) Cotización de derechos de inscripción; c) Llenado de
la boleta de entrada y tramite al RPP; d) Seguimiento al procedimiento registral in situ o electrónico de los testimonios, ante los distintos registros públicos de la propiedad y de comercio y otros (SIGER, RUG, etc.); e)
Seguimiento al procedimiento de aclaración, subsanación y prelación de las suspensiones o denegaciones del servicio; f) Seguimiento a las rectificaciones y reposiciones; g) Registro del proceso de inscripción en cada una de
sus etapas en las libretas así como en el Sistema Informático de la Notaria; h) Elaboración, revisión y validación de las notas complementarias correspondientes a los datos del RPP; i) Compilar los datos de RPP y otros (SIGER, RUG, etc.).
O
Objetivos y funciones
1
Objetivos
1
1 Registrar en la Libreta de Registro Público, la solicitud y trámite de inscripciones, rectificaciones y reposiciones ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.
Funciones:
Para un mejor control en la solicitud y trámite de las inscripciones, rectificaciones y reposiciones ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio, llevará una Libreta de
Registro Público, en la que anotará el número de escritura, la fecha de asiento, la operación,
la fecha de presentación al RPP, las etapas del procedimiento registral, la fecha de
inscripción y la fecha de la nota complementaria al ser firmada por el Notario.
Coordina las actividades de los Auxiliares de Registro Público, asignando las tareas que deberá
cada uno de ellos realizar, verificando que estas acciones se verifiquen correctamente y en los tiempos prefijados o determinados por el Abogado o Notario, la ley o las autoridades.
Los lunes prepara los informes sobre los testimonios en sus diversas
etapas y registros, y se lo proporciona a los Abogados y Notario para que
conozcan el status.
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Objetivos
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Coordinar y controlar la presentación y trámite de inscripciones, rectificaciones y reposiciones ante los Registros Públicos de la
Propiedad y Comercio.
Coordina y controla la precalificación, cotización de los derechos de inscripción, solicitud de recursos para ello, elaboración, revisión,
validación y firma de las solicitudes de entrada y trámite, formas precodificadas y otros, el seguimiento al procedimiento registral en todas sus etapas, la compilación y encuadernación de los datos registrales, la elaboración, revisión, validación y firma de las notas complementarias, a fin de lograr un trámite de inscripción, rectificación o reposición ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio sin contratiempos y en los tiempos prefijados o determinados por el Abogado, Notario, la ley o las
autoridades.
Realiza la entrega, seguimiento, recepción y control de documentos en gestoría (a través de la Coordinación de Previos y Gestoría).
Objetivo
Precalificar los instrumentos, asegurándose que los instrumentos cubren los requisitos legales, jurisprudenciales y criterios
jurídicos del Notario para su debida inscripción, a fin de lograr un trámite sin contratiempos.
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Funciones:
Precalifica el testimonio contra los asientos en el folio real o mercantil que corresponda al efecto de validar que el mismo cumple con los requisitos legales, jurisprudenciales y criterios jurídicos del Notario para su debida inscripción, a fin de lograr un trámite sin contratiempos.
Al precalificar se cerciora e Identifica el acto jurídico a inscribirse, laspartes, el objeto, su antecedente registral, y demás elementos que debe contener la inscripción de que se trate.
Si al precalificar el testimonio se percata que el mismo no cumple con los requisitos debidos, lo informa de inmediato al Abogado
y Notario para que resuelvan en consecuencia.
Objetivo
Realizar el cálculo de los derechos de inscripción.
Funciones:
Realiza el cálculo de los derechos que se causan con motivo de la inscripción de los instrumentos, anotando el monto calculado en la camisa
de cotización y lo compara contra lo que se encuentra retenido en el estado de cuenta para evitar diferencias en el entero de los mismos.
En caso de existir discrepancias entre sus cálculos y los del Abogado lo notifica al mismo para establecer las diferencias y resolver en consecuencia.
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Objetivo
Solicitar recursos en Administración para el pago de los derechos correspondientes.
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Funciones:
Solicita a la Administración la elaboración de cheques y entrega de
recursos para el pago de los derechos, verificando la existencia de
recursos en los estados de cuenta, así como recabando los vales de
diferencia que en su caso sean necesarios.
Se cerciora del correcto y oportuno pago de los derechos de inscripción.
Revisa la aplicación del dinero entregado a los gestores, recabando los
recibos de pagos de derechos y compilándolos o agregándolos al
apéndice de los instrumentos, como corresponda.
Objetivo
Llenar apropiadamente los formatos de avisos y otros documentos post firma a fin de lograr un trámite y presentación de los mismos sin contratiempos y verificar la revisión y validación del llenado de los mismos.
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Funciones:
Llena con los datos apropiados los formatos de solicitudes de entrada y
trámite, formas pre codificadas y otros, cerciorándose del armado, sellado
y firma de aquellos y de los documentos, instrumentos, medios magnéticos
y copias que deben ir anexos a los mismos, cumpliendo con los plazos
prefijados o determinados por el Abogado o el Notario, la ley o las
autoridades, a fin de lograr un trámite y presentación de los mismos sin
contratiempos.
Canaliza los formatos debidamente llenados con sus elementos para ser
revisados y validados por el Revisor de Escrituras y Documentación, como
corresponda, cuidando que se verifique esta acción en los tiempos
prefijados o determinados por el Abogado o Notario, la ley o las
autoridades.
Al ser revisado el llenado de los formatos para obtener su validación realiza
las correcciones al mismo que le indica el Revisor de Escrituras y
Documentación, Auxiliares de Abogados, Abogados y Notario.
En caso de que el cúmulo de trabajo lo demande, puede auxiliarse en el
llenado de los formatos con los Oficiales de Protocolo y Documentación.
Objetivo
Coordinar y controlar lapresentación
correcta de los testimonios ante los Registros
Públicos de la Propiedad y Comercio.
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Funciones: Coordina y controla la correcta presentación de los testimonios (sea “in situ” o telemática), ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio. Tratándose de presentaciones telemáticas vía Internet solicita al Oficial de Cumplimiento Normativo (Compliance) que firme el envío de las mismas, si requiere de la FEA y en caso de ser la presentación “in situ”, entrega los testimonios con sus elementos al Coordinador de Previos y Gestoría para su despacho en gestoría.
Se cerciora de la debida presentación de los testimonios para su
inscripción sea “in situ” o electrónicamente y en caso de que advierta
algún error, lo comunica de inmediato al Abogado y Notario para que
resuelvan en consecuencia.
En coordinación con el Coordinador de Previos y Gestoría realiza la
entrega, seguimiento, recepción y control de documentos en gestoría.
Controlar, administrar y dar seguimiento al
proceso registral.
Objetivo
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Funciones:
- Controla, administra y da seguimiento preciso y puntual a cada una de las etapas del procedimiento registral in situ o electrónico de los testimonios ante los distintos registros públicos de la propiedad y de comercio y otros (V.G. SIGER, RUG, etc.).
- Revisa diario el Sistema Informático y el Boletín Registral a fin de enterarse de las distintas etapas del procedimiento registral.
- Informa inmediatamente al Abogado y en conjunto subsanan cualquier suspensión o denegación del servicio, preparando, revisando y validando en tiempo y forma los escritos, boletas, informes y documentos que sean necesarios para ello, así como su oportuna presentación dentro de los plazos legales
- En su caso, prepara los escritos para la interposición correcta y oportuna de recursos administrativos o judiciales contra la negativa del registrador a la inscripción de los testimonios y le da seguimiento al procedimiento respectivo hasta la resolución firme.
- En coordinación con el Coordinador de Previos y Gestoría, ordena y se cerciora de que sean recogidos y entregados completos a la Notaría.
Objetivos
Coadyuvar al registro oportuno de las suspensiones y/o aclaraciones del servicio en la Libreta de Suspensiones y/o
Aclaraciones y en la Libreta Negra
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Funciones:
Para un mejor control de los testimonios suspendidos o denegados
comunica y proporciona a la Secretaria del Notario los datos necesarios para que los registre oportunamente en la Libreta de Suspensiones y/o Aclaraciones y en la Libreta Negra y lo informe al Notario.
Objetivo
Controlar, administrar y dar seguimiento a
las rectificaciones y reposiciones.
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Funciones: Controla, administra y da seguimiento preciso al procedimiento registral “in situ” o electrónico de las rectificaciones y reposiciones ante los
distintos registros públicos de la propiedad y de comercio y otros (V.G. SIGER, RUG, etc.).
Objetivo
Elaborar, revisar y validar las notas
complementarias de los datos de inscripción
de los distintos Registros Públicos de la
Propiedad y Comercio.
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Funciones:
Coordina y controla con Máquinas, la elaboración, revisión, autorización, asiento y firma de las notas complementarias relativas a los datos de inscripción de los testimonios en los distintos Registros Públicos de la
Propiedad y Comercio.
En caso de que el cúmulo de trabajo lo demande, puede auxiliarse en el llenado de las notas con el Coordinador de Previos y Gestoría y los Gestores.
Objetivo
Compilar los datos de Registro Público de
la Propiedad y de Comercio.
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Funciones:
Compila para su archivo y consulta toda la información recabada durante
el proceso de inscripción de las escrituras en los distintos Registros
Públicos de la Propiedad y del Comercio en particular deberá conservar a)Las solicitudes o volantes de entrada y trámite; b) Los escritos de
aclaraciones, suspensiones o denegaciones y los recursos administrativos o judiciales; c) Copia de los datos de inscripción, de las inscripciones telemáticas o constancias de finalización de trámite; d) Copia de lasformas pre codificadas (en su caso); e) Los comunicados de conclusión de asiento.
Se coordina con el Coordinador de Protocolo para la debida
encuadernación y digitalización de la información anterior.
Comunes a toda la organización
Objetivos comunes
Participar en los cursos de inducción y capacitación del personal en el Sistema de Gestión de Calidad.
Proporcionar y recibir capacitación y actualización de conocimientos técnicos para la prestación de un mejor servicio.
Mantener actualizada la información y documentación de la lista maestra de documentos, Sistema de Gestión Notarial DBA, Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Información Notarial (SIN) y los modelos y plantillas.
Coadyuvar a la debida integración del protocolo.
Coadyuvar a mantener en perfecto estado
de mantenimiento y limpieza los equipos, instalaciones, áreas y mobiliario de las oficinas
(incluidas macetas, jardines y jardineras)
Coadyuvar a mantener integra, completa, verdadera, reservada y custodiada la información y documentación del cliente, sus operaciones y sus datos.
Dar seguimiento a la planeación, desarrollo y prestación de los servicios de la Notaría.
e
Actividades
Actividades
D
iarias
Diarias
- Registra en la Libreta de Registro Público, la solicitud y trámite de inscripciones, rectificaciones y reposiciones ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.
- Coordina y controla la presentación y trámite de inscripciones, rectificaciones y reposiciones ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.
- Precalifica los instrumentos, asegurándose que los instrumentos cubren los requisitos legales, jurisprudenciales y criterios jurídicos del Notario para su debida inscripción, a fin de lograr un trámite sin contratiempos.
- Realiza el cálculo de los derechos de inscripción
- Solicita recursos en Administración para el pago de los derechos correspondientes.
- Llena apropiadamente los formatos de avisos y otros documentos post firma a fin de lograr un trámite y presentación de los mismos sin contratiempos y verificar la revisión y validación del llenado de los mismos.
- Coordina y controla la presentación correcta de los testimonios ante los Registros Públicos de la Propiedad y Comercio, administra y da seguimiento al proceso registral.
- Coadyuva al registro oportuno de las suspensiones y/o aclaraciones del servicio en la Libreta de Suspensiones y/o Aclaraciones y en la Libreta Negra
- Controla, administra y da seguimiento a las rectificaciones y reposiciones.
- Elabora, revisa y valida las notas complementarias de los datos de inscripción de los distintos Registros Públicos de la Propiedad y Comercio.
- Compila los datos de Registro Público de la Propiedad y de Comercio.
- Utiliza y coadyuva a mantener actualizada la información y documentación de la lista maestra de documentos, Sistema de Gestión Notarial DBA, Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Información Notarial (SIN) y los modelos y plantillas
S
emanales
Semanales
Los lunes prepara los informes sobre los testimonios en sus diversas etapas y registros y se lo proporciona a los Abogados y Notario para que conozcan el status.
Acuerda con el Notario el seguimiento de las escrituras en su etapa post-firma hasta la entrega de testimonios.
Participa en los cursos de inducción y capacitación del personal en el Sistema de Gestión de Calidad.
Recibe y proporciona capacitación técnica a los integrantes de la Notaría
E
speciales
Especiales
Revisión de protocolos para encuadernación, cierres, entregas definitivas e inspecciones, coadyuvando al Coordinador de Protocolo.
Anuales
Acuerda con el Notario las Reformas Fiscales que atañen a los clientes de la Notaría, el arancel de notarios, etc. para actualizar el DBA, SGC y SIN (Libreta de Revisores, Libreta de Costos y el sistema de cotizaciones)
Participa en las verificaciones de calidad así como en sus revisiones, a través de las auditorias del SGC por tercera parte.