Контрольный точки при управлении проектами: применение и проектирование

эволюцию инцидента на временной шкале

модели работы с инцидентами

Модель

ориентирована на компенсацию последствий наступивших рисков, т. е. на «тушение пожара»

Рано или поздно все станет понятно, все станет

на свои места и выстроится в единую красивую

схему, как кружева.

«что сделано?»

контрольная точка

является отражением результата задачи или проекта и фиксирует, когда будет получен результат, кто ответственен за его получение, кто подтвердит, что результат соответствует требованиям, и как будет осуществляться приемка.

Модель строится по принципу распределения ответственности участников за промежуточные результаты проекта

Заказчик проекта

Куратор проекта

Админ

проекта

Исполнитель

КТ — это событие, связанное с достижением результата. Критерий достижения (что должно быть сделано) заложен в описании самой контрольной точки.

КТ типизируются в соответствии с природой связанных с ними событий. Например, документарный тип говорит о том, что результатом данной КТ будет документ, а продуктовый —продукт.

Для любой КТ всегда определены владелец и ответственный. Событие интересует заказчика (владельца КТ), а исполнение закрепляется за ответственным.

Принципы применения контрольных точек

КТ распределяются по уровням контроля, уровень определяется важностью результата, закрепленного за КТ.

КТ должна проходить приемку: определено лицо или группа лиц, способная подтвердить получение результата.

КТ должны быть взаимосвязаны и отражать ход получения результатов.

Своевременное выполнение каждой КТ в отдельности является обязательным условием для своевременного и качественного выполнения проекта в целом.

Примем за аксиому правило

«Больше вклад —больше вес»

мы планируем «от результатов», а не «от работ»

Кто ответсвенный за промежуточный результат?

Разделяя конечный продукт на составные части, мы можем указать конкретное лицо, ответственное за получение данного промежуточного результата. Ответственного не за работы, а за результат этих работ.

Таким образом начинает формироваться внутренняя структура ответственности в проекте

Как принимать промежуточный результат?

Для этого нам потребуется на этапе проектирования сформулировать не только корректный промежуточный результат, но и способ его проверки или приемки. Поскольку итоговый продукт состоит из набора промежуточных результатов, то это действие определяет, кто, как и на основании чего принимает промежуточный результат в общую сборку итогового продукта, т. е. кто обеспечивает интегрируемость этого подпродукта в общий продукт.

определиться с основными вопросами:

• что контролировать?

• кто будет контролировать?

• как контролировать?

На два последних вопроса ответит построенная матрица ответственности (ролей) в проекте и набор инструментов контроля, а вот с первым вопросом разберемся подробнее.

Контроль (от фр. controle — «проверка») — это процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

В российской практике, несмотря на декларирование, руководители проектов чаще выполняют функцию мониторинга, чем функцию контроля.

общий подход к организации контроля проектов

Шаг 1. Определяем факторы контроля. Факторы контроля отражают то, что важно учитывать для вашей организации, и такой список вы должны составить сами.

Для примера выделим следующие факторы:

• важность проекта для организации;

• сложность проекта;

• профессионализм руководителя проекта;

• длительность;

• бюджет и пр.

Шаг 2. Опираясь на сформированные факторы контроля, опрашиваем участников проектной деятельности и другие заинтересованные стороны и последовательно отвечаем на следующие вопросы:

• Что должно произойти, чтобы проект провалился?

• Как можно повлиять на проект?

• Что мы хотим контролировать?

• Как глубоко мы должны смотреть?

• Кто и в какой момент должен осуществлять контроль?

• Какие инструменты контроля использовать?

• Какие стандарты (параметры) использовать?

Шаг 3. Формирование уровней контроля.

Система раннего оповещения

Шаг 1. Организация регулярных оценок статуса контрольных точек

• выполненная КТ —подтверждение выполнения;

• невыполненная КТ —объяснение невыполнения;

• будущая КТ —срок достижения результата имеет следующие статусы «светофора»:

– зеленый —получение результатов по КТ гарантировано в запланированный срок;

– желтый — есть несущественные риски получения результата в запланированный срок, помощь не требуется;

– красный — получение результата под угрозой, требуется помощь или ведется активная работа по преодолению проблемы.

Шаг 2. Обсуждение статуса проекта и входящих в него контрольных точек.

обратим внимание на две ситуации:

• «светофор» «зеленый–зеленый–красный»

• «светофор» «желтый–желтый–красный»

Карта КТ —разнесенный по уровням контроля и сгруппированный в необходимой последовательности набор КТ по конкретному типу проекта.

Матрица КТ —расширенная карта КТ, в которой кроме наименований КТ определены проектные роли, функции и сроки прохождения КТ.

Преимущества использования метода

• мероприятий для использования технологии, они способствуют наведению порядка в проектной деятельности организации и стандартизации ряда процессов управления
• применение данной технологии существенно повышает вероятность выполнения проекта в установленные сроки
• с психологической точки зрения работа с контрольными точками оказывает положительное влияние на
• команду проекта

Сложность внедрения

• четкое построение организационной структуры проекта, основанной на ответственности каждой проектной роли

Ограничения метода контрольных точек

• когда у вас «нет проблем», т. е. по факту нет заказчика проекта
• когда матрица ответственности не работает, т. е. взятое на себя обязательство ничего не значит
• когда отсутствует регулярный контроль за статусом КТ
• когда не актуализируется состояние КТ, т. е. отсутствует управление изменениями состояний контрольных точек