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Previsión Administrativa
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José Antonio Salinas / Xenia López
13/01/2021
Previsión Administrativa
Previsión AdministraTiva
"El análisis de la información relevante del presente y del pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten a la organización para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik).
Concepto
La previsión es un elemento de la Fase Mecánica de la administración y se compone de tres etapas:
- Objetivos
- Investigaciones
- Cursos Alternativos
¿Qué queremos decir?
Concepto
La palabra "Previsión" (de prever: ver anticipadamente) implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes; por ello, la previsión es básica para la planeación.
Como principio del proceso
¿dónde se encuentra en el proceso?
objetivos
"Un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo"
La palabra objetivo (de ob-jactum) implica la idea de algo hacia lo cual se lanza o dirige nuestras acciones. suele también conocerse con el nombre de meta.
*Un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo*
-George Robert Terry-
objetivos
En toda organizacion hay metas y logros a cumplir, los cuales serian casi imposibles de cumplir, sin la fijacion de objerivos claros, los cuales se deben jerarquizar, para hacer un lineamiento claro de la forma en como queremos llegar a estos objetivos.
¿se pueden clasificar?
Clasificación de los objetivos
Al momentos de generar objetivos, uno de los mayores obstáculos es la falta de clasificación y jerarquización adecuada.
a) Objetivos individuales y colectivos.
b) Objetivos generales y particulares.
c) Objetivos básicos, secundarios y colaterales.
d) Objetivos a corto y a largo plazo.
e) Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios.
tenemos algunas reglas
reglas para la fijación de los objetivos
negativas
positivas
Nos ayudan a situar el objetivo, definirlo, clasificarlos y explicarlo conclaridad a los demás.
Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas.
El objetivo debe fijarse por escrito
Debemos aplicarles las preguntas del proceso administrativo:
• ¿QUÉ?, es lo que realmente pretendemos.
• ¿CÓMO?, pretendemos lograrlo.
• ¿QUIÉN?, es un objetivo personal.
• ¿POR QUÉ?, cual es la finalidad que nos movió a buscar ese objetivo.
• ¿CUÁNDO?, en que tiempo debemos lograr cada una de sus partes.
• ¿DÓNDE?, se trata por ejemplo de un mercado local, nacional o internacional.
El objetivo debe ser perfectamente conocido.
Los objetivos deben ser estables.
Tiene como fin ayudarnos a no confundir el verdadero objetivo con otros que parecen serlo.
- No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan solo sus síntomas o elementos.
- No debemos confundir el objetivo con uno de losmedios de alcanzarlos.
- No debemos tomar como posibilidades contradictorias, las que quizá sólo son contrarias.
- Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con los más parecidos.
la investigación y sus reglas
Investigación
Se requiere determinar todos los factores, tanto positivos como negativos, que habrán de influir en la consecución de ese fin; esto lo realiza la investigación.
La investigación, por ser el centro de la previsión, es la parte mas esencialmente vinculada con ella; probemos principalmente cuando investigamos.
reglas de la investigación
regla #1
regla #1
Debe tenerse a la vista el mayor de número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto para clasificarlos adecuadamente.
regla #2
Regla #2
Debe distinguirse los factores mesurables entre los de mera apreciación.
regla #3
regla #3
Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde ycómo encontrar aquellos que podamos allegarnos.
regla #4
regla #4
Deben seleccionarse los factores estratégicos.
Factores Estratégicos• Los factores variables o modificables.
Si algún factor no puede cambiarse, habrá que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.
• Los que influyen más sobre otros factores en amplitud yen intensidad como el capital.
• Todos los factores sin los cuales no puede cambiarseninguno o muy pocos de los demás.
• Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más rápido para obtener.
• Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindicales o el factor humano.
regla #5
regla #5
Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles para prever y evitar los daños que puedan producirse.
La observación
técnicas de investigación
La observación es una técnica de recogida de datos que nos permite registrar, de una forma metódica y sistemática, el comportamiento de un individuo o grupo de individuos.
La observación podemos hacerla en:
• Hechos - Viendo como ocurre en otra empresa.
• Experimentos - Que se plantea una hipótesis.
• Registros - Registros contables, estadísticos y administrativos.
observación experimental
observación experimental
Es conocida como la discusión de si en lo social es posible la experimentación o solo la observación.
La primera se distingue de la segunda en quere quiere tener control sobre los elementos del problema, de manera que se les pueda manejar a voluntad, para recoger sistemáticamente las observaciones correspondientes.
observación a través de registros
Todo registro sistemáticamente llevado, sea contable, estadístico, o de otra naturaleza, es un medio de control.
Se ha señalado como el control y sirve a su vez para nuevas previsiones, este tipo de observación se clasifican según se trate de:
– Registros Contables
– Registros Estadísticos
– Registros Administrativos
La Encuesta
La Encuesta
Es una de las estrategias de recogida de datos más conocida y practicada. Si bien, sus antecedentes pueden situarse en Gran Bretaña, en el siglo XIX, es con la II Guerra Mundial cuando alcanza su status actual.
• Se trata de una técnica de investigación basada en las declaraciones emitidas por una muestra representativa de una población concreta y que nos permite conocer sus opiniones, actitudes, creencias, valoraciones subjetivas, etc.
¿Qué es una encuesta?
Muestreo: la encuesta moderna se funda ordinariamente en la base de que si se escoge una muestra representativa del todo, en una proporción adecuada, tendrá la características de ese todo
Determinación de su universo o ámbito: Este paso consiste en determinar exactamente que es lo que se investigará.
El Cuestionario
Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución. Saber la opinión del público acerca de un determinado tema. Investigar previamente de las características de la población para hacer las preguntas correctas.
Tabulación de datos:
Dejando para la estadística los principales problemas de este paso, se hará notar solo dos cosa:
– La necesidad de organizar el medio de tabulación desde el momento en que se formula el cuestionario.
– La conveniencia de usar números índices, que dan mejor idea a los resultados y de preferencia usar representaciones gráficas.
Formulación de datos: es un mecanismo para obtener respuestas a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita que el interrogado llena o redacta por si mismo.
Interpretación de los resultados: es necesario tener cautela, pues no hay error más peligroso que el que resulta de una mala interpretación de resultados numéricos, ya que se piensa que estos son totalmente objetivos.
La Entrevista
La Entrevista
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.
- Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres básicos:
– obtener información
– proporcionar información
– indicar sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado
• La técnica de la entrevista se desarrolla en tres puntos principales:
– Como se prepara
– Como se desarrolla
– Como se resumen los resultados
REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN
cursos alternativos de acción
Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios.
• Podemos analizar si la investigación de los medios nonos indica modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.
• Debemos aplicar la regla de no tomar el dilema “se hace o no se hace” sino analizar combinaciones intermedias.
• Algunas veces vale la pena analizar, en los organismos en operación, que efecto podría producir “la no acción”.
• Evaluar los diversos cursos de acción que se presenten.
Continuamos...
• En todo caso es necesario a la empresa que confronte un problema:
– Definirlo con exactitud
– Separar los factores básicos que intervienen en el.
– Tratar de definirlos y hacerlos mesurables.
– Ensayar distintas combinaciones de los factores para lograr una solución.
– Poner por escrito dichas soluciones.
– Ponderar ventajas y desventajas para la situación.
– Escoger la solución mejor.
– Tratar de ver si las otras soluciones pueden quedar incorporadas en el plan.
Recordemos que lo queremos hacer es prever movimientos y que todo salga según lo planeado